Cómo organizar una feria sin dejar cabos sueltos
Organizar una feria requiere coordinar permisos, expositores, puestos, servicios y circulación antes de abrir las puertas. Empieza fijando la fecha y el programa, y trabaja después con un calendario de entregas: primero los trámites y proveedores, luego las inscripciones y el plano, y por último el montaje. Los problemas suelen aparecer cuando nadie calcula la electricidad, el cambio en efectivo o la información que necesitan los participantes. Esta guía te ayuda a ordenar el trabajo y llegar al día de la feria con todo comprobado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Solicitar permiso
- 3
Presentar el plan de tráfico
- 4
Comprobar el seguro
- 5
Contactar a los proveedores
2 personas
- 6
Crear el formulario de participantes
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Buscar expositores
3 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 12
Hacer reservas
- 13
Pedir señales de tráfico
- 14
Diseñar la promoción
- 15
Difundir la promoción
3 personas
- 16
Fijar los soportes de los puestos
- 17
Inventariar las necesidades de electricidad
- 18
Reclutar voluntarios
2 personas
- 19
Asignar voluntarios
2 personas
- 20
Imprimir el plano
- 21
Enviar información a los participantes
- 22
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 23
Hacer la compra
3 personas
- 24
Conseguir cambio en efectivo
- 25
Comprobar los materiales
2 personas
- 26
Enfriar bebidas
2 personas
- 27
Preparar aperitivos
3 personas
- 28
Despejar la ruta
3 personas
- 29
Colocar barreras de tráfico
4 personas
- 30
Marcar los puestos
3 personas
- 31
Montar las carpas
6 personas
- 32
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 33
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
- 34
Colgar la iluminación
3 personas
- 35
Colgar la decoración
3 personas
- 36
Montar el punto de información
2 personas
- 37
Montar el puesto de catering
3 personas
- 38
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 39
Montar el punto de café
2 personas
- 40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 41
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 42
Recibir a los expositores
4 personas
- 43
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
- 44
Comprobar los últimos stands
2 personas
Evento
- 45
Atender el punto de información
2 personas
- 46
Informar a los visitantes
2 personas
- 47
Servir el catering
4 personas
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Servir aperitivos
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Reponer las neveras portátiles
2 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 54
Vigilar los accesos
2 personas
- 55
Registrar objetos perdidos
- 56
Apoyar a los expositores
2 personas
- 57
Comprobar la iluminación y la electricidad
- 58
Anunciar la última ronda de ventas
- 59
Guiar la salida de visitantes
3 personas
Seguimiento
- 60
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
- 61
Guardar de forma segura el material de catering
3 personas
- 62
Desmontar el mobiliario
5 personas
- 63
Desmontar las carpas
6 personas
- 64
Retirar la iluminación
3 personas
- 65
Recoger la basura
4 personas
- 66
Limpiar el recinto
4 personas
- 67
Retirar los cortes de tráfico
4 personas
- 68
Lavar la vajilla
2 personas
- 69
Cerrar la caja
2 personas
- 70
Devolver los materiales
3 personas
- 71
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 72
Guardar el stock restante
2 personas
- 73
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Puestos de mercadocant. 30
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas de cervezacant. 8
- Mantelescant. 24
- Percheroscant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 20
Equipo
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 3
- Neveras portátilescant. 8
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Walkie-talkiescant. 6
- Máquina contadora de dinero
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 10
- Bateríascant. 24
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 200
- Bomba de globoscant. 2
- Cartel de bienvenida
- Pósteres del programacant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles informativoscant. 6
Seguridad vial
- Vallas de control de multitudescant. 20
- Señales de tráficocant. 12
- Cinta de balizamientocant. 6
- Conoscant. 20
- Alfombrillas para cablescant. 8
Catering
- Termoscant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para servircant. 8
- Compras
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 300
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharillascant. 80
- Azucareroscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzascant. 8
- Jarras medidorascant. 3
- Acumuladores de fríocant. 30
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Fregonascant. 3
- Escobascant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Sprays de limpiezacant. 4
- Cubetas para lavarcant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Guantes de trabajocant. 12
Administración
- Cajas registradorascant. 2
- Cajas de caudalescant. 2
- Terminales de pagocant. 2
- Rollos de reciboscant. 12
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Pulserascant. 500
Consejos
- Solicita los permisos y presenta el plan de tráfico con varias semanas de margen. No esperes a tener cerrado el plano definitivo: las señales de tráfico, las vallas y los accesos pueden depender de esa aprobación.
- Cierra pronto la lista de expositores y recoge sus preferencias dietéticas, necesidades eléctricas y reservas. Usa un formulario único para evitar llamadas de última hora y poder colocar cada puesto con espacio suficiente.
- Dibuja el plano antes de alquilar o distribuir mesas, carpas y sillas. Marca también los cables, las zonas de paso, los carteles direccionales y los puntos donde se necesitan walkie-talkies o megafonía.
- Asigna voluntarios por turnos y entrega a cada persona una función concreta. Prepara la información de participantes, el plano impreso y los teléfonos de contacto al menos un día antes; explicar las tareas al abrir suele retrasar toda la feria.
- Haz una comprobación final 24 horas antes: pronóstico, materiales, electricidad, bebidas calientes, neveras, efectivo y cambio. Lleva baterías, cables alargadores y regletas de repuesto, porque una conexión olvidada puede dejar inutilizada una zona completa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas permisos, expositores y proveedores. Deja la última semana para confirmar inscripciones, cerrar el plano, imprimir la señalización y enviar las instrucciones finales.
- ¿Cuándo hay que solicitar el permiso para una feria?
- Solicítalo en cuanto tengas fecha, horario y ubicación provisionales, idealmente 8 semanas antes. El plan de tráfico y las señales pueden requerir revisión, así que no conviene esperar a cerrar todos los puestos.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una feria?
- Calcula al menos una persona responsable de coordinación, una por cada zona de puestos y apoyo adicional para montaje, información y cobros. Organiza turnos de 2 a 4 horas para cubrir todo el horario sin dejar accesos ni caja sin supervisión.
- ¿Cuándo hay que preparar el plano de los puestos?
- Haz un primer plano 3 o 4 semanas antes, cuando ya conozcas la mayoría de las inscripciones. Actualízalo una semana antes y entrega la versión definitiva con los accesos, las conexiones eléctricas y la ubicación de cada expositor.
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