Cómo organizar una carrera virtual sin perder el control
Una carrera virtual necesita más que un formulario y una fecha. Primero define la distancia y las condiciones de participación; después organiza las inscripciones, los pagos y los datos de envío. En las semanas previas tendrás que preparar dorsales, medallas, paquetes e instrucciones claras. El día de la carrera, la retransmisión, el formulario de resultados y la conexión técnica deben estar probados antes de que empiece la cuenta atrás.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha y la distancia
- 2
Crear formulario de inscripción online
- 3
Configurar los datos de pago
- 4
Redactar las condiciones de participación
- 5
Publicar el texto de privacidad
- 6
Publicar la página de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar mensaje promocional
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Enviar las instrucciones de salida
- 12
Enviar un recordatorio a los participantes
- 13
Asignar números de dorsal
2 personas
- 14
Crear dorsales digitales
- 15
Comprobar el pedido de medallas
- 16
Preparar los paquetes por participante
3 personas
- 17
Comprobar los datos de dirección
2 personas
- 18
Enviar los paquetes de participantes
2 personas
- 19
Configurar el enlace de la retransmisión en directo
- 20
Preparar la música y el video de cuenta atrás
- 21
Realizar prueba técnica
2 personas
- 22
Probar el formulario de resultados
2 personas
- 23
Exportar la lista de salida
Evento
- 24
Montar el puesto y la cámara
2 personas
- 25
Volver a comprobar la técnica
2 personas
- 26
Preparar las instrucciones para los participantes
- 27
Abrir la recepción en línea
2 personas
- 28
Registrar digitalmente a los participantes
3 personas
- 29
Dar la explicación inicial
- 30
Dirigir la salida virtual
2 personas
- 31
Responder a las preguntas de los participantes
2 personas
- 32
Publicar mensajes intermedios
- 33
Registrar los tiempos de llegada
3 personas
- 34
Moderar la retransmisión en directo
2 personas
- 35
Recopilar fotos de los finalistas
2 personas
- 36
Cerrar la final virtual
Seguimiento
- 37
Comprobar los resultados
2 personas
- 38
Publicar los resultados
- 39
Enviar mensaje de agradecimiento
- 40
Llamar para confirmar los horarios que faltan
2 personas
- 41
Gestionar envíos posteriores de medallas
2 personas
- 42
Archivar fotos
- 43
Guardar los datos de forma segura
- 44
Desmontar el puesto de trabajo
2 personas
- 45
Limpiar el equipo
- 46
Recoger la basura
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Equipo
- Portátilescant. 3
- Webcamscant. 2
- Smartphonescant. 3
- Trípode para smartphonecant. 2
- Micrófonos USBcant. 2
- Auricularescant. 3
- Altavoz
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Baterías externascant. 3
Iluminación
- Lámparas de escritoriocant. 2
Oficina
- Impresora
- Papel de impresióncant. 2
- Set de bolígrafos
- Cinta adhesivacant. 3
- Tijerascant. 3
- Bloc de notascant. 4
Material deportivo
- Dorsalescant. 120
- Medallas de finishercant. 120
- Cinta deportivacant. 4
Embalaje
- Cajas de envíocant. 120
- Sobres acolchadoscant. 120
- Etiquetas de envíocant. 130
- Papel de regalocant. 4
- Cinta de regalocant. 3
Mobiliario
- Mesas de trabajocant. 3
- Sillas de oficinacant. 5
Decoración
- Lona de fondo
- Globoscant. 30
- Guirnalda de banderinescant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la distancia y las condiciones antes de publicar la inscripción. Deja al menos 7 días para revisar el texto de privacidad, configurar los pagos y comprobar que el formulario funciona correctamente.
- No esperes al último día para preparar los envíos. Comprueba las direcciones cuando cierres las inscripciones y prepara un paquete por participante con dorsal, medalla y los materiales previstos.
- Envía las instrucciones de salida al menos 48 horas antes y un recordatorio el día anterior. Incluye la hora, la forma de participar, el enlace de la retransmisión y cómo enviar el resultado.
- Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes. Comprueba portátil, webcam, micrófono, auriculares, cámara del smartphone, iluminación, cables y baterías externas, no solo la conexión a internet.
- Exporta la lista de salida y asigna los dorsales antes de comenzar la retransmisión. Prueba también el formulario de resultados con un registro ficticio para detectar campos obligatorios o enlaces rotos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación debo abrir las inscripciones de una carrera virtual?
- Abre las inscripciones entre 3 y 4 semanas antes de la carrera. Así tendrás tiempo para enviar invitaciones, gestionar preferencias dietéticas, revisar direcciones y preparar los paquetes.
- ¿Cuándo debo enviar las instrucciones a los participantes?
- Envía las instrucciones de salida al menos 48 horas antes y un recordatorio 24 horas antes. Repite los datos esenciales, como la distancia, el horario, el enlace de directo y el procedimiento para comunicar el resultado.
- ¿Cuándo se preparan y envían los dorsales y las medallas?
- Asigna los dorsales digitales cuando cierres la lista de participantes y revisa el pedido de medallas en ese momento. Comprueba las direcciones y envía los paquetes entre 5 y 7 días antes, según el tiempo de entrega disponible.
- ¿Cuándo hay que probar la retransmisión de una carrera virtual?
- Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes. Revisa el enlace del directo, el audio, la cámara, la cuenta atrás, la iluminación y la alimentación eléctrica; vuelve a comprobarlo justo antes de empezar.
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