Informatiemarkt organiseren: praktische checklist

Een informatiemarkt vraagt vooral om een strakke planning van standhouders, bezoekersstromen en praktische voorzieningen. Leg eerst datum, zaal en deelname vast; werk daarna de standindeling, communicatie en techniek uit. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, bewegwijzering en geprinte informatie. Deze checklist helpt je bovendien met zaken die vaak te laat worden geregeld, zoals stroompunten, toegankelijkheid, vrijwilligers en de opbouwvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijd vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Vergunningen controleren
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Flyers verspreiden
4 personen
Socialmediabericht plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Programma en plattegrond maken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Catering reserveren
Tafels en stoelen reserveren
Afvalinzameling regelen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Brandveiligheid controleren
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Infomateriaal printen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Standhouderslijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Standhouders herinneren

Event

Zaal openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Tafels opstellen
5 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standbordjes ophangen
3 personen
Infostands inrichten
10 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Techniek testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Informatiemateriaal uitdelen
4 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders laten afbouwen
4 personen
Catering opruimen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Materialen sorteren
3 personen

Nazorg

Zaal schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Declaraties verzamelen
Bedankbericht versturen
Foto's met toestemming archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Standwandenaantal 12
Kleedkamerhangersaantal 100

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printer
Microfoon
Luidsprekersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Mokkenaantal 40
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 10
Schaaltjesaantal 16
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveertangenaantal 8
Koelbakkenaantal 6
Bewaarbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Plantenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 24
Pijlbordenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 60
Naambadgeclipsaantal 60

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsaantal 2
Blikschoppenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Informatiebladenaantal 500
Plattegrondenaantal 250
Programmafoldersaantal 250
Aanmeldformulierenaantal 200
Enquêtesaantal 150
Notitieblokkenaantal 40
Pennensetsaantal 60
Markersaantal 24
Plakbriefjesaantal 20
Plakbandaantal 12
Schilderstapeaantal 12
Kleefgumaantal 8
Scharenaantal 8
Klembordenaantal 10
Enveloppenaantal 100
A4-printpapieraantal 5
Pennenbakjesaantal 12
Kleurpotlodenaantal 12
Kleurplatenaantal 100
Stembiljettenaantal 200
Stembriefjesbakkenaantal 4

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Bezoekerspasjehoudersaantal 100
Polsbandjesaantal 250
Routepijlenaantal 20

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Tips

Benader deelnemende organisaties zo vroeg mogelijk en vraag uiterlijk enkele weken voor de markt om een definitieve bevestiging. Verzamel meteen hun contactpersoon, benodigde tafelruimte en eventuele stroombehoefte.
Maak de standindeling pas definitief nadat de deelnemerslijst grotendeels compleet is. Houd looproutes vrij en zet de plattegrond uiterlijk een week vooraf klaar voor standhouders en vrijwilligers.
Test laptops, tablets, printer, microfoon en luidsprekers minimaal één dag van tevoren op de locatie. Controleer ook hoeveel verlenghaspels en stekkerdozen nodig zijn en waar de stroompunten zitten.
Plan vrijwilligers niet alleen voor ontvangst, maar ook voor opbouw, garderobe, catering en opruimen. Zorg dat iedere vrijwilliger vóór de opening weet wie aanspreekpunt is en waar de standhouderslijst ligt.
Tel servies en drankvoorzieningen op basis van het verwachte bezoekersaantal en een piek tijdens het eerste uur. Regel koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, glazen en mokken vóór de opbouw, zodat de catering niet afhankelijk is van last-minute boodschappen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een informatiemarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en deelnemende organisaties. Plan de definitieve standindeling, catering en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de markt.
Hoeveel ruimte heeft een standhouder nodig op een informatiemarkt?: Reserveer minimaal één tafel plus voldoende ruimte voor twee stoelen en bezoekers aan de voorkant. Leg de exacte afmeting uiterlijk 3 weken vooraf vast, zodat je de zaalindeling en plattegrond kunt maken.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een informatiemarkt?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en plaats daarna herinneringen. Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 1 week voor de markt, zodat je aantallen, dieetwensen en catering kunt verwerken.
Wat moet je een week voor een informatiemarkt controleren?: Controleer de bevestigde standhouders, plattegrond, vrijwilligersplanning, techniek, toegankelijkheid en brandveiligheid. Print infomateriaal, naambadges en de standhouderslijst uiterlijk 1 à 2 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.