Checklist para organizar una formación en liderazgo
Una formación en liderazgo necesita más preparación que reservar una sala y preparar una presentación. Debes cerrar el programa, controlar las inscripciones, recoger las preferencias dietéticas y tener listos los materiales para cada participante. La logística del día incluye montar las mesas, probar el portátil y el proyector, preparar los rotafolios y organizar café, té y comidas. Esta checklist reúne las 48 tareas y 41 materiales del plan en el orden adecuado para que no llegues tarde a los detalles que suelen olvidarse.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar sala de formación
Elaborar el programa de entrenamiento
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Determinar las cantidades del catering
Pedir materiales de entrenamiento
Preparar presentaciones y hojas de trabajo
2 personas
Preparar las dinámicas
2 personas
Rellenar las tarjetas identificativas
Enviar información a los participantes
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Probar el portátil y las presentaciones
2 personas
Abrir el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Preparar los rotafolios
2 personas
Repartir carpetas de trabajo
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Refrigerar el almuerzo y la cena
2 personas
Montar la mesa de recepción
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Explicar el programa y los objetivos
Guiar la actividad de presentación
2 personas
Presentar estilos de liderazgo
Servir bebidas del descanso
2 personas
Guiar los casos prácticos
2 personas
Guiar la actividad de reflexión
2 personas
Servir la cena
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar las sesiones de feedback
3 personas
Crear planes de acción personales
2 personas
Debatir los planes de acción en plenario
Dirigir la ronda final de preguntas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Enfriar la comida sobrante
2 personas
Devolver los objetos prestados
Enviar el material para participantes digitalmente
Archivar el registro de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 25
- Mesa de recepción
- Perchero
Vajilla
- Tazas de cafécant. 30
- Vasos para aguacant. 30
- Platoscant. 30
- Cubiertoscant. 30
- Bandejas de serviciocant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clic de presentación
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Reloj de pared
Cocina
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Cucharonescant. 4
- Pinzas de servircant. 3
Material de formación
- Atriles para rotafolioscant. 2
- Blocs de papel para rotafoliocant. 4
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Cuadernoscant. 25
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladorescant. 24
- Post-itscant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Carpetas de trabajocant. 25
- Sobrescant. 30
- Cinta de carrocerocant. 3
- Temporizadorcant. 2
Decoración
- Mantelescant. 6
Limpieza
- Cubo de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Papelelerascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones: así los participantes reciben desde el principio los horarios, los bloques de trabajo y la información práctica correcta.
- Deja al menos 7 días para gestionar las inscripciones y actualizar la lista de participantes. Usa esa lista para calcular el catering y preparar las tarjetas identificativas, carpetas, cuadernos y bolígrafos.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, presentaciones, proyector, pantalla, clic de presentación, cables alargadores y regletas. Guarda también las presentaciones en una segunda ubicación.
- Prepara la sala con tiempo suficiente para colocar mesas y sillas, montar la recepción, distribuir las carpetas y dejar listos los rotafolios. Reserva al menos 60 minutos antes de la llegada para esta puesta a punto.
- Compra y reúne los materiales después de comprobar la lista, no el mismo día de la formación. Refrigera el almuerzo y la cena con antelación y calcula las bebidas según el número final de participantes, incluidas las preferencias dietéticas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación en liderazgo?
- Empieza a reservar la sala y elaborar el programa al menos 4 semanas antes. Envía las invitaciones con 2 o 3 semanas de margen y cierra la lista de participantes aproximadamente 7 días antes para ajustar el catering y los materiales.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de una formación en liderazgo?
- Prueba el portátil, el proyector y las presentaciones, reúne los materiales y revisa la lista de la compra. También conviene preparar las tarjetas identificativas, las carpetas de trabajo y cualquier dinámica que vaya a utilizarse.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que abrir la sala de formación?
- Abre el espacio al menos 60 minutos antes de la llegada de los participantes. Ese margen permite colocar mesas y sillas, conectar el equipo, preparar los rotafolios, montar la recepción y dejar listo el café y el té.
- ¿Cómo calcular el catering para una formación en liderazgo?
- Usa la lista definitiva de participantes y añade las preferencias dietéticas recogidas durante la inscripción. Calcula por separado las raciones de almuerzo, cena, café, té y agua, y confirma las cantidades entre 3 y 5 días antes del evento.
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