Checklist para organizar una feria para bebés sin olvidos
Organizar una feria para bebés implica coordinar expositores, ponentes, visitantes y muchas necesidades prácticas en un mismo día. Esta checklist reúne 64 tareas y 87 materiales, desde publicar la fecha y abrir las inscripciones hasta montar los stands y el mostrador de información. La planificación funciona mejor si cierras primero participantes y programa, y dejas el montaje y los productos refrigerados para los últimos días. También encontrarás los puntos que suelen llegar tarde: preferencias dietéticas, acreditaciones, sesiones informativas y la zona de carga.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar la fecha de la feria
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Confirmar participantes
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Asignar puestos
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
Hacer reservas
Pedir el catering
2 personas
Encargar material impreso
Preparar acreditaciones
2 personas
Enviar por correo la información para visitantes
Enviar por correo la sesión informativa para expositores
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar stands de feria
6 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la zona de cambio de pañales
2 personas
Preparar el área de alimentación
2 personas
Montar el rincón infantil
2 personas
Colgar la señalización
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Ayudar a los expositores a montar
4 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Coordinar el rincón infantil
2 personas
Comprobar la zona de cambio de pañales
Comprobar el área de alimentación
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Reponer existencias
2 personas
Anunciar los talleres
Apoyar los talleres
2 personas
Coordinar el punto de fotos
Registrar objetos perdidos
Despedir a los visitantes
2 personas
Permitir que los expositores desmonten
3 personas
Seguimiento
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Paneles para la feriacant. 24
- Mesas altascant. 24
- Mesas plegablescant. 12
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de maquillajecant. 3
- Percheroscant. 4
- Armarios de almacenamientocant. 4
- Sillones loungecant. 4
- Sillas para niñoscant. 4
- Mesas para cambiar pañalescant. 3
- Tronascant. 4
- Postes de delimitacióncant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Micrófonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Estaciones de cargacant. 2
- Cajas de cajacant. 2
Cocina
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas para servircant. 8
- Contenedores frigoríficoscant. 4
Decoración
- Arcos de globoscant. 2
- Globoscant. 150
- Mantelescant. 36
- Arreglos floralescant. 8
- Photowall
- Guirnaldas decorativascant. 12
- Carteles de standcant. 24
- Portaetiquetascant. 30
- Pizarrascant. 6
- Decoración de mesacant. 12
- Juguetescant. 30
- Colchonetas de juegocant. 6
- Libros para bebéscant. 20
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 8
- Lámparas de escritoriocant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Aspiradora
- Escobas de manocant. 3
- Guantes de limpiezacant. 12
- Dispensadores de desinfectantecant. 8
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
Artículos de papel
- Folletos del programacant. 300
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Pulserascant. 300
- Formularios de inscripcióncant. 150
- Tarjetas de feedbackcant. 150
- Bolígrafoscant. 40
- Portapapelescant. 8
- Bloc de notascant. 12
- Papel A4cant. 2
- Cinta adhesivacant. 12
- Etiquetascant. 300
- Pegatinas de flechascant. 40
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Señales de salida de emergenciacant. 6
- Cinta de balizamientocant. 4
- Mantas ignífugascant. 2
Otros
- Carritos de manocant. 2
- Cajas de almacenajecant. 12
- Maletines de herramientascant. 2
- Tijerascant. 12
- Bridascant. 200
- Baterías de repuestocant. 24
- Paragüeroscant. 2
Consejos
- Publica la fecha y abre las inscripciones con al menos 6 semanas de antelación. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, preparar la lista de expositores y detectar necesidades de accesibilidad o alimentación.
- Cierra expositores, puestos y ponentes entre 3 y 4 semanas antes. Envía entonces el programa y la sesión informativa para expositores, incluyendo horarios de llegada, carga y montaje.
- Recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering y confirma el número final 5 días antes. No dejes para el último momento las tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y equipos de café o té.
- Reserva las mesas para cambiar pañales, sillas infantiles y tronas desde el principio. Son elementos fáciles de olvidar porque no forman parte del mobiliario habitual de una feria, pero determinan la comodidad de las familias.
- Programa el montaje en dos fases: despeja la zona de carga al abrir la ubicación y monta primero mesas, sillas y stands; después instala el mostrador, la señalización y los equipos. Comprueba micrófonos, altavoces, proyector, pantalla, cables y regletas antes de recibir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria para bebés?
- Empieza al menos 6 semanas antes para publicar la fecha, enviar invitaciones y abrir las inscripciones. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar participantes, cerrar el programa y encargar el material impreso.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria para bebés?
- Confírmalos entre 3 y 4 semanas antes del evento. En ese momento puedes asignar los puestos, preparar acreditaciones y enviarles la información de montaje y horarios.
- ¿Cuándo se encarga el catering para una feria para bebés?
- Pide el catering cuando conozcas las inscripciones y hayas recogido las preferencias dietéticas, normalmente entre 10 y 14 días antes. Confirma las cantidades definitivas 5 días antes y compra los productos refrigerados cerca de la fecha del evento.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria para bebés?
- Reserva al menos 3 horas para el montaje si hay varios stands, mobiliario infantil y equipos audiovisuales. Abre la ubicación con margen para despejar la zona de carga, colocar mesas y sillas, montar los stands y probar sonido y proyección antes de la apertura.
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