Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas de Fablab
Una jornada de puertas abiertas de Fablab combina visitas, demostraciones y talleres prácticos, así que conviene trabajar con un orden claro. Primero cierra el programa y las inscripciones; después prepara la seguridad, los materiales y la señalización. En los últimos días tendrás que probar las máquinas, imprimir acreditaciones, enfriar las bebidas y confirmar las preferencias dietéticas. El día del evento, reserva tiempo para montar estaciones, asegurar cables y hacer un control de seguridad antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar mesas adicionales
Definir el programa final
2 personas
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Asignar las inscripciones del taller
Diseñar la señalización
Preparar acreditaciones
2 personas
Seleccionar proyectos de demostración
2 personas
Probar las máquinas
2 personas
Preparar los materiales del taller
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Imprimir material
Enfriar bebidas
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar las estaciones del taller
4 personas
Preparar las máquinas de demostración
3 personas
Asegurar los cables
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Dar visitas guiadas
3 personas
Guiar talleres
5 personas
Operar máquinas de demostración
3 personas
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Ordenar las mesas de trabajo entre tareas
3 personas
Retirar la basura entre turnos
Seguimiento
Apagar las máquinas de forma segura
3 personas
Ordenar las herramientas
3 personas
Desmontar las estaciones del taller
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar espacios
4 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 4
- Taburetescant. 20
- Perchero
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 100
- Tazas de cafécant. 80
Cocina
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzascant. 6
Equipo
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Mesas para portátilescant. 6
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Baterías externascant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Banderinescant. 6
- Mantelescant. 12
- Pizarrascant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 120
Seguridad
- Gafas de seguridadcant. 40
- Guantes de trabajocant. 30
- Protección auditivacant. 20
- Cinta de balizamientocant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 12
Material del taller
- Filamento PLAcant. 8
- Tableros de contrachapadocant. 30
- Placas de acrílicocant. 20
- Hojas de cartóncant. 100
- Tijeras de manualidadescant. 20
- Cuchillos de hobbycant. 10
- Tapetes de cortecant. 10
- Reglascant. 20
- Lápicescant. 50
- Rotuladores permanentescant. 30
- Pintura acrílicacant. 12
- Pincelescant. 30
- Pistolas de pegamentocant. 6
- Barras de pegamentocant. 50
- Papel de lijacant. 30
- Bridascant. 200
- Cable de cobrecant. 5
- Luces LEDcant. 100
- Soportes para pilascant. 30
- Pinzas de cocodrilocant. 30
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de trabajocant. 6
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 4
- Juego de mopcant. 3
- Cubos de limpiezacant. 3
- Paños de microfibracant. 30
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y las inscripciones con varios días de margen. Así puedes asignar cada plaza del taller, recoger las preferencias dietéticas y calcular mesas, sillas, vasos y comida sin improvisar.
- Prueba todas las máquinas de demostración antes de abrir las puertas y prepara los materiales de cada taller por separado. Una prueba completa evita descubrir ese mismo día que falta una herramienta, un cable o una pieza.
- Coloca las instrucciones de seguridad en la recepción y en cada estación del taller. Añade señalización visible hacia las máquinas, el mostrador de acreditaciones, las mesas y las salidas para que los visitantes no dependan de indicaciones constantes.
- Monta primero las estaciones, las mesas y las sillas; después conecta proyector, pantalla, altavoces y micrófono. Asegura los cables con antelación y deja libres los recorridos hacia la recepción y las zonas de trabajo.
- Prepara la restauración cerca del inicio del evento, pero enfría las bebidas antes de que llegue el público. Cuenta también con termos, tazas de café, bandejas y utensilios de servicio, porque suelen quedarse fuera de la compra principal.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de Fablab?
- Empieza como mínimo varias semanas antes para definir el programa, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones. Reserva los últimos días para probar máquinas, imprimir material, preparar acreditaciones y confirmar la restauración.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para los talleres del Fablab?
- Ciérralas varios días antes del evento, cuando ya puedas asignar las plazas y preparar los materiales de cada estación. Ese plazo también permite revisar las preferencias dietéticas y ajustar mesas, sillas y comida.
- ¿Qué hay que revisar antes de abrir un Fablab al público?
- Haz un control de seguridad justo antes de recibir a los visitantes: prueba las máquinas, revisa cables y regletas, comprueba las instrucciones y confirma que cada estación está preparada. Reserva al menos 30 minutos para esta revisión final.
- ¿Cuándo se monta la señalización y la recepción?
- Coloca la señalización y monta el mostrador de recepción durante el montaje final, después de distribuir mesas y sillas. Deja todo listo al menos 30 minutos antes de la apertura para poder corregir recorridos o carteles mal situados.
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