Checklist para organizar un Día de la Innovación
Organizar un Día de la Innovación requiere coordinar programa, ponentes, talleres y logística sin dejar decisiones para el último momento. Esta checklist reúne 68 tareas y 58 elementos para avanzar desde la reserva del recinto hasta el montaje de mesas, salas y equipos. Empieza cerrando la fecha y el programa provisional; después confirma participantes, necesidades técnicas y preferencias dietéticas. En la recta final, concentra las comprobaciones en la técnica, los materiales de los talleres, las bebidas y la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y las salas
Contactar con los ponentes
2 personas
Asignar monitores del taller
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Definir el programa final
2 personas
Pedir el catering
Reservar técnica
Encargar materiales para el taller
Recopilar las presentaciones
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar la lista de participantes
Hacer carteles de ruta
Distribuir el material por taller
2 personas
Enviar información de los ponentes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Rellenar carpetas de participantes
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el escenario y el área de presentación
3 personas
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Montar el bufé y la mesa de café
3 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
Colocar los carteles de ruta
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Apoyar las presentaciones
2 personas
Recoger preguntas del público
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Gestionar la pausa
2 personas
Anunciar los talleres
Guiar talleres
6 personas
Reponer el material del taller
2 personas
Montar el aperitivo de networking
3 personas
Montar el bufé de cena
4 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Facilitar conversaciones de networking
2 personas
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Archivar presentaciones
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos y materiales
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 90
- Mesas altascant. 8
- Mesa de registro
- Percheroscant. 3
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 2
- Pulsadores de presentacióncant. 3
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Estaciones de cargacant. 3
- Router wifi
- Neveras portátilescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 90
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 10
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Jarras térmicascant. 6
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Acumuladores de fríocant. 16
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Portabadgescant. 100
- Mantelescant. 12
- Carteles de rutacant. 12
- Pósteres del programacant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Guirnaldascant. 6
Material del taller
- Bloc de rotafoliocant. 8
- Rotuladorescant. 48
- Post-itscant. 24
- Cuadernoscant. 90
- Bolígrafoscant. 100
- Pegatinas para votarcant. 500
- Lienzoscant. 100
- Cuerdacant. 4
- Sets de tijerascant. 12
- Rollos de cinta adhesivacant. 12
- Masilla adhesivacant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Cubos de limpiezacant. 3
- Limpiacristalescant. 2
- Aspiradorascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, las salas y un programa provisional antes de invitar: los ponentes necesitan saber la duración, el formato y el espacio asignado para confirmar su participación.
- Envía las invitaciones con un formulario de inscripción y fija una fecha límite de respuesta de 7 a 10 días antes. Así puedes cerrar la lista de participantes, las preferencias dietéticas y la información de aparcamiento.
- Pide las presentaciones y prueba el proyector, la pantalla, los portátiles, los micrófonos y los altavoces como mínimo el día anterior. Comprueba también regletas, cables alargadores, wifi y estaciones de carga en cada sala.
- Prepara cada taller por separado: reparte los materiales, asigna monitores y coloca carteles de ruta antes de que llegue el primer participante. Deja las carpetas y las tarjetas de nombre listas en la mesa de registro.
- Calcula el montaje con margen: reserva al menos 90 minutos para colocar mesas, sillas, mesas altas y equipos. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y deja tazas, vasos, platos, cubiertos y bandejas junto al catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de la Innovación?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el recinto, confirmar ponentes y preparar las invitaciones. Deja la última semana para cerrar inscripciones, catering, presentaciones y materiales.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones del Día de la Innovación?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento, cuando ya tengas fecha, lugar y programa provisional. Fija el cierre de inscripciones 7 a 10 días antes para poder confirmar catering y salas.
- ¿Cuándo se debe probar la técnica para un evento de innovación?
- Haz una prueba completa como mínimo el día anterior y repite una comprobación breve 60 minutos antes de abrir la recepción. Prueba cada presentación, micrófono, altavoz, proyector, portátil y conexión wifi.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar un Día de la Innovación?
- Calcula al menos 90 minutos para montar mobiliario, registro, carteles, equipos y materiales de los talleres. Si hay varias salas o ponentes, añade otros 30 minutos para revisar cada espacio antes de la llegada del público.
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