Cómo organizar una feria de aniversario paso a paso

Una feria de aniversario combina puestos, invitados, presentaciones y actividades, así que conviene organizarla por fases. Empieza fijando la fecha, el programa y el recinto; después cierra los expositores y el plano de la feria. Cuando tengas las inscripciones, podrás calcular catering, bebidas, vajilla y necesidades dietéticas. La última semana debe servir para probar la técnica, cerrar la lista de invitados y enviar a cada expositor la información práctica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el recinto y las salas
3
Crear plano de la feria
2 personas
4
Contactar con los expositores
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Mantener el formulario de inscripción
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Reservar el catering
10
Reservar bebidas y vajilla
11
Reservar fotógrafo
12
Registrar el programa musical
2 personas
13
Fijar los soportes de los puestos
14
Programar presentaciones
2 personas
15
Preparar el concurso y las actividades
2 personas
16
Publicar la promoción en línea
17
Enviar el programa a los invitados
18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
19
Crear números de stand
20
Diseñar la señalización
21
Comprar premios para el quiz
22
Probar la técnica
2 personas
23
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
24
Compartir el resumen de dietas
25
Enviar información a los expositores
26
Asignar voluntarios
2 personas
27
Comprobar la lista de la compra
2 personas
28
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
29
Pedir productos frescos
30
Clasificar la decoración
2 personas
31
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
32
Llevar materiales al lugar
3 personas
33
Recoger el catering fresco
2 personas
34
Abrir la ubicación
2 personas
35
Comprobar las salas y los baños
2 personas
36
Colocar mesas y sillas
4 personas
37
Colocar paneles y mostradores del stand
4 personas
38
Colgar los números de stand
2 personas
39
Colgar señalización
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Montar la mesa de información
2 personas
42
Montar la mesa de registro
2 personas
43
Montar el bufé de catering
3 personas
44
Enfriar las bebidas
2 personas
45
Preparar café y té
2 personas
46
Probar la técnica y las presentaciones
2 personas
47
Recibir a los expositores
3 personas
48
Indicar a los expositores sus stands
2 personas

Evento

49
Poner la música de apertura
50
Registrar a los invitados
3 personas
51
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
52
Orientar a los invitados
2 personas
53
Apoyar a los expositores
2 personas
54
Servir café y té
2 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Anunciar presentaciones
59
Coordinar presentaciones
2 personas
60
Coordinar las rondas del quiz
2 personas
61
Entregar los premios del quiz
2 personas
62
Reponer el bufé
3 personas
63
Servir comidas especiales
2 personas
64
Coordinar el momento de fotos
2 personas
65
Coordinar el programa de la noche
2 personas
66
Anunciar la última ronda
67
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas
68
Cerrar la música

Seguimiento

69
Retirar el catering de forma segura
3 personas
70
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
71
Retirar la decoración
3 personas
72
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
73
Recoger la basura
3 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Limpiar las salas
4 personas
76
Limpiar los baños
2 personas
77
Recoger objetos perdidos
78
Inventariar materiales
2 personas
79
Devolver el material prestado
2 personas
80
Repartir la comida sobrante
2 personas
81
Recoger facturas de proveedores
82
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
83
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 8
Mostradores del standcant. 12
Paredes para standscant. 24
Percheroscant. 4
Mantelescant. 18
Sofás loungecant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos para postrecant. 120
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Cucharillas de cafécant. 100
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 12

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Termos de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Calientaplatoscant. 6
Pinzas de servircant. 12
Sacacorchoscant. 4

Equipo

Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 3
Pizarras de hojascant. 3
Destructora de papel

Decoración

Globoscant. 150
Arcos de globoscant. 3
Guirnaldascant. 12
Arreglos floralescant. 8
Paredes para fotoscant. 2
Centros de mesacant. 18
Cortinas de lucescant. 4
Jarroncitoscant. 20

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Guantes de cocinacant. 12

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 10
Contenedores de separación de residuoscant. 4

Registro

Tarjetas de nombrecant. 150
Portabadgescant. 150
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Folletos informativoscant. 150
Programascant. 150
Pancartas con nombrescant. 30

Presentación

Pulsadores de presentacióncant. 2
Pizarras blancascant. 3
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Hojas del quizcant. 150
Carteles de respuestacant. 30
Copas premiocant. 6
Tarjetas regalocant. 6

Seguridad

Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Cinta de señalizacióncant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Compras

Compras

Consejos

Define primero la duración y el programa: reserva bloques separados para las presentaciones, el concurso, la música y los cambios entre actividades. Sin ese horario, el plano de los puestos y las necesidades técnicas quedan incompletos.
Cierra pronto el número de expositores y asigna un número a cada stand. Envía junto con esa asignación el tamaño del espacio, la hora de montaje, los soportes disponibles y las normas de carga y descarga.
Mantén abierto el formulario de inscripción hasta una fecha límite clara y pregunta también por las preferencias dietéticas. Comparte el resumen definitivo con el catering cuando falten entre 5 y 7 días, no con una estimación inicial.
Haz un plano que incluya puestos, mesas, sillas, zonas de presentación y circulación. Comprueba que los mostradores, las paredes de los stands, los percheros y el mobiliario lounge caben realmente en las salas reservadas.
Programa una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces y micrófonos inalámbricos. Prepara también la señalización, las tarjetas de nombre, los números de stand y el programa impreso para evitar improvisaciones al recibir a los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de aniversario?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios expositores, catering y presentaciones. Reserva el recinto y contacta con los expositores al principio; deja cerrados el programa, el plano y los proveedores como máximo 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?: Cierra la lista definitiva entre 5 y 7 días antes del evento. Ese plazo permite enviar al catering el resumen de dietas, preparar las tarjetas de nombre y comunicar a los expositores cuántas personas pueden esperar.
¿Cuándo se debe probar el equipo de una feria?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repite una comprobación breve el mismo día. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y cada micrófono inalámbrico en la sala donde se utilizarán.
¿Cuánto tiempo necesita el montaje de los stands?: Reserva como mínimo 2 horas para montar puestos, colocar mostradores, paredes, mesas, sillas y señalización; añade 30 minutos para revisar la circulación y corregir el plano. Si participan muchos expositores, asigna turnos de llegada para evitar colas.

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