Checklist del Desfile del Día del Rey

Un desfile del Día del Rey necesita más que una ruta y decoración naranja. Antes de invitar a los participantes, hay que cerrar el horario, los permisos, los puntos de inicio y final, y la coordinación del tráfico. Después conviene controlar inscripciones, preferencias dietéticas, música, primeros auxilios y el plan para la lluvia. Esta checklist reúne las tareas y los materiales para llegar al día del desfile con la información impresa, las señales preparadas y las bebidas frías.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la ruta y el horario
2 personas
Confirmar permisos y notificaciones
Fijar el lugar de inicio y de fin
2 personas
Invitar a los participantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Cerrar la lista de participantes
2 personas
Crear ruta para participantes
Distribuir el mapa de la ruta
Informar a los vecinos
2 personas
Asignar a los reguladores de tráfico
2 personas
Distribuir a los acompañantes del desfile
2 personas
Confirmar los grupos de música
Registrar contactos de primeros auxilios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Compartir el plan para mal tiempo
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Imprimir la información de los participantes
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Montar mesas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Delimitar la salida
3 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Colocar conos de tráfico
4 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Montar el punto de entrega
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Informar a los controladores de tráfico
2 personas
Comprobar la formación del desfile
3 personas
Coordinar la apertura del desfile
2 personas
Acompañar el desfile
8 personas
Regular el tráfico en los cruces
6 personas
Atender a las personas que se quedan atrás
2 personas
Tomar fotos y vídeos
2 personas
Recibir a los participantes
3 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Vigilar los carteles de ruta
2 personas
Coordinar el programa musical
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Anunciar la última ronda
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Retirar la decoración
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar los carteles de ruta
4 personas
Recoger conos y vallas de tráfico
4 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Retirar los residuos por separado
3 personas
Guardar el material en seco
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 8

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Megáfonoscant. 3
Walkie-talkiescant. 10
Baterías externascant. 6
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Banderas de Países Bajoscant. 20
Banderas naranjascant. 30
Guirnaldas naranjascant. 20
Cintas naranjascant. 100
Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Seguridad vial

Conos de tráficocant. 30
Vallas de control de multitudescant. 12
Chalecos reflectantescant. 20
Señales de rutacant. 16
Carteles direccionalescant. 12
Bases para cartelescant. 20
Cinta de balizamientocant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 6
Linternascant. 6
Capas para la lluviacant. 30

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Guantes de limpieza reutilizablescant. 10

Logística

Carros de transportecant. 3
Cajas de almacenajecant. 12
Portapapelescant. 10
Portanombrescant. 100
Marcadorescant. 12
Cinta americanacant. 8
Bridascant. 200
Tijerascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Fija la ruta, el horario y los puntos de inicio y final antes de abrir las inscripciones. Comparte el mapa con los participantes y avisa a los vecinos con varios días de antelación.
Cierra la lista de participantes con tiempo suficiente para comprar comida y preparar acreditaciones. Recoge las preferencias dietéticas al inscribirse, no la víspera del desfile.
Asigna a los reguladores de tráfico y acompañantes por tramos concretos de la ruta. Para grupos grandes, entrega walkie-talkies y megáfonos, y deja baterías externas cargadas.
Prepara un plan para mal tiempo al menos 48 horas antes. Comprueba el pronóstico, confirma dónde se montarán las carpas y comunica qué cambios se aplican si llueve.
Revisa los materiales el día anterior y enfría las bebidas con varias horas de margen. Monta mesas, señales, decoración y equipos de sonido siguiendo un orden, para detectar cables, enchufes o micrófonos que falten antes de empezar.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que pedir los permisos para el Desfile del Día del Rey?: Confirma los permisos y las notificaciones antes de publicar la ruta o abrir las inscripciones. Como margen práctico, empieza los trámites al menos 4 semanas antes y verifica los plazos de tu municipio.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?: Cierra la lista entre 5 y 7 días antes del desfile. Así puedes ajustar las compras, preparar la información impresa y tener en cuenta las preferencias dietéticas sin hacer cambios de última hora.
¿Cuántas personas necesito para controlar la ruta del desfile?: Asigna como mínimo una persona en cada cruce o punto de riesgo y un acompañante por cada grupo. Haz el reparto final 2 o 3 días antes, cuando ya conozcas el número de participantes y la ruta definitiva.
¿Cuándo preparo la decoración y los equipos?: Clasifica banderas, guirnaldas, cintas y globos el día anterior. Comprueba también altavoces, micrófonos, cables, regletas y baterías con al menos 3 horas de margen el día del desfile.

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