Cómo organizar un taller de Excel sin contratiempos
Un taller de Excel funciona cuando la preparación sigue un orden claro: primero aseguras la sala y las inscripciones, después cierras el programa y los ejercicios, y al final pruebas toda la parte técnica. El mayor riesgo no suele ser el contenido, sino llegar con archivos sin comprobar, portátiles descargados o adaptadores que faltan. Este plan te ayuda a coordinar participantes, aula, materiales, práctica y pausas sin improvisar el día del taller.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Crear formulario de inscripción
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Confirmar participantes
- 7
Crear la lista de participantes
- 8
Definir la distribución de la sala
2 personas
- 9
Desarrollar el programa
- 10
Seleccionar ejercicios de Excel
- 11
Preparar los archivos de práctica
- 12
Probar los archivos de práctica
2 personas
- 13
Imprimir handouts
- 14
Preparar tarjetas de nombre
- 15
Elaborar la lista de la compra
- 16
Comprobar la técnica y los materiales
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Comprar bebidas frías
- 19
Cargar los portátiles
2 personas
- 20
Guardar los archivos localmente
- 21
Montar la sala y la técnica
3 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 23
Preparar los portátiles
2 personas
- 24
Preparar café y té
2 personas
- 25
Preparar el buffet de almuerzo
2 personas
- 26
Configurar el registro de nombres
Evento
- 27
Recepción de participantes
2 personas
- 28
Explicar el programa y el método de trabajo
- 29
Presentar conceptos básicos de Excel
- 30
Servir la pausa para el café
2 personas
- 31
Guiar los ejercicios
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
- 33
Servir el bufé de cena
3 personas
- 34
Servir comidas especiales
- 35
Demostrar funciones avanzadas
- 36
Comentar los ejercicios
2 personas
- 37
Responder las últimas preguntas
- 38
Retirar materiales
2 personas
- 39
Apagar y recoger los portátiles
2 personas
- 40
Guardar los sobrantes en frío
Seguimiento
- 41
Recoger la sala
3 personas
- 42
Lavar la vajilla
2 personas
- 43
Recoger la basura
2 personas
- 44
Empacar el equipo
2 personas
- 45
Limpiar la sala
2 personas
- 46
Resguardar los archivos de participantes
- 47
Devolver el material prestado
2 personas
- 48
Recoger las compras sobrantes
- 49
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Mesa del profesorado
- Perchero
Equipo
- Portátilescant. 20
- Ratones de computadoracant. 20
- Cargadores de portátilcant. 20
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Regletascant. 6
- Enrollacablescant. 3
- Presentador inalámbrico
- Router wifi
Oficina
- Pizarra blanca
- Atril de papelógrafo
- Bloc de rotafoliocant. 2
- Bloc de notascant. 24
- Bolígrafoscant. 30
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Carpetas de anillascant. 24
- Notas adhesivascant. 10
- Rotuladores para pizarracant. 2
Documentación
- Folletoscant. 24
Vajilla
- Tazas de cafécant. 30
- Vasos para aguacant. 30
- Platoscant. 30
- Tenedorescant. 30
- Cuchilloscant. 30
- Cucharascant. 30
- Bandejas de serviciocant. 4
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharonescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Palangana para lavar
- Escoba y recogedor
- Fregona
- Paños de microfibracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por la sala y las inscripciones: reserva el espacio antes de enviar invitaciones y deja entre 7 y 14 días para gestionar respuestas, preferencias dietéticas y confirmaciones.
- Cierra el contenido antes de preparar los archivos: selecciona ejercicios que encajen con el programa y prueba cada archivo en los portátiles que usarán los participantes al menos 3 días antes.
- Calcula un puesto de trabajo por participante y comprueba también ratones, cargadores, regletas, cable HDMI, adaptadores y conexión wifi; un solo adaptador incompatible puede retrasar todo el inicio.
- Prepara la sala con antelación: coloca mesas y sillas, reserva una mesa para el profesorado y deja visibles las tarjetas de nombre, folletos, blocs y bolígrafos al menos 60 minutos antes.
- No dejes la logística de comida para el último momento: compra las bebidas frías y los productos del buffet según el número confirmado, y carga los portátiles y guarda los archivos localmente la víspera.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de Excel?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva la sala primero, abre las inscripciones y deja los últimos 3 días para confirmar asistentes, probar archivos y revisar la técnica.
- ¿Cuántos ejercicios de Excel necesito preparar?
- Prepara entre 3 y 5 ejercicios principales para una jornada, con archivos de práctica ya terminados y una versión de respaldo. Prueba cada uno en los portátiles al menos 3 días antes.
- ¿Cuándo debo confirmar a los participantes del taller?
- Cierra la lista entre 5 y 7 días antes del taller. Así puedes ajustar la distribución de la sala, imprimir los materiales, comprar bebidas y preparar el buffet según el número real.
- ¿Qué debo comprobar de la tecnología antes de un taller de Excel?
- Haz una prueba completa 1 o 2 días antes: enciende todos los portátiles, abre los archivos localmente, comprueba el proyector, la pantalla, el HDMI, los adaptadores, las regletas y el wifi.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!