Checklist para coordinar voluntarios en una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas necesita más que un programa y un grupo de voluntarios. Hay que asignar funciones, cubrir cada franja horaria y preparar la circulación de visitantes, las presentaciones y el catering. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: primero el recinto y el programa, después las inscripciones y los turnos, y al final los materiales, la comida y el montaje. También ayuda a detectar a tiempo lo que suele quedar para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir el público objetivo y el número de visitantes
2 personas
Comprobar el recinto y las salas
2 personas
Reservar espacios y montaje
Describir las funciones de los voluntarios
2 personas
Invitar a los voluntarios
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Enviar el programa a los participantes
Confirmar proveedores y reservas
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Recoger presentaciones y demostraciones
2 personas
Instruir a los presentadores
2 personas
Preparar el menú de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir material informativo
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Hacer la compra
3 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Comprobar los productos refrigerados
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar los puestos informativos
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el espacio de presentación
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Realizar la sesión informativa para voluntarios
6 personas

Evento

Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Guiar a los visitantes
4 personas
Atender el stand de información
6 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Coordinar actividades
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Capturar los momentos fotográficos
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

Reunir material informativo
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Comprobar el stock restante
2 personas
Dar seguimiento a los participantes
2 personas
Agradecer a los voluntarios
2 personas
Guardar fotos de forma segura

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesas altascant. 4
Faldones para mesascant. 10
Sillas plegablescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2

Equipo

Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 6
Baterías externascant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 6
Decoración de mesacant. 10
Pizarrascant. 8
Rotuladores fosforescentescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 6

Catering

Dispensadores térmicoscant. 4
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas de servir con tapacant. 8
Acumuladores de fríocant. 20
Jarras de aguacant. 8
Cestas de pancant. 6
Jarras de lechecant. 6
Azucareroscant. 6
Estantes de especiascant. 2

Registro

Tarjetas de nombrecant. 100
Portabadgescant. 100
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Envases de registrocant. 4
Carpetas informativascant. 100
Folletoscant. 150
Bloc de notascant. 30
Sobrescant. 100
Carteles direccionalescant. 12
Folletos del programacant. 150

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 6

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de servilletascant. 8
Cubetas para lavarcant. 4

Compras

Compras

Consejos

Define el número previsto de visitantes antes de cerrar el montaje: ese dato determina cuántas mesas, sillas, vasos, tazas y raciones de catering necesitas.
Asigna funciones concretas a cada voluntario y prepara turnos con al menos 30 minutos de margen entre cambios. Así siempre queda alguien disponible para recibir visitantes y resolver incidencias.
Envía a cada participante el programa, su horario y un punto de encuentro al menos 3 días antes. Incluye también las preferencias dietéticas recogidas en el formulario.
Haz el mapa y la señalización antes de imprimir los materiales. Marca la entrada, las salas, las demostraciones, los aseos y el punto de información para evitar indicaciones improvisadas.
Prueba el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono, los portátiles y los cables el día anterior. Lleva regletas y cables alargadores suficientes y deja una persona responsable del equipo durante la jornada.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija la fecha, el programa, el recinto y el número estimado de visitantes; después puedes abrir las inscripciones y reclutar voluntarios con tiempo.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula al menos 1 voluntario por cada función activa y añade un 15-20 % de reserva para descansos, ausencias y cambios de turno. Para una jornada de 6 horas, planifica turnos de 2 a 3 horas y evita que una sola persona cubra recepción y soporte técnico a la vez.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de voluntarios?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así tienes tiempo para crear el horario, confirmar las funciones, recoger preferencias dietéticas y enviar el programa definitivo.
¿Qué hay que preparar el día anterior a las puertas abiertas?: Deja listos los nombres, la lista de asistencia, el material informativo, la señalización y el catering no perecedero. Reserva entre 2 y 3 horas para comprobar el montaje, probar el equipo audiovisual y revisar que haya vajilla, termos, jarras y utensilios suficientes.

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