Cómo organizar una feria informativa sin perder detalles
Una feria informativa necesita más coordinación que una simple jornada de puertas abiertas: debes encajar a las organizaciones participantes, los puestos, las inscripciones y el programa en un mismo espacio. Empieza fijando fecha, horario y sala; después confirma permisos y expositores antes de anunciar el evento. El plano de puestos, la accesibilidad, la seguridad y la señalización se resuelven antes de preparar el material y el catering. Así evitas llegar al montaje sin mesas, conexiones eléctricas o información actualizada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y hora
2 personas
- 2
Reservar la sede y la sala
- 3
Comprobar permisos
- 4
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
- 5
Crear formulario de inscripción
- 6
Redactar invitaciones
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Repartir flyers
4 personas
- 9
Publicar en redes sociales
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
- 13
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 14
Crear el programa y el plano
2 personas
- 15
Programar voluntarios
2 personas
- 16
Reservar el catering
- 17
Reservar mesas y sillas
- 18
Organizar la recogida de residuos
- 19
Comprobar la accesibilidad
2 personas
- 20
Comprobar la seguridad contra incendios
2 personas
- 21
Diseñar la señalización
- 22
Imprimir material informativo
2 personas
- 23
Preparar acreditaciones
2 personas
- 24
Imprimir la lista de expositores
- 25
Hacer la compra
3 personas
- 26
Enfriar bebidas
2 personas
- 27
Preparar aperitivos
4 personas
- 28
Preparar los materiales
3 personas
- 29
Recordar a los expositores
Evento
- 30
Abrir la sala
2 personas
- 31
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 32
Montar mesas
5 personas
- 33
Colocar las sillas
4 personas
- 34
Instalar los paneles del stand
4 personas
- 35
Colgar los carteles de los stands
3 personas
- 36
Montar los puestos de información
10 personas
- 37
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 38
Montar el buffet de catering
4 personas
- 39
Preparar café y té
2 personas
- 40
Colocar la señalización
3 personas
- 41
Probar la técnica
2 personas
- 42
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 43
Recibir a los expositores
3 personas
- 44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 45
Registrar inscripciones
2 personas
- 46
Presentar el programa
2 personas
- 47
Repartir material informativo
4 personas
- 48
Indicar a los visitantes los stands
3 personas
- 49
Servir café y té
3 personas
- 50
Servir aperitivos
3 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Mantener limpio el buffet
2 personas
- 53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 54
Comprobar los baños
2 personas
- 55
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 56
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
- 57
Recoger el catering
4 personas
- 58
Desmontar mesas y sillas
5 personas
- 59
Clasificar los materiales
3 personas
Seguimiento
- 60
Limpiar la sala
4 personas
- 61
Retirar los residuos
2 personas
- 62
Cerrar el recinto
2 personas
- 63
Devolver los materiales
3 personas
- 64
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 65
Recoger los restos
2 personas
- 66
Recoger los gastos
- 67
Enviar mensaje de agradecimiento
- 68
Archivar fotos con permiso
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 24
- Sillascant. 80
- Mesas de cervezacant. 4
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 8
- Mantelescant. 24
- Paredes para standscant. 12
- Perchas del vestuariocant. 100
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 8
- Portátilescant. 2
- Tabletscant. 2
- Impresora
- Micrófono
- Altavocescant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Tazascant. 40
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de serviciocant. 10
- Cuencoscant. 16
- Termoscant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Contenedores isotérmicoscant. 6
- Bandejas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 150
- Bomba para globoscant. 2
- Plantascant. 12
- Decoración de mesacant. 24
- Carteles direccionalescant. 12
- Portanombrescant. 60
- Sujetadores para acreditacionescant. 60
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
Limpieza
- Papelelerascant. 8
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Escobascant. 2
- Pala para latascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Artículos de papel
- Hojas informativascant. 500
- Planoscant. 250
- Folletos del programacant. 250
- Formularios de inscripcióncant. 200
- Encuestascant. 150
- Bloc de notascant. 40
- Juego de bolígrafoscant. 60
- Marcadorescant. 24
- Notas adhesivascant. 20
- Cinta adhesivacant. 12
- Cinta de pintorcant. 12
- Masilla adhesivacant. 8
- Tijerascant. 8
- Portapapelescant. 10
- Sobrescant. 100
- Papel de impresión A4cant. 5
- Portalápicescant. 12
- Lápices de colorescant. 12
- Libros para colorearcant. 100
- Boletascant. 200
- Cajas para papeletascant. 4
Comunicación
- Walkie-talkiescant. 6
- Estaciones de cargacant. 2
- Portacredenciales de visitantecant. 100
- Pulserascant. 250
- Flechas de rutacant. 20
Seguridad
- Linternascant. 4
- Chalecos reflectantescant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
Consejos
- Cierra la sede y las organizaciones participantes antes de enviar invitaciones. Pide a cada entidad su nombre, descripción y necesidades de espacio al menos 4 semanas antes, porque esos datos determinan el plano y la lista de expositores.
- Abre las inscripciones con un formulario único y solicita las preferencias dietéticas desde el principio. Revisa las respuestas 7 días antes y comparte con el catering el número final de asistentes y las restricciones.
- Dibuja el plano de puestos antes de reservar mesas, sillas y paredes para stands. Deja pasillos de al menos 1,20 m, sitúa la entrada y la salida con claridad y comprueba que los puestos no bloqueen accesos ni recorridos accesibles.
- Programa el montaje y los voluntarios por franjas horarias. Reserva como mínimo 2 horas para colocar puestos, probar micrófono y altavoces, conectar portátiles o tablets y revisar que los enrollacables y regletas no queden en zonas de paso.
- Prepara señalización, acreditaciones, programa, plano y lista de expositores como un paquete separado. Imprime una copia de respaldo de cada documento y lleva material informativo adicional para las inscripciones de última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria informativa?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Las primeras 2 semanas deben servir para fijar fecha, reservar la sala, comprobar permisos y contactar con las organizaciones; deja la última semana para confirmar asistentes, catering, voluntarios y materiales.
- ¿Cuándo hay que cerrar el plano de puestos?
- Haz una primera versión 3 semanas antes y ciérrala 7 días antes, cuando ya conozcas los expositores y sus necesidades. Después de esa fecha, cambia solo lo imprescindible y actualiza el programa, la señalización y la lista impresa.
- ¿Cuántas mesas y sillas hacen falta para una feria informativa?
- Calcula el mobiliario a partir del plano y de las necesidades de cada puesto, no solo del número de visitantes. Como referencia de circulación, deja pasillos de 1,20 m y añade al menos un puesto de apoyo para acreditaciones, información o inscripciones.
- ¿Cuándo se prepara el catering de una feria informativa?
- Resérvalo cuando tengas una previsión de asistentes y confirma la cifra final entre 5 y 7 días antes. En ese momento entrega también las preferencias dietéticas y comprueba que hay tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y termos disponibles.
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