Cómo organizar una formación en habilidades de coaching
Organiza esta formación en cuatro fases: define el programa, confirma a los participantes, prepara la sala y ejecuta una recepción clara. Empieza por los ejercicios y casos, porque determinan la duración, los cuadernos de trabajo y las tarjetas de práctica que necesitarás. Después cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de calcular el catering. El día de la formación, prueba la presentación, monta el registro y deja listo el café antes de que llegue la primera persona.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Elaborar la lista de participantes
- 5
Reservar sala de formación
- 6
Calcular las cantidades de catering
- 7
Desarrollar el programa de formación
2 personas
- 8
Seleccionar ejercicios y casos
2 personas
- 9
Preparar los cuadernos de trabajo
2 personas
- 10
Imprimir cuadernos de trabajo
- 11
Preparar las tarjetas de práctica
2 personas
- 12
Completar las credenciales
- 13
Informar a los participantes
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Enfriar bebidas
- 16
Comprobar el espacio
2 personas
- 17
Montar mesas
3 personas
- 18
Preparar las sillas
2 personas
- 19
Probar la presentación
2 personas
- 20
Preparar el material de formación
2 personas
- 21
Montar la mesa de registro
- 22
Preparar café y té
2 personas
Evento
- 23
Recepción de participantes
3 personas
- 24
Registrar la asistencia
2 personas
- 25
Hacer la presentación
2 personas
- 26
Explicar el modelo de coaching
- 27
Coordinar el ejercicio
3 personas
- 28
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 29
Rellenar las bebidas
- 30
Coordinar juegos de rol
3 personas
- 31
Montar el bufé de cena
3 personas
- 32
Servir la cena
3 personas
- 33
Guiar la retroalimentación de la dinámica
2 personas
- 34
Acompañar el plan de acción personal
2 personas
- 35
Gestionar la ronda de preguntas
- 36
Repartir formularios de evaluación
- 37
Repartir certificados
2 personas
Seguimiento
- 38
Lavar la vajilla
2 personas
- 39
Recoger la basura
2 personas
- 40
Limpiar el espacio
3 personas
- 41
Empaquetar materiales
2 personas
- 42
Apagar el equipo
- 43
Devolver el material de depósito
- 44
Procesar las evaluaciones
- 45
Dar seguimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 34
- Mesascant. 6
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Clic de presentación
- Temporizadorcant. 2
Material de formación
- Pizarras de hojascant. 3
- Hojas de rotafoliocant. 60
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Cuadernos de trabajocant. 34
- Tarjetas de prácticacant. 40
- Formularios de feedbackcant. 40
- Tarjetas del plan de accióncant. 34
- Portadocumentoscant. 34
- Bolígrafoscant. 40
- Post-itscant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 34
- Portabadgescant. 34
- Cinta de carrocerocant. 4
- Tijerascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuencos de serviciocant. 6
- Cucharonescant. 6
Catering
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedor
- Juego de fregona
- Guantes de limpiezacant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Decoración
- Señales direccionalescant. 6
- Mantelescant. 6
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para preparar la lista de participantes, completar las credenciales y calcular las cantidades de catering sin improvisar.
- Diseña el programa antes de imprimir los cuadernos: reserva bloques concretos para ejercicios, casos y pausas, y prepara un temporizador para controlar las prácticas.
- Haz una prueba técnica entre 60 y 90 minutos antes. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los alargadores y las regletas.
- Monta la mesa de registro con tarjetas de nombre, portabadges, bolígrafos y la lista de participantes. Así puedes registrar la asistencia mientras recibes a cada persona.
- Prepara café, té, vasos, tazas y platos antes de la recepción. En una sesión de varias horas, calcula las bebidas y la comida según las inscripciones confirmadas, incluidas las dietas especiales.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una formación de coaching?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha. Deja las inscripciones abiertas al menos 7 días y usa ese plazo final para confirmar asistentes, dietas y materiales.
- ¿Cuándo hay que preparar los materiales de la formación?
- Selecciona los ejercicios y casos al cerrar el programa, idealmente 10 días antes. Imprime los cuadernos de trabajo y prepara las tarjetas de práctica entre 3 y 5 días antes, no la misma mañana.
- ¿Cuánto tiempo antes debo preparar la sala?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Ese margen permite comprobar el espacio, colocar mesas y sillas, montar el registro y resolver fallos del proyector o de los cables.
- ¿Cómo calculo el catering para una formación de coaching?
- Usa la lista final de participantes y añade una pequeña reserva, normalmente entre un 5 y un 10 por ciento. Recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes, antes de hacer la compra.
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