Cómo organizar un festival de jazz sin perder el control

Un festival de jazz se organiza en capas: primero cierras el programa y la información de los artistas, después resuelves inscripciones, derechos musicales y necesidades técnicas. Cuando el contenido está confirmado, puedes calcular sillas, mesas, bebidas, catering y personal de acceso. La última semana sirve para imprimir programas, preparar pulseras, probar pagos y revisar instrumentos, cables y sonido. El día del festival, separa recepción de artistas, control de acceso, barra y montaje para que no recaiga todo en una sola persona.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la página del festival
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Gestionar inscripciones
2 personas
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Confirmar el programa de artistas
2 personas
6
Recopilar información de los artistas
7
Preparar la recepción de artistas
2 personas
8
Inventariar los instrumentos musicales
2 personas
9
Comprobar los derechos de música
10
Mandar imprimir los programas
11
Preparar las pulseras
12
Hacer reservas
13
Pedir el catering
14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
15
Hacer la compra
3 personas
16
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
17
Preparar aperitivos
4 personas
18
Preparar el punto de café
2 personas
19
Preparar las provisiones del bar
3 personas
20
Probar la caja registradora y los medios de pago
2 personas
21
Preparar efectivo
22
Preparar el control de acceso
2 personas
23
Dejar el recinto limpio
3 personas
24
Montar mesas
4 personas
25
Colocar las sillas
4 personas
26
Despejar la zona del escenario
3 personas
27
Montar el equipo de música
4 personas
28
Conectar los micrófonos
2 personas
29
Preparar los instrumentos
3 personas
30
Realizar la prueba de sonido
3 personas
31
Colgar la iluminación
3 personas
32
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
33
Montar la entrada
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Colocar señales de ruta
2 personas
36
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
37
Comprobar los baños
2 personas
38
Preparar los materiales de primeros auxilios

Evento

39
Recibir a los artistas
2 personas
40
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
41
Controlar el acceso
3 personas
42
Repartir programas
2 personas
43
Repartir pulseras
2 personas
44
Acompañar a los artistas
2 personas
45
Anunciar las actuaciones
46
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
47
Comprobar el nivel de sonido
48
Abrir el bar
3 personas
49
Servir las bebidas
4 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
56
Llevar el inventario
57
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
58
Registrar objetos perdidos
59
Coordinar la última actuación
3 personas
60
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

61
Cerrar el bar
3 personas
62
Cerrar la caja
2 personas
63
Refrigerar los sobrantes
2 personas
64
Empacar instrumentos
3 personas
65
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
66
Desmontar la iluminación
3 personas
67
Desmontar el mobiliario
4 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Recoger la basura
4 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Limpiar los baños
2 personas
73
Comprobar los materiales
2 personas
74
Devolver los objetos prestados
2 personas
75
Retirar los residuos
2 personas
76
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 10
Mesas altascant. 6
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 12
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 2
Carros plegablescant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Copas de cervezacant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces del escenariocant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Auricularescant. 2
Portátil

Iluminación

Lámparas LED para exteriorescant. 8
Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas de piecant. 4
Bateríascant. 24

Decoración

Telones de fondo del escenariocant. 2
Mantelescant. 16
Carteles del menúcant. 6
Carteles de rutacant. 12
Globoscant. 100
Ganchos adhesivoscant. 40
Números de mesacant. 16

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 6
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Cestas de pancant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 20
Extintorescant. 2

Artículos de papel

Programascant. 250
Pulserascant. 250
Vales de consumocant. 1500
Pegatinas con nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 20

Otros

Maletines de herramientascant. 2
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 8
Paraguascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa de artistas antes de imprimir nada. Pide con al menos 10 días de antelación los nombres definitivos, horarios, necesidades técnicas y datos de facturación; un cambio tardío afecta al programa y a la prueba de sonido.
Haz las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Revisa la lista 72 horas antes para ajustar el catering y separar opciones vegetarianas, alergias y necesidades especiales.
Programa una prueba técnica completa, no solo una comprobación de sonido. Reserva al menos 90 minutos para revisar mesa de mezclas, monitores, micrófonos, cajas DI, cables y alimentación eléctrica.
Prepara bebidas, café y aperitivos por zonas antes de abrir las puertas. Deja las bebidas frías listas y prueba la caja registradora, los medios de pago y el efectivo al menos 2 horas antes del inicio.
Monta primero el escenario y las rutas de acceso, y después coloca mesas y sillas. Haz una revisión final 30 minutos antes: pulseras, programas, percheros, iluminación, limpieza y una persona asignada a cada punto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de jazz?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar artistas, recinto, derechos musicales e inscripciones. Reserva las últimas 2 semanas para imprimir programas, preparar pulseras, cerrar el catering y comprobar el equipo.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido de un festival de jazz?: Hazla el mismo día, como mínimo 90 minutos antes de la llegada del público. Si participan varios grupos, añade entre 30 y 45 minutos por cambio de formación o configuración técnica.
¿Cuánta bebida se calcula por persona en un festival de jazz?: Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y después aproximadamente 1 por hora, ajustando según la duración y el tipo de público. Añade agua suficiente y prepara café y bebidas sin alcohol desde la apertura.
¿Cuándo se prepara el catering para un festival de jazz?: Confirma el número final de asistentes y las dietas 72 horas antes. Deja aperitivos, vajilla, pinzas y bandejas preparados el mismo día, y coloca el punto de café y el servicio de bebidas antes de abrir el acceso.

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