Organiza tu feria informativa paso a paso
Una feria informativa necesita más que reservar una sala y colocar unas mesas. Aquí tienes un plan con 68 tareas y 88 materiales para coordinar a las organizaciones participantes, preparar los puestos y recibir a los asistentes sin improvisaciones. El orden importa: primero confirma fecha, sede y permisos; después cierra expositores, inscripciones y distribución del espacio. En la última fase, comprueba accesibilidad, seguridad, señalización, equipos y turnos de voluntariado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y hora
2 personas
Reservar la sede y la sala
Comprobar permisos
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
Crear formulario de inscripción
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Repartir flyers
4 personas
Publicar en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Crear el programa y el plano
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Reservar el catering
Reservar mesas y sillas
Organizar la recogida de residuos
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Comprobar la seguridad contra incendios
2 personas
Diseñar la señalización
Imprimir material informativo
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir la lista de expositores
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los materiales
3 personas
Recordar a los expositores
Evento
Abrir la sala
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Montar mesas
5 personas
Colocar las sillas
4 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colgar los carteles de los stands
3 personas
Montar los puestos de información
10 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Colocar la señalización
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Repartir material informativo
4 personas
Indicar a los visitantes los stands
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Recoger el catering
4 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Seguimiento
Limpiar la sala
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger los restos
2 personas
Recoger los gastos
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar fotos con permiso
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 24
- Sillascant. 80
- Mesas de cervezacant. 4
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 8
- Mantelescant. 24
- Paredes para standscant. 12
- Perchas del vestuariocant. 100
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 8
- Portátilescant. 2
- Tabletscant. 2
- Impresora
- Micrófono
- Altavocescant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Tazascant. 40
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de serviciocant. 10
- Cuencoscant. 16
- Termoscant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Contenedores isotérmicoscant. 6
- Bandejas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 150
- Bomba para globoscant. 2
- Plantascant. 12
- Decoración de mesacant. 24
- Carteles direccionalescant. 12
- Portanombrescant. 60
- Sujetadores para acreditacionescant. 60
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
Limpieza
- Papelelerascant. 8
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Escobascant. 2
- Pala para latascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Artículos de papel
- Hojas informativascant. 500
- Planoscant. 250
- Folletos del programacant. 250
- Formularios de inscripcióncant. 200
- Encuestascant. 150
- Bloc de notascant. 40
- Juego de bolígrafoscant. 60
- Marcadorescant. 24
- Notas adhesivascant. 20
- Cinta adhesivacant. 12
- Cinta de pintorcant. 12
- Masilla adhesivacant. 8
- Tijerascant. 8
- Portapapelescant. 10
- Sobrescant. 100
- Papel de impresión A4cant. 5
- Portalápicescant. 12
- Lápices de colorescant. 12
- Libros para colorearcant. 100
- Boletascant. 200
- Cajas para papeletascant. 4
Comunicación
- Walkie-talkiescant. 6
- Estaciones de cargacant. 2
- Portacredenciales de visitantecant. 100
- Pulserascant. 250
- Flechas de rutacant. 20
Seguridad
- Linternascant. 4
- Chalecos reflectantescant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
Consejos
- Cierra la lista de organizaciones participantes antes de hacer el plano de puestos: el número y el tipo de soporte que necesita cada expositor condicionan las mesas, sillas y paredes para stands.
- No dejes las inscripciones para la última semana. Usa el formulario para recoger preferencias dietéticas y prepara la lista de asistentes con tiempo suficiente para imprimir acreditaciones y material informativo.
- Reserva con antelación el catering, las mesas y las sillas, y confirma por escrito la hora de entrega. El día del evento también necesitarás comprobar dónde se colocan las neveras portátiles, las máquinas de café y los termos.
- Haz una prueba técnica antes de abrir las puertas: comprueba portátiles, tablets, impresora, micrófono, altavoces, regletas y enrollacables. Así detectas tomas insuficientes o cables que bloquean los recorridos.
- Prepara la señalización y el plano de puestos para que alguien pueda orientarse sin preguntar. Revisa también accesibilidad, salidas, seguridad contra incendios y la recogida de residuos antes de recibir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria informativa?
- Empieza al menos 6 semanas antes si participan varias organizaciones. Reserva primero la sede y comprueba los permisos; después fija expositores, abre las inscripciones y cierra el programa.
- ¿Qué hay que preparar la semana antes de una feria informativa?
- Una semana antes, confirma asistentes, organizaciones, catering, mobiliario y voluntarios. Imprime la señalización, el programa, las acreditaciones y la lista de expositores, y realiza una prueba de sonido y equipos.
- ¿Cómo distribuir los puestos en una feria informativa?
- Dibuja el plano después de confirmar cuántas organizaciones participan y qué soporte necesita cada una. Deja recorridos despejados, coloca la señalización en puntos visibles y verifica que todos los puestos sean accesibles.
- ¿Qué materiales hacen falta para una feria informativa?
- Además de mesas, sillas y material impreso, suele hacer falta equipo para registro y comunicación: portátiles o tablets, impresora, micrófono, altavoces, regletas y enrollacables. Para la zona de catering, cuenta también con vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas y termos.
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