Checklist del Día del Patrimonio Abierto

Organizar un Día del Patrimonio Abierto exige coordinar el monumento, los horarios y la circulación de visitantes sin dejar cabos sueltos. Esta checklist reúne el trabajo desde las primeras reservas hasta la apertura de los espacios. Presta especial atención a las visitas guiadas, los voluntarios, las inscripciones y la señalización: son los puntos que más fácilmente se retrasan. También encontrarás el material necesario para recibir al público, servir bebidas y mantener el recorrido operativo durante toda la jornada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el monumento y los espacios
2 personas
Coordinar los horarios de apertura
2 personas
Reservar visitas guiadas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Enviar nota de prensa
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Organizar grupos de visita guiada
2 personas
Imprimir el programa
Preparar la señalización
2 personas
Reservar el catering
Coordinar el uso de los baños
Recoger las llaves
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Instruir a los guías
3 personas
Repartir el horario de voluntarios
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar los espacios
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Marcar puntos del recorrido
2 personas
Colocar paneles informativos
2 personas
Colocar objetos históricos
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar la lista de registro
Revisar la ruta de seguridad
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Guiar el acceso y la circulación
3 personas
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
2 personas
Moderación de la charla
2 personas
Guiar la demostración
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Completar el material informativo
Encender la iluminación
Guiar la visita nocturna
3 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar las puertas
2 personas

Seguimiento

Retirar los aperitivos y las bebidas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Guardar los paneles informativos de forma segura
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar espacios
3 personas
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Devolver las llaves
Registrar los objetos perdidos
Archivar fotos y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 6
Sets de mantelescant. 10
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 12
Vallas para la colacant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Sistemas de sonido móvilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátilescant. 2
Pantallascant. 2
Proyectorescant. 2
Conoscant. 20
Señales de rutacant. 20
Paneles informativoscant. 12
Soportes de presentacióncant. 8
Portapapelescant. 8

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Linternascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Decoración de mesacant. 10
Marcos de fotoscant. 12
Pizarrascant. 8
Tableros de corchocant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuencoscant. 20
Cuencos para mezclarcant. 4
Cucharones de servircant. 12
Pinzas de cocinacant. 6
Botes de galletascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Walkie-talkies para empresascant. 6
Chalecos reflectantescant. 10

Administración

Cajas de cajacant. 2
Terminales de pagocant. 2
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 12
Pulserascant. 250
Pegatinas con nombrecant. 150
Formularios de visitantescant. 250
Listas de visitas guiadascant. 20
Programascant. 300
Mapas de rutacant. 300
Folletos informativoscant. 300

Catering

Compras

Consejos

Cierra la reserva del monumento y de cada espacio antes de publicar el evento. Confirma por escrito los horarios de apertura y quién tendrá las llaves el día de la actividad.
Forma los grupos de visita guiada con antelación y entrega a cada guía un horario claro. Si esperas muchas inscripciones, fija un límite por grupo y prepara una lista de espera.
No dejes la señalización y el programa impreso para la víspera. Coloca indicaciones en los cruces, la recepción, la cola y los baños, y prepara algunos ejemplares adicionales para cambios de última hora.
Calcula el servicio de bebidas por franja, no solo por número total de asistentes. Comprueba con tiempo las tazas, vasos, jarras, termos, máquinas de café, teteras y las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
Haz una prueba técnica antes de abrir: revisa cables alargadores, regletas, micrófonos, sonido, pantallas y proyectores. El montaje de carpas, mesas, sillas y recepción debe quedar terminado antes de ventilar y comprobar los espacios y los baños.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar el Día del Patrimonio Abierto?: Empieza las reservas del monumento y los espacios al menos 8 semanas antes. Recluta voluntarios y abre las inscripciones entre 4 y 6 semanas antes, para tener tiempo de formar grupos y ajustar los horarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Día del Patrimonio Abierto?: Calcula como mínimo 1 persona para recepción, 1 por cada grupo de visita guiada y 1 para apoyar la circulación y los cambios. Añade 2 personas de reserva por cada 10 voluntarios para cubrir ausencias y descansos.
¿Cuándo hay que imprimir el programa y preparar la señalización?: Cierra el programa 7 días antes y envíalo a imprimir entonces. Revisa las rutas y coloca la señalización el mismo día del montaje, como mínimo 2 horas antes de recibir visitantes.
¿Qué se necesita para montar la recepción y el servicio de bebidas?: Prepara al menos 1 mesa de recepción, mesas auxiliares, sillas y elementos para ordenar la cola. Para el servicio, revisa tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, jarras, termos, máquinas de café, teteras y neveras portátiles al menos 24 horas antes.

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