Cómo organizar una feria de antigüedades sin perder el control

Una feria de antigüedades se organiza primero sobre el papel y después en el espacio. Empieza fijando fecha, horario y lugar; luego define el plano, numera los puestos y establece las condiciones para los expositores. Las inscripciones, la comunicación y los pagos deben quedar resueltos antes del montaje. Este plan te ayuda a llegar al día de la feria con la señalización, el catering, el cambio y el material técnico comprobados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2
Reservar el lugar
3
Crear el plano de la feria
2 personas
4
Numerar los puestos
5
Redactar las condiciones de venta
6
Crear el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar la feria en línea
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Fijar los soportes de los puestos
11
Informar a los responsables de los stands
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Pedir el catering
14
Planificar la compra de bebidas
15
Organizar las opciones de pago
16
Preparar cambio
2 personas
17
Diseñar la señalización
18
Preparar las etiquetas de precios
2 personas
19
Imprimir la lista de expositores
20
Imprimir la información para visitantes
21
Comprobar los materiales
2 personas
22
Hacer la compra
2 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar el catering
2 personas

Evento

25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Comprobar llaves y acceso
27
Comprobar la sala
2 personas
28
Montar mesas y sillas
6 personas
29
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
30
Montar el mostrador de información
2 personas
31
Montar la mesa de catering
2 personas
32
Instalar la iluminación
2 personas
33
Colgar la decoración
2 personas
34
Colgar señalización
2 personas
35
Recibir a los expositores
3 personas
36
Indicar la ubicación a los expositores
3 personas
37
Registrar a los expositores
2 personas
38
Hacer que los expositores monten su stand
4 personas
39
Probar la caja y el datáfono
2 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Comprobar los baños
42
Atender la entrada
2 personas
43
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
44
Repartir el programa
45
Proporcionar información
2 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Servir aperitivos
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Mantener limpia la mesa de catering
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Limpiar los baños durante el evento
52
Apoyar a los expositores
2 personas
53
Cubrir la recepción de la entrada
2 personas
54
Contar los visitantes
55
Anunciar la última ronda
56
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
57
Cerrar ventas
2 personas
58
Registrar la salida de los expositores
3 personas
59
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

60
Cerrar la caja
2 personas
61
Desmontar mesas y sillas
6 personas
62
Retirar la decoración
2 personas
63
Apagar el equipo
2 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Limpiar la sala
4 personas
67
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
68
Inventariar materiales
2 personas
69
Guardar el stock restante
2 personas
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Devolver las llaves del recinto
72
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 35
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 6
Punto de información
Percheroscant. 4
Mesas altascant. 6
Carros de transportecant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Datáfonoscant. 2
Portátilescant. 2
Micrófono de mano
Megáfono

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de piecant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas nocturnascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platos de postrecant. 80
Cucharillascant. 80
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 10
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6

Catering

Compras

Decoración

Banners de la feriacant. 4
Mantelescant. 35
Fondos de telacant. 12
Jarrones decorativoscant. 12
Flores artificialescant. 12
Marcos de fotoscant. 10
Espejos decorativoscant. 6
Decoración de mesacant. 20

Artículos de papel

Tarjetas con número de standcant. 40
Etiquetas de preciocant. 500
Folletos para visitantescant. 250
Listas de expositorescant. 50
Formularios de inscripcióncant. 100
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 10
Cinta adhesivacant. 12
Cinta adhesiva de doble caracant. 6
Papel A4cant. 2
Portapapelescant. 8
Señales pictográficascant. 12
Carteles direccionalescant. 16

Caja registradora

Cajas de efectivocant. 2
Bandejas para contar dinerocant. 2
Libretas de cajacant. 6
Pulserascant. 250
Bandejas para monedascant. 4
Rollos de reciboscant. 8
Calculadorascant. 3
Carterascant. 4

Limpieza

Escobascant. 4
Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Papelelerascant. 12
Paños de limpiezacant. 30
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de gomacant. 8
Escobas de manocant. 6
Recogedores de polvocant. 4

Seguridad

Linternascant. 4
Bateríascant. 24
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Guantes de trabajocant. 12

Transporte

Carros de manocant. 3
Cajas de almacenamientocant. 20
Mantas de mudanzacant. 12
Correas de amarrecant. 8
Contenedores rodantescant. 4

Consejos

Cierra el plano antes de abrir las inscripciones. Numera cada puesto y comunica sus medidas, soportes disponibles y ubicación para evitar cambios de última hora.
Envía las condiciones de venta junto con el formulario de inscripción. Pide también las preferencias dietéticas en ese momento, no cuando ya hayas encargado el catering.
Prepara dos formas de cobro y cambio suficiente antes de abrir. Comprueba los datáfonos, los cables alargadores y las regletas con antelación, y deja un portátil disponible para gestionar inscripciones o consultas.
Calcula las bebidas por franja horaria: para la primera hora, prevé entre 2 y 3 consumiciones por persona; enfría parte de ellas el día anterior y reserva neveras portátiles para el servicio.
Abre el lugar con tiempo para montar mesas, sillas, iluminación y señalización antes de que lleguen los expositores. Deja el punto de información listo y coloca una lista impresa de expositores y otra con la información para visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de antigüedades?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el lugar y fija el horario; después prepara el plano, las condiciones de venta y el formulario para que las inscripciones puedan abrirse sin cambios.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los expositores?: Ciérralas al menos 10 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para numerar definitivamente los puestos, imprimir la lista de expositores, confirmar preferencias dietéticas y resolver bajas o cambios.
¿Cuántas bebidas hacen falta para una feria de antigüedades?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y ajusta la cantidad según la duración y el servicio de café. Enfría las bebidas el día anterior y reserva neveras para mantenerlas frías durante el montaje y la apertura.
¿Cuándo se prepara la señalización de los puestos?: Diseña e imprime las etiquetas de precios, los números de puesto y las indicaciones para visitantes como mínimo 3 días antes. El día del evento solo deberías colocarlas y comprobar que coinciden con el plano definitivo.

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