Checklist para organizar una formación en mediación
Una formación en mediación necesita más preparación que una simple reunión: hay que coordinar participantes, formadores, casos prácticos y materiales para el trabajo en grupo. Empieza fijando la fecha, reservando el espacio y cerrando el programa antes de enviar las invitaciones. Después controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y la información logística. El día anterior, deja preparados los materiales por mesa y prueba la presentación; así evitarás perder tiempo al comenzar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha de entrenamiento
Reservar ubicación de entrenamiento
Confirmar a los entrenadores
Elaborar el programa
2 personas
Crear lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Enviar confirmaciones de inscripción
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Calcular las cantidades de catering
Comprobar el material de entrenamiento
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
Preparar tarjetas de nombre
Preparar los casos
2 personas
Distribuir los juegos de rol
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Montar mesas
2 personas
Colocar las sillas en círculo
2 personas
Montar las mesas de descanso
Probar la presentación
2 personas
Preparar los materiales por mesa
2 personas
Preparar la mesa de recepción
Evento
Registrar a los participantes
2 personas
Dar la bienvenida y explicar el programa
Discutir los objetivos del entrenamiento
Explicar el modelo de mediación
Guiar el ejercicio de escucha activa
2 personas
Organizar la pausa del café
2 personas
Rellenar las bebidas
Coordinar juegos de rol
3 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Reponer el bufé y las bebidas
2 personas
Guiar el estudio de caso en profundidad
2 personas
Coordinar las rondas de feedback
2 personas
Fijar citas de seguimiento
Gestionar el cierre
Seguimiento
Recoger hojas de trabajo y materiales
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Separar y desechar los residuos
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
2 personas
Apagar el equipo
Guardar materiales
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Enviar la información de los participantes
Archivar el material de formación
Devolver los objetos prestados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Atril de papelógrafo
- Mesas de descansocant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMI
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Presentador inalámbrico
Vajilla
- Tazas de cafécant. 24
- Vasos para aguacant. 24
- Platoscant. 24
- Cubiertoscant. 24
Cocina
- Cafetera
- Hervidor de agua
- Termoscant. 3
- Bandejas de serviciocant. 4
- Cucharonescant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Neveras portátilescant. 2
Material de formación
- Bloc de rotafoliocant. 2
- Rotuladorescant. 24
- Post-itscant. 6
- Bolígrafoscant. 24
- Bloc de notascant. 24
- Tarjetas de nombrecant. 24
- Carpetas de casoscant. 8
- Carpetas de trabajocant. 24
- Números de mesacant. 6
Decoración
- Mantelescant. 6
- Portatarjetas de nombrecant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Cepillos para fregarcant. 2
- Paños de microfibracant. 6
- Portabolsas de basura
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los formadores antes de elaborar el programa. Reserva al menos 3 semanas para gestionar inscripciones, enviar confirmaciones y recoger preferencias dietéticas.
- Envía a cada participante la información práctica con varios días de antelación: horario, ubicación, qué debe llevar y cómo se desarrollarán los casos y juegos de rol.
- Prepara un paquete por mesa con hojas de trabajo, bolígrafos, notas adhesivas, rotuladores y el material de los casos. Contar las mesas y los participantes el día anterior evita imprimir o repartir de menos.
- Calcula el catering según la asistencia confirmada, no según una estimación inicial. Para una jornada completa, prevé pausas de café y agua durante todo el día, y comprueba con tiempo las necesidades dietéticas.
- Llega al menos 90 minutos antes para ventilar el espacio, colocar las sillas en círculo, montar las mesas de descanso y probar portátil, proyector, pantalla, HDMI, alargadores y regletas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación en mediación?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Ese margen permite reservar el espacio, confirmar a los formadores, cerrar el programa, gestionar inscripciones y ajustar el catering a la asistencia real.
- ¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?
- Envíala entre 5 y 7 días antes de la formación, cuando ya estén confirmadas la ubicación, el horario y la dinámica de trabajo. Si cambia algún dato, manda una actualización el día anterior.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva al menos 90 minutos antes del inicio. Necesitarás tiempo para ventilar, colocar las sillas en círculo, preparar las mesas, distribuir los materiales y comprobar la presentación.
- ¿Qué materiales hacen falta para los casos y juegos de rol?
- Prepara las carpetas de casos, las hojas de trabajo, las tarjetas de nombre, los bolígrafos, los blocs de notas, los post-its y los rotuladores. Ten un juego completo por mesa y algunas unidades de repuesto.
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