Qué necesitas para organizar una feria informativa

Una feria informativa necesita más que mesas y folletos: cada puesto debe poder atender al público, y las zonas comunes deben funcionar durante varias horas. Esta lista reúne el mobiliario, los equipos y la vajilla previstos para los expositores, el registro, el servicio de café y la información a visitantes. Comprueba las cantidades según el número de puestos y asistentes, y confirma con tiempo qué material aporta cada organización participante. Así evitarás comprar duplicados o descubrir el día anterior que faltan cables, acreditaciones o recipientes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 24
Sillascant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 2
Taburetescant. 8
Mantelescant. 24
Paredes para standscant. 12
Perchas del vestuariocant. 100

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Portátilescant. 2
Tabletscant. 2
Impresora
Micrófono
Altavocescant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Tazascant. 40
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 10
Cuencoscant. 16
Termoscant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de servircant. 8
Contenedores isotérmicoscant. 6
Bandejas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Plantascant. 12
Decoración de mesacant. 24
Carteles direccionalescant. 12
Portanombrescant. 60
Sujetadores para acreditacionescant. 60

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Papelelerascant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobascant. 2
Pala para latascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Café descafeinado - 500 gramos
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- leche para café - 4 paquetes
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Limones - 12 unidades
- Spa Blauw - 10 botellas
- Spa Rood - 6 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 6 packs
- Té helado - 4 botellas
- Cerveza - 4 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Limonada amarga - 2 botellas
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Mini pistolets - 100 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Queso joven - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Queso crema - 1,5 kilo
- Jamón - 2 kilos
- Pechuga de pollo en lonchas - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Ensalada de huevo - 1,5 kilo
- Pepinos - 10 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Rúcula - 8 bolsas
- Pimientos - 12 unidades
- Zanahorias - 3 kilos
- Apio - 6 tallos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Mandarinas - 50 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Palitos salados - 6 bolsas
- Tortitas de arroz - 8 paquetes
- Mini crackers - 8 paquetes
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Pasas - 2 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Pepinillos - 2 tarros
- Ketchup - 2 botellas
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pesto - 4 frascos
- Mantequilla de hierbas - 2 kilos
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Galletas - 12 paquetes
- Brownies - 8 cajas
- Mini magdalenas - 8 cajas
- Galletas para dieta - 4 paquetes
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Bocadillos veganos - 30 unidades
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Coberturas veganas - 1 kilo
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón líquido de manos - 6 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de limpieza - 20 unidades
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas para congelación - 4 cajas
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Tiritas - 4 cajas
- Vasos de papel - 300 unidades
- Palitos de madera para remover - 300 unidades
- Palillos de madera - 500 unidades
- Papel de horno - 2 rollos

Artículos de papel

Hojas informativascant. 500
Planoscant. 250
Folletos del programacant. 250
Formularios de inscripcióncant. 200
Encuestascant. 150
Bloc de notascant. 40
Juego de bolígrafoscant. 60
Marcadorescant. 24
Notas adhesivascant. 20
Cinta adhesivacant. 12
Cinta de pintorcant. 12
Masilla adhesivacant. 8
Tijerascant. 8
Portapapelescant. 10
Sobrescant. 100
Papel de impresión A4cant. 5
Portalápicescant. 12
Lápices de colorescant. 12
Libros para colorearcant. 100
Boletascant. 200
Cajas para papeletascant. 4

Comunicación

Walkie-talkiescant. 6
Estaciones de cargacant. 2
Portacredenciales de visitantecant. 100
Pulserascant. 250
Flechas de rutacant. 20

Seguridad

Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Alfombrillas para cablescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Consejos

Calcula al menos una mesa plegable, dos sillas y un soporte de puesto por organización participante; añade alguna mesa auxiliar para el registro, el catering y el material informativo.
Para el servicio de café, cuenta una taza por servicio y prepara termos, teteras, máquinas de café, vasos y cucharillas suficientes para la asistencia prevista durante toda la jornada.
Revisa los equipos una semana antes: prueba portátiles, tablets, impresora, micrófono y altavoces, y lleva regletas y enrollacables para evitar conexiones improvisadas.
Compra la vajilla según el número de asistentes, no solo según los expositores: incluye platos, tenedores, cuchillos, cucharas, cuencos, bandejas y cucharones si habrá catering.
Separa el material de orientación y registro antes de abrir: acreditaciones, lista de expositores, programa, plano y señalización deben estar impresos y organizados en un punto visible.

Preguntas frecuentes

¿Qué mobiliario necesito para una feria informativa?: Como base, calcula una mesa plegable y dos sillas por puesto, además de paredes para stands, manteles y taburetes según el diseño. Reserva también mesas y sillas para el registro, el catering y las zonas comunes al menos 2 semanas antes.
¿Cuánta vajilla necesito para una feria informativa?: Calcula una taza o vaso por persona y añade un margen del 10 % para reposiciones. Si se sirve comida, prevé un plato, un tenedor, un cuchillo y una cuchara por asistente, además de cuencos y bandejas para el servicio.
¿Cuándo debo preparar los equipos de la feria?: Haz una prueba completa de portátiles, tablets, impresora, micrófono y altavoces entre 5 y 7 días antes. Comprueba también regletas y enrollacables, y deja preparado un equipo de sustitución si la actividad depende de una presentación o del registro digital.
¿Qué material de señalización debo imprimir?: Imprime el programa, el plano de puestos, la lista de expositores, las acreditaciones y las indicaciones de acceso. Tenlo listo como mínimo 3 días antes y prepara algunas copias adicionales para cambios de última hora.

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