Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas en un parque de vacaciones necesita coordinar visitas, actividades, aparcamiento, catering y orientación de los asistentes. Esta checklist reúne 74 tareas y 77 materiales para avanzar desde la fecha y las inscripciones hasta el montaje del recinto. Reserva las visitas guiadas con antelación y confirma las entregas antes de preparar la zona. También encontrarás los controles que suelen hacerse demasiado tarde, como revisar el tiempo, enfriar las bebidas e instruir a los guías.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar visitas guiadas
Confirmar entregas
Crear el mapa y la ruta
2 personas
Planificar la ruta de estacionamiento
2 personas
Imprimir el programa de actividades
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Instruir a los guías
3 personas
Preparar las actividades infantiles
3 personas
Recoger material promocional
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos refrigerados
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Porcionar el catering
3 personas
Distribuir materiales por correo
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Montar el rincón infantil
3 personas
Marcar puntos del recorrido
2 personas
Colocar señales de aparcamiento
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar los altavoces
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Reponer los baños
2 personas
Preparar aperitivos y bebidas
4 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Guiar el tráfico de aparcamiento
2 personas
Realizar la primera visita guiada
2 personas
Dar una segunda visita guiada
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Hacer la tercera visita guiada
2 personas
Dar la cuarta visita guiada
2 personas
Reponer el material de actividades
2 personas
Coordinar el punto de fotos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar catering
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Retirar los carteles de ruta
2 personas
Guardar el material promocional
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mantelescant. 14
Punto de información
Taburetes para niñoscant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 10
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 4

Catering

Jarras de aguacant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 30
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Barras de pastelcant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 8
Photowall
Mangas de vientocant. 4

Información

Paneles informativoscant. 8
Señales de rutacant. 12
Señales de aparcamientocant. 6
Folletos del programacant. 250
Planoscant. 250
Tarjetas de nombrecant. 40
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 8
Formularios de inscripcióncant. 250

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 8
Burbujascant. 12
Lápices de colorescant. 30
Libros para colorearcant. 150
Juegoscant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Cubetas para lavarcant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de cocinacant. 10
Sartenescant. 2
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas y reservas de visitas guiadas.
Prepara un mapa sencillo con la ruta de llegada, el aparcamiento y el punto de información. Imprime el programa y las tarjetas de nombre con varios días de margen, no la víspera.
Calcula el montaje por zonas: carpas, mesas de buffet, mesas plegables, sillas y actividades infantiles. Comprueba el inventario al menos 3 días antes para poder sustituir lo que falte.
Compra los productos no perecederos con antelación y recoge los refrigerados el mismo día o el día anterior. Enfría las bebidas durante varias horas y conserva los alimentos en neveras portátiles con acumuladores de frío.
Consulta el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del evento. Inspecciona el recinto antes de montar las carpas y comprueba que guías, altavoces, máquinas de café y materiales promocionales estén en su zona.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza al menos 4 semanas antes para fijar la fecha, preparar el programa, publicar el evento y gestionar las inscripciones. Reserva las visitas guiadas y confirma las entregas durante las 2 semanas previas.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la jornada. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas aproximadamente 5 días antes para ajustar el catering y la distribución de materiales.
¿Cuándo hay que preparar la comida y enfriar las bebidas?: Compra los productos no perecederos con 2 o 3 días de antelación. Recoge los refrigerados el día anterior o el mismo día y enfría las bebidas durante al menos 4 horas antes de abrir las puertas.
¿Cuándo se monta el recinto y se revisa el tiempo?: Haz una primera comprobación del pronóstico 48 horas antes y una última revisión la mañana del evento. Inspecciona el recinto antes de montar las carpas, mesas, sillas, punto de información y zonas de actividades.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.