Checklist pour organiser un salon d'information

Un salon d'information demande de coordonner le lieu, les organisations participantes, les inscriptions et plusieurs stands. Commencez par fixer la date et réserver une salle adaptée, puis avancez vers la communication et le programme. Dans les dernières semaines, confirmez les exposants, les besoins alimentaires, les bénévoles et le matériel. Cette checklist vous aide à suivre les 68 tâches du projet, des premières autorisations au rangement après l'événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’heure
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Vérifier les autorisations
Contacter les organisations participantes
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les flyers
4 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Créer le programme et le plan
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Réserver le catering
Réserver des tables et des chaises
Organiser l’enlèvement des déchets
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Vérifier la sécurité incendie
2 personnes
Concevoir la signalétique
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des exposants
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Rappeler les exposants

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Installer les tables
5 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Afficher les panneaux des stands
3 personnes
Aménager les stands d'information
10 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Distribuer le matériel d’information
4 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Trier les matériaux
3 personnes

Suivi

Nettoyer la salle
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Collecter les notes de frais
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 4
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8
Nappesqté 24
Panneaux de standqté 12
Cintres pour vestiaireqté 100

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante
Microphone
Haut-parleursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Tassesqté 40
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Petits bolsqté 16
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 8
Bacs isothermesqté 6
Bacs de conservationqté 12
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Plantesqté 12
Décoration de tableqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Supports de badges nominatifsqté 60
Pinces pour badges nominatifsqté 60

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaisqté 2
Pelle pour boîtes de conserveqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Papeterie

Feuillets d'informationqté 500
Plansqté 250
Brochures du programmeqté 250
Formulaires d'inscriptionqté 200
Enquêtesqté 150
Blocs-notesqté 40
Sets de stylosqté 60
Marqueursqté 24
Post-itqté 20
Ruban adhésifqté 12
Ruban de masquageqté 12
Pâte adhésiveqté 8
Ciseauxqté 8
Presse-papiersqté 10
Enveloppesqté 100
Papier d'impression A4qté 5
Pots à stylosqté 12
Crayons de couleurqté 12
Coloriagesqté 100
Bulletins de voteqté 200
Urnes pour bulletins de voteqté 4

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Porte-badges visiteursqté 100
Braceletsqté 250
Flèches de directionqté 20

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Passe-câblesqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Conseils

Bloquez la salle avant de lancer les invitations. Vérifiez dès la réservation les autorisations nécessaires, l'accessibilité, la sécurité incendie et le nombre de tables et de chaises disponibles.
Préparez le formulaire d'inscription au moins 4 semaines avant le salon. Demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires et, si nécessaire, les besoins d'accessibilité.
Confirmez les organisations participantes 2 à 3 semaines avant l'événement. Demandez à chaque exposant le contenu de son stand, ses besoins électriques et le nombre de personnes présentes.
Établissez un plan des stands et du programme au plus tard 7 jours avant le salon. Prévoyez aussi les badges, la liste des exposants, la signalétique et les supports d'information à imprimer.
Faites une vérification technique la veille : rallonges, multiprises, ordinateurs, tablettes, imprimante, microphone et haut-parleurs. Comptez également les tasses, verres, assiettes et couverts avant l'arrivée du traiteur.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon d'information ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation de la salle, les autorisations et le contact avec les organisations participantes.
Quand envoyer les invitations pour un salon d'information ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant l'événement, puis faites un rappel 7 à 10 jours avant. Gardez quelques jours pour traiter les inscriptions et ajuster le catering.
Comment organiser les stands d'un salon d'information ?: Préparez le plan des stands au moins 2 semaines avant, puis confirmez-le 7 jours avant. Prévoyez un passage suffisamment large, les tables, les chaises, les panneaux et les prises nécessaires à chaque exposant.
Quel matériel prévoir pour un salon d'information ?: Prévoyez le mobilier des stands, la signalétique, les badges, les supports imprimés et le matériel audiovisuel. Faites l'inventaire final la veille et ajoutez 10 % de gobelets, tasses et couverts par rapport au nombre attendu.

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