Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas
Una jornada de puertas abiertas reúne visitas, talleres, exposiciones y actividades en pocas horas, así que los detalles se acumulan rápido. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la fecha y el programa hasta las inscripciones, el catering y el cierre. Incluye tareas para coordinar salas, participantes, voluntariado, visitas guiadas y necesidades técnicas. También contempla materiales que suelen faltar el mismo día, como tarjetas de nombre, folletos, señalización y equipos de sonido o proyección.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
3 personas
Inventariar espacios y actividades
2 personas
Hacer reservas de salas
Contactar con los participantes y el personal
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones al taller
Publicar el programa en línea
Programar visitas guiadas
2 personas
Instruir a expositores y creadores
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Pedir la compra
Encargar material impreso
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Diseñar la señalización
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Comprobar acceso y aparcamiento
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Reunir los materiales del taller
3 personas
Comprobar el material de exposición
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Limpiar espacios
4 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las exposiciones
4 personas
Montar las salas del taller
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar la técnica y la iluminación
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas de nombre y folletos
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Realizar el control de apertura
3 personas
Evento
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
3 personas
Repartir la información del programa
2 personas
Guiar visitas
3 personas
Guiar talleres
6 personas
Anunciar las actuaciones
Operar la técnica durante las actuaciones
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar las exposiciones
4 personas
Recoger el material del taller
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Responder a los mensajes de los visitantes
Archivar fotos y archivos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 12
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 150
- Papeleracant. 10
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 150
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Bandejascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencoscant. 20
- Pinzas de servircant. 8
- Placas de induccióncant. 2
Equipo
- Portátilescant. 3
- Tabletscant. 3
- Datáfonos móvilescant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cables de cargacant. 10
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 150
- Arreglos floralescant. 8
- Mantelescant. 12
- Paredes para fotoscant. 2
- Pizarrascant. 8
- Carteles direccionalescant. 20
- Paneles informativoscant. 12
Material del taller
- Libretas de escrituracant. 80
- Bolígrafoscant. 100
- Lápices de colorescant. 10
- Rotuladores de colorescant. 10
- Papel para dibujarcant. 300
- Delantalescant. 30
- Alfombrillas de arcillacant. 20
- Arcilla para modelarcant. 15
- Pincelescant. 40
- Paletas de pinturacant. 20
- Sets de pintura acrílicacant. 10
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Portanombrescant. 150
- Folletos del programacant. 250
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Bandejas para efectivocant. 3
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
Limpieza
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Aspiradorascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y las reservas de salas antes de abrir las inscripciones. Si todavía cambian los espacios, tendrás que corregir invitaciones, carteles y el programa en línea.
- Pide las inscripciones con antelación y recoge las preferencias dietéticas desde el primer formulario. Confirma las plazas de los talleres antes del evento para calcular el catering sin depender de estimaciones.
- Solicita a expositores y creadores sus necesidades técnicas y pruébalas antes de la apertura. Comprueba por separado el proyector, la pantalla, los altavoces y los micrófonos, aunque el espacio ya tenga instalaciones propias.
- Prepara la señalización, las tarjetas de nombre y los folletos del programa antes del montaje. Coloca también papeleras, percheros y perchas: son elementos fáciles de olvidar porque no forman parte de ninguna actividad.
- Asigna turnos de voluntariado y programa las visitas guiadas con horas concretas. Verifica antes el acceso y el aparcamiento, y deja una persona responsable de resolver cambios de sala o incidencias durante toda la jornada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar salas y contactar con participantes y personal. Deja la última semana para confirmar inscripciones, imprimir materiales y revisar el equipo.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y publicar el programa?
- Envía las invitaciones cuando la fecha y las actividades principales estén cerradas, idealmente 4 semanas antes. Publica el programa en línea después de confirmar horarios, salas y visitas guiadas, y actualízalo si cambia algún dato.
- ¿Cómo calcular el catering para una jornada de puertas abiertas?
- Usa el número de inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 al 15 % para visitas sin reserva y acompañantes. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido y revisa las cantidades al menos 7 días antes.
- ¿Qué equipo hay que comprobar antes del evento cultural?
- Haz una prueba completa 2 o 3 días antes con portátiles, tablets, datáfonos, proyector, pantalla, altavoces y micrófonos. Comprueba también que haya suficientes cables, cargadores y puntos de conexión para cada actividad.
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