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Informationsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Informationsmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur reservierte Tische und eingeladene Organisationen. Du musst Anmeldungen, Standaufteilung, Technik, Barrierefreiheit und Brandschutz rechtzeitig zusammenbringen. Plane außerdem Namensschilder, Lageplan und Infomaterial so, dass sie am Veranstaltungstag sofort einsatzbereit sind. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminentscheidung bis zum Einkauf und Aufbau durch die wichtigsten Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeit festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Teilnehmende Organisationen kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Flyer verteilen

    4 Personen

  • Social-Media-Beitrag posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Programm und Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Tische und Stühle reservieren

  • Müllentsorgung organisieren

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Brandschutz prüfen

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Infomaterial drucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Liste der Standbetreiber drucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Standbetreiber erinnern

Event

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    5 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Stand-Schilder aufhängen

    3 Personen

  • Infostände einrichten

    10 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    3 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Anmeldungen erfassen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

    2 Personen

  • Informationsmaterial ausgeben

    4 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    5 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

Nachbereitung

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste aufräumen

    2 Personen

  • Abrechnungen sammeln

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos mit Einwilligung archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 24
  • StühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 24
  • StandwändeAnz. 12
  • UmkleidebügelAnz. 100

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LaptopsAnz. 2
  • TabletsAnz. 2
  • Drucker
  • Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 150
  • TassenAnz. 40
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 10
  • SchälchenAnz. 16
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlwannenAnz. 6
  • AufbewahrungsbehälterAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • BallonsAnz. 150
  • BallonpumpeAnz. 2
  • PflanzenAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 24
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 60
  • NamensschildclipsAnz. 60

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • MülleimerAnz. 8
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • BlechdosenwerfenAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Papierwaren

  • InformationsblätterAnz. 500
  • PläneAnz. 250
  • ProgrammhefteAnz. 250
  • AnmeldeformulareAnz. 200
  • UmfragenAnz. 150
  • NotizblöckeAnz. 40
  • StiftesetsAnz. 60
  • MarkerAnz. 24
  • KlebezettelAnz. 20
  • KlebebandAnz. 12
  • AbdeckbandAnz. 12
  • KlebestiftAnz. 8
  • ScherenAnz. 8
  • KlemmbretterAnz. 10
  • UmschlägeAnz. 100
  • A4-DruckpapierAnz. 5
  • StiftehalterAnz. 12
  • BuntstifteAnz. 12
  • MalvorlagenAnz. 100
  • StimmzettelAnz. 200
  • StimmzettelboxenAnz. 4

Kommunikation

  • FunkgeräteAnz. 6
  • LadestationenAnz. 2
  • BesucherausweishüllenAnz. 100
  • ArmbänderAnz. 250
  • WegweiserAnz. 20

Sicherheit

  • TaschenlampenAnz. 4
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4
  • Rutschfeste MattenAnz. 8

Tipps

  • Lege Termin und Veranstaltungsort früh fest und prüfe Genehmigungen, Brandschutz sowie Barrierefreiheit, bevor du Einladungen verschickst. So vermeidest du spätere Änderungen an Saal, Zugang oder Standplan.
  • Bestätige die Standbetreiber spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin und erstelle danach die Standaufteilung. Plane pro Stand ausreichend Platz für Standwände, Infomaterial und mindestens einen Stromanschluss ein.
  • Erfasse bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche und den tatsächlichen Unterstützungsbedarf. Für Technik wie Laptops, Tablets, Drucker, Mikrofon und Lautsprecher sollten Zuständigkeiten und Verlängerungskabel vor dem Aufbau feststehen.
  • Drucke Lageplan, Standbetreiberliste, Beschilderung und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag. Lege die Unterlagen mindestens einen Werktag vorher in beschrifteten Umschlägen bereit.
  • Plane neben Tischen und Stühlen auch Garderobenständer, Tischdecken, Müllentsorgung und die Kaffeestation ein. Prüfe Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Tassen, Gläser und Serviergeschirr vor dem Einladen auf Vollständigkeit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Informationsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Saal und Genehmigungsprüfung. Vier Wochen vor dem Termin sollten Organisationen eingeladen und Anmeldungen geöffnet sein.
Was muss man für einen Informationsmarkt an Technik einplanen?
Je nach Programm brauchst du Laptops oder Tablets, einen Drucker sowie Mikrofon und Lautsprecher. Prüfe die Technik spätestens eine Woche vorher und lege für jedes Gerät ein passendes Verlängerungskabel bereit.
Wann sollte die Standaufteilung für einen Informationsmarkt fertig sein?
Erstelle den Standplan, sobald die Standbetreiber bestätigt sind, spätestens zwei bis drei Wochen vor der Veranstaltung. So bleibt Zeit, Strombedarf, Standwände, Laufwege und barrierefreie Zugänge anzupassen.
Wie viel Geschirr braucht man für einen Informationsmarkt?
Plane für jede erwartete Person mindestens eine Tasse oder ein Glas und etwa 1,2 Teller ein, wenn Catering angeboten wird. Bei einer Veranstaltung von mehreren Stunden solltest du zusätzlich rund 20 Prozent Reserve einrechnen.

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