Qué necesitas para organizar una carrera virtual
Una carrera virtual necesita más que un formulario de inscripción y una distancia definida. Debes preparar el material de cada participante, organizar el envío de dorsales y medallas y dejar lista la parte técnica de la retransmisión. Esta lista reúne el equipo, el material deportivo, el embalaje y los artículos de oficina que conviene tener antes de abrir las inscripciones. Calcula las cantidades según el número confirmado de corredores y añade algunas unidades de reserva.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Equipo
- Portátilescant. 3
- Webcamscant. 2
- Smartphonescant. 3
- Trípode para smartphonecant. 2
- Micrófonos USBcant. 2
- Auricularescant. 3
- Altavoz
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Baterías externascant. 3
Iluminación
- Lámparas de escritoriocant. 2
Oficina
- Impresora
- Papel de impresióncant. 2
- Set de bolígrafos
- Cinta adhesivacant. 3
- Tijerascant. 3
- Bloc de notascant. 4
Material deportivo
- Dorsalescant. 120
- Medallas de finishercant. 120
- Cinta deportivacant. 4
Embalaje
- Cajas de envíocant. 120
- Sobres acolchadoscant. 120
- Etiquetas de envíocant. 130
- Papel de regalocant. 4
- Cinta de regalocant. 3
Mobiliario
- Mesas de trabajocant. 3
- Sillas de oficinacant. 5
Decoración
- Lona de fondo
- Globoscant. 30
- Guirnalda de banderinescant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 3
Catering
- Compras
- Café - 2 paquetes
- Bolsitas de té - 100 unidades
- Azúcar - 1 kilogramo
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 4 litros
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Agua sin gas - 24 botellas
- Bebida isotónica - 24 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Plátanos - 60 unidades
- Manzanas - 60 unidades
- Mandarinas - 60 unidades
- Barritas de muesli - 120 unidades
- Barritas energéticas - 120 unidades
- Pasas - 4 bolsas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Snacks salados - 4 bolsas
- Frutos secos mixtos - 3 bolsas
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Galletas veganas - 4 paquetes
- Crackers integrales - 4 paquetes
- Hummus - 6 envases
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 2 tarros
- Ketchup - 2 botellas
- Mayonesa - 2 botellas
- Vasos desechables - 250 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Palitos para remover - 250 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Jabón de manos - 3 botellas
- Gel desinfectante - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
Consejos
- Prepara un paquete por participante y añade entre un 5 % y un 10 % de dorsales, medallas y material de embalaje de reserva. Así puedes cubrir errores de impresión, cambios de dirección o nuevas inscripciones sin rehacer todo el pedido.
- Comprueba las direcciones antes de cerrar los paquetes. Hazlo al menos 3 días antes del envío y separa los sobres acolchados por participante para no mezclar dorsales, medallas y etiquetas.
- Reserva un portátil para gestionar las inscripciones y otro para la retransmisión si vas a emitir en directo. Prueba webcams, micrófonos USB, auriculares y altavoces entre 24 y 48 horas antes de la salida.
- Coloca el smartphone en un trípode y prepara cables alargadores, regletas y baterías externas antes de montar el puesto. Lleva al menos una batería externa cargada por dispositivo móvil que se use durante la emisión.
- Ten a mano cinta adhesiva, tijeras, bolígrafos y un bloc de notas durante el montaje. Son fáciles de olvidar y resultan necesarios para fijar cables, corregir paquetes y anotar incidencias el día de la carrera.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas medallas necesito para una carrera virtual?
- Calcula una medalla por participante confirmado y añade un 5 % o 10 % de reserva. Si esperas 100 corredores, prepara entre 105 y 110 medallas para cubrir altas de última hora o unidades dañadas.
- ¿Cuándo debo preparar los paquetes de una carrera virtual?
- Empieza a preparar los paquetes entre 3 y 5 días antes del envío, cuando ya hayas comprobado nombres y direcciones. Deja al menos 1 día laborable para corregir errores antes de entregar las cajas o sobres al transportista.
- ¿Qué equipo técnico hace falta para retransmitir una carrera virtual?
- Como base, necesitas un portátil, una webcam, un smartphone con trípode, micrófono USB, auriculares y altavoz. Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes y comprueba también cables, regletas y baterías.
- ¿Cuánto material de embalaje compro por participante?
- Compra un sobre acolchado o una caja de envío por participante, una etiqueta por envío y añade un 5 % de reserva. Para 80 corredores, por ejemplo, prepara al menos 84 unidades de cada elemento de embalaje.
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