Checklist para organizar un espectáculo de acrobacias

Organizar un espectáculo de acrobacias exige coordinar mucho más que el equipo artístico. Antes de anunciarlo, debes cerrar la ubicación, los permisos, el seguro, el aforo y el plan de seguridad. Después vienen la producción técnica, el control del público, la atención sanitaria y la información para asistentes. Esta checklist reúne 75 tareas y 66 materiales para avanzar en el orden adecuado y llegar al día del espectáculo con el recinto preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir la ubicación y el área de juego
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Contratar equipo de acrobacias
2 personas
Reservar producción técnica
2 personas
Gestionar el seguro para el espectáculo de acrobacias
Elaborar un plan de seguridad
3 personas
Hacer un análisis de riesgos con el coordinador de acrobacias
3 personas
Definir escenarios de emergencia y evacuación
3 personas
Establecer la capacidad del público
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Reservar seguridad y controladores de tráfico
2 personas
Reservar personal de primeros auxilios
2 personas
Definir definitivamente el programa de acrobacias
3 personas
Preparar la música y los textos de anuncio
2 personas
Enviar información al público
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
Confirmar materiales y alquileres
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar vehículos de acrobacia
3 personas
Preparar la reunión técnica
2 personas

Evento

Habilitar el acceso al recinto
4 personas
Realizar la inspección de seguridad
4 personas
Delimitar las zonas para el público
5 personas
Colocar las barreras
5 personas
Descargar material de acrobacias
5 personas
Preparar vehículos de acrobacias
5 personas
Colocar esterillas de caída y material de protección
5 personas
Colocar los equipos de seguridad contra incendios
3 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Montar la iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Dar la sesión informativa al equipo de acrobacias
6 personas
Realizar briefing de seguridad
5 personas
Dar la sesión informativa al personal
8 personas
Abrir la entrada del público
4 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Guiar al público a las gradas
5 personas
Preparar bebidas y snacks
3 personas
Abrir el espectáculo de acrobacias
2 personas
Realizar números de acrobacia
12 personas
Vigilar las zonas de seguridad
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Coordinar la zona de fotos y vídeo
2 personas
Preparar el programa de la noche
5 personas
Realizar los actos de la noche
12 personas
Operar el espectáculo de luces
2 personas
Supervisar los flujos de público
5 personas
Servir la última ronda
3 personas
Cerrar el show
2 personas
Acompañar al público de forma segura
6 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

Asegurar material de acrobacias
5 personas
Aparcar y cerrar los vehículos
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Retirar las barreras
5 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Comprobar daños y objetos abandonados
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Devolver material de acrobacias
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Entregar la ubicación
3 personas
Archivar el material fotográfico y de vídeo
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 12
Mesas altascant. 8
Sillascant. 120
Mesa de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 12

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonoscant. 4
Mesa de mezclas
Soportes para altavocescant. 4
Cables alargadorescant. 12
Enrollacablescant. 4
Distribuidor de corrientecant. 4
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 2
Portátilescant. 2
Terminales de pagocant. 3
Estaciones de cargacant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Lámparas de obracant. 6
Linternascant. 8

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 40
Conos de tráficocant. 30
Cinta de balizamientocant. 8
Señales de advertenciacant. 12
Chalecos reflectantescant. 20
Protección auditivacant. 150
Extintorescant. 8
Mantas ignífugascant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Botellas de lavaojoscant. 4
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 6

Material deportivo

Colchonetas de caídacant. 8
Crashpadscant. 4
Alfombrillas de proteccióncant. 12
Rampa para acrobaciascant. 2
Barriles de acrobaciascant. 12
Muñecos de acrobaciacant. 4
Trampolinescant. 2
Alfombrillas para cablescant. 20
Cascos de repuestocant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejascant. 6
Pinzascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 180
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Cuencoscant. 24

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Banderas del eventocant. 12
Carteles direccionalescant. 15
Pósteres del programacant. 20

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la ubicación y el área de juego: mide la superficie disponible, define por dónde entran los vehículos de acrobacias y separa físicamente al público de la zona de actuación con vallas y señalización.
No dejes los permisos, el seguro ni el análisis de riesgos para la última semana. Coordina la revisión con el responsable de acrobacias y documenta también las rutas de evacuación, los puntos de reunión y los escenarios de emergencia.
Reserva la producción técnica con tiempo y comprueba que incluye equipo de sonido, micrófonos, mesa de mezclas, focos, trípodes, cables alargadores y distribución eléctrica. Programa una reunión técnica antes del evento para revisar conexiones y necesidades de los vehículos.
Define el aforo antes de enviar las invitaciones y organiza el registro en una mesa de acceso. Recoge las preferencias dietéticas al inscribirse y pide el catering con el número actualizado de asistentes, no con una estimación inicial.
Haz la inspección de seguridad antes de abrir el recinto: revisa colchonetas de caída, crashpads, extintores, botiquines, lavaojos, iluminación de emergencia y el estado del suelo. Mantén libres las rutas de evacuación y coloca a seguridad, primeros auxilios y controladores de tráfico en sus puestos antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de acrobacias?: Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas contratar artistas, producción técnica, seguros y personal de seguridad. Reserva cuanto antes la ubicación y el equipo de acrobacias; el programa definitivo puede cerrarse después, pero debe estar confirmado antes de preparar la información al público.
¿Qué permisos hacen falta para un espectáculo de acrobacias?: Depende del recinto y de la normativa local, pero debes comprobar los permisos y las notificaciones exigidos antes de anunciar el espectáculo. Haz esta verificación como mínimo 6 semanas antes y guarda por escrito las confirmaciones junto con el seguro y el plan de seguridad.
¿Cómo se calcula el aforo de un espectáculo de acrobacias?: El aforo debe basarse en el espacio disponible, las zonas de seguridad, las rutas de evacuación y la capacidad de los accesos, no solo en los metros cuadrados para espectadores. Fíjalo antes de abrir las inscripciones y deja margen para separar al público de la zona de juego.
¿Cuándo se hace la inspección de seguridad?: Realízala el mismo día, antes de habilitar el acceso del público y después de montar vallas, equipos, iluminación y materiales deportivos. Haz una segunda comprobación justo antes del inicio para confirmar que las rutas siguen despejadas y que el personal conoce sus funciones.

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