Cómo organizar una feria para bebés sin perder el control

Una feria para bebés combina expositores, charlas, zonas de atención y visitantes con necesidades muy concretas. Empieza fijando la fecha y abriendo las inscripciones; después confirma participantes, puestos, ponentes y programa antes de pedir materiales o catering. La última semana debe servir para cerrar dietas, acreditaciones, reservas y la información que recibirán expositores y visitantes. El día anterior, revisa especialmente la carga, la refrigeración y el montaje de mesas, stands y zonas infantiles.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha de la feria
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir inscripciones
4
Confirmar participantes
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Preparar la lista de expositores
2 personas
7
Asignar puestos
2 personas
8
Elaborar el programa
2 personas
9
Confirmar ponentes
10
Hacer reservas
11
Pedir el catering
2 personas
12
Encargar material impreso
13
Preparar acreditaciones
2 personas
14
Enviar por correo la información para visitantes
15
Enviar por correo la sesión informativa para expositores
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Reunir los materiales
3 personas
18
Hacer la compra
2 personas
19
Comprar productos refrigerados
2 personas
20
Clasificar la decoración
2 personas

Evento

21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Despejar la zona de carga
3 personas
23
Montar mesas y sillas
4 personas
24
Montar stands de feria
6 personas
25
Montar el mostrador de información
2 personas
26
Montar la zona de cambio de pañales
2 personas
27
Preparar el área de alimentación
2 personas
28
Montar el rincón infantil
2 personas
29
Colgar la señalización
2 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Probar el equipo de sonido
2 personas
32
Preparar café y té
2 personas
33
Preparar los aperitivos
3 personas
34
Recibir a los expositores
3 personas
35
Ayudar a los expositores a montar
4 personas
36
Atender la mesa de registro
2 personas
37
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
38
Repartir el programa
2 personas
39
Coordinar el rincón infantil
2 personas
40
Comprobar la zona de cambio de pañales
41
Comprobar el área de alimentación
42
Servir café y té
2 personas
43
Servir aperitivos
2 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
46
Comprobar los baños
47
Reponer existencias
2 personas
48
Anunciar los talleres
49
Apoyar los talleres
2 personas
50
Coordinar el punto de fotos
51
Registrar objetos perdidos
52
Despedir a los visitantes
2 personas
53
Permitir que los expositores desmonten
3 personas

Seguimiento

54
Recoger el catering
3 personas
55
Lavar la vajilla
2 personas
56
Recoger la basura
3 personas
57
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
58
Retirar la decoración
2 personas
59
Limpiar el lugar
4 personas
60
Contar los materiales
2 personas
61
Devolver el material alquilado
2 personas
62
Guardar el stock sobrante
2 personas
63
Gestionar objetos perdidos
64
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paneles para la feriacant. 24
Mesas altascant. 24
Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mesas de maquillajecant. 3
Percheroscant. 4
Armarios de almacenamientocant. 4
Sillones loungecant. 4
Sillas para niñoscant. 4
Mesas para cambiar pañalescant. 3
Tronascant. 4
Postes de delimitacióncant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Estaciones de cargacant. 2
Cajas de cajacant. 2

Cocina

Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas para servircant. 8
Contenedores frigoríficoscant. 4

Decoración

Arcos de globoscant. 2
Globoscant. 150
Mantelescant. 36
Arreglos floralescant. 8
Photowall
Guirnaldas decorativascant. 12
Carteles de standcant. 24
Portaetiquetascant. 30
Pizarrascant. 6
Decoración de mesacant. 12
Juguetescant. 30
Colchonetas de juegocant. 6
Libros para bebéscant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 8
Lámparas de escritoriocant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradora
Escobas de manocant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Artículos de papel

Folletos del programacant. 300
Tarjetas de nombrecant. 100
Pulserascant. 300
Formularios de inscripcióncant. 150
Tarjetas de feedbackcant. 150
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 8
Bloc de notascant. 12
Papel A4cant. 2
Cinta adhesivacant. 12
Etiquetascant. 300
Pegatinas de flechascant. 40

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Señales de salida de emergenciacant. 6
Cinta de balizamientocant. 4
Mantas ignífugascant. 2

Otros

Carritos de manocant. 2
Cajas de almacenajecant. 12
Maletines de herramientascant. 2
Tijerascant. 12
Bridascant. 200
Baterías de repuestocant. 24
Paragüeroscant. 2

Consejos

Cierra las inscripciones y confirma a cada expositor con al menos 10 días de margen. Así puedes asignar puestos, preparar acreditaciones y corregir cambios antes de encargar el material impreso.
Envía el programa y la información práctica a visitantes y expositores entre 5 y 7 días antes. Incluye horarios, acceso, ubicación de los puestos y cualquier indicación sobre reservas o sesiones.
Pide el catering cuando tengas el número confirmado de asistentes y recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Compra los productos refrigerados lo más cerca posible del evento y mantenlos en neveras hasta el servicio.
Reserva una franja de montaje de al menos 3 horas. Primero despeja la zona de carga; después coloca mesas y sillas, monta los stands y termina con el mostrador de información, la señalización y los equipos.
Haz una prueba técnica antes de abrir: comprueba micrófonos, altavoces, portátil, proyector, pantalla y cables. Deja regletas y alargadores preparados, y revisa que haya zonas útiles para cambiar pañales, sentar a niños y colocar tronas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria para bebés?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá varios expositores y ponentes. Reserva el espacio y publica la fecha al principio; deja las confirmaciones, el programa y el catering cerrados durante la última semana.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones para una feria para bebés?: Ábrelas en cuanto publiques la fecha, idealmente 4 o 5 semanas antes. Cierra el registro al menos 10 días antes para confirmar participantes, puestos, necesidades dietéticas y aforo.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar una feria para bebés?: Calcula como mínimo 3 horas para despejar la carga, montar mobiliario, stands y recepción, y probar el equipo. Si hay muchas mesas o más de una sala, añade entre 60 y 90 minutos.
¿Cuándo hay que pedir el catering para una feria para bebés?: Pídelo entre 7 y 10 días antes, cuando ya conozcas el número de asistentes y las dietas. Confirma la entrega el día anterior y conserva los productos refrigerados en neveras hasta que se sirvan.

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