Checklist para la jornada de puertas abiertas de tu escuela de natación

Una jornada de puertas abiertas de una escuela de natación necesita más que una piscina disponible. Hay que coordinar las inscripciones, las clases de prueba, el recorrido de los visitantes y la recepción, además de preparar vestuarios, material acuático y formularios. Esta checklist reúne 43 tareas y 51 artículos para avanzar en orden, desde publicar el programa hasta recibir a las familias. También contempla detalles que suelen quedar para el último momento, como las preferencias dietéticas, las acreditaciones y la prueba del equipo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y el programa
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el espacio de la piscina
Planificar clases de prueba
2 personas
Asignar docentes
Confirmar inscripciones
Crear el plano y el recorrido
Preparar los paquetes de información
2 personas
Preparar etiquetas con nombres
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar el equipo
2 personas
Preparar las acreditaciones y formularios
2 personas

Evento

Comprobar la piscina y los vestuarios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar los materiales de la clase de prueba
3 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Comprobar material de seguridad
2 personas
Instruir al equipo en la entrada
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Realizar las visitas guiadas
2 personas
Guiar las clases de prueba
4 personas
Dar información sobre las clases
2 personas
Servir aperitivos y bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Secar inmediatamente los suelos mojados
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Desmontar el buffet
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Dar seguimiento a las solicitudes de clase de prueba

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 30
Mesas de buffetcant. 2
Percheroscant. 3
Carpa plegable

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 40
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6

Material deportivo

Fideos de piscinacant. 20
Tablas de natacióncant. 20
Aros flotantescant. 15
Aros de buceocant. 20
Brazaletes de natacióncant. 20
Pelotas inflablescant. 10
Gafas de natacióncant. 20
Gorros de bañocant. 20

Equipo

Neveras portátilescant. 3
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Megáfono de mano
Altavoz

Oficina

Formularios de inscripcióncant. 150
Bolígrafoscant. 30
Pegatinas con nombrecant. 150
Folletos informativoscant. 150
Portapapelescant. 6
Pulserascant. 150
Flechas de rutacant. 20
Señales de advertenciacant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 8
Guirnaldascant. 6
Cinta adhesivacant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Limpiacristalescant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 6

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Boyas de rescatecant. 2
Líneas de rescatecant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha y el programa con al menos 2 o 3 semanas de antelación. Indica los horarios de las clases de prueba, el proceso de inscripción y qué deben llevar los participantes.
Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento y confirma cada plaza. Aprovecha ese momento para recopilar las preferencias dietéticas y preparar etiquetas con nombres.
Asigna a los docentes antes de preparar las clases de prueba y divide los grupos por nivel y horario. Reserva material suficiente, como tablas, fideos, aros, brazaletes y gafas, para evitar esperas en el borde de la piscina.
Prueba el altavoz, el megáfono, las máquinas de café y los cables alargadores el día anterior. Comprueba también la piscina, los vestuarios y el material de seguridad antes de montar la recepción.
Prepara el mostrador de recepción con formularios de inscripción, bolígrafos, acreditaciones y folletos en un orden fácil de usar. Deja el recorrido señalizado y coloca mesas, sillas y percheros antes de que lleguen los primeros visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de natación?: Empieza al menos 3 semanas antes para publicar el programa, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones. Reserva la piscina y asigna a los docentes cuanto antes, y deja los últimos 2 días para probar el equipo y preparar el espacio.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes, según el número de clases de prueba y la capacidad disponible. Así tendrás tiempo para confirmar las plazas, agrupar a los participantes y preparar etiquetas y formularios.
¿Qué material hace falta para las clases de prueba de natación?: Prepara el material al menos 1 día antes: tablas, fideos, aros flotantes, aros de buceo, brazaletes, pelotas, gafas y gorros de baño. Calcula una unidad por participante cuando sea material individual y varios ejemplares por grupo para el material compartido.
¿Cuándo hay que preparar la recepción y el catering?: Monta la recepción, las mesas y el recorrido el día anterior o varias horas antes de abrir. Enfría las bebidas con antelación y prepara los aperitivos y el buffet cuando falten entre 1 y 2 horas, para mantenerlos listos sin ocupar la zona de inscripción.

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