Checklist para organizar una formación en comunicación
Organizar una formación en comunicación requiere más que preparar una presentación. Hay que controlar las inscripciones, las preferencias dietéticas, la sala, los materiales de práctica y toda la parte técnica. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto: primero participantes y programa, después espacio y contenidos, y por último montaje, recepción y ejercicios. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las tarjetas identificativas, las hojas de trabajo o la prueba del proyector y el audio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Llevar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Enviar el programa a los participantes
Reservar sala de formación
Pedir el catering
Preparar la presentación
Imprimir hojas de trabajo
Hacer tarjetas de identificación
Preparar el material de práctica
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
Enfriar las bebidas
Abrir el espacio
Montar mesas
2 personas
Preparar las sillas
2 personas
Conectar la pantalla de presentaciones
Colocar los planos de trabajo
Montar la mesa de recepción
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Servir café y té
2 personas
Hacer la presentación
Acompañar el ejercicio de escucha
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar el ejercicio de feedback
Preparar el bufé de cena
2 personas
Servir el bufé de cena
2 personas
Coordinar juegos de rol
Crear planes de acción personales
Moderar la ronda de preguntas
Repartir certificados
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
2 personas
Clasificar residuos
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Apagar la técnica
Volver a colocar el mobiliario
2 personas
Comprobar objetos olvidados
Enviar el correo a los participantes
Archivar material fotográfico y de presentación
Devolver el material prestado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de entrenamientocant. 24
- Mesascant. 6
- Mesa de recepción
- Mesa del bufécant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMI
- Cable alargadorcant. 2
- Regletacant. 2
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
Vajilla
- Tazas de cafécant. 30
- Vasoscant. 30
- Platos de cenacant. 25
- Platos de postrecant. 25
- Cuchilloscant. 25
- Tenedorescant. 25
- Cucharascant. 25
Cocina
- Cafetera
- Hervidor de agua
- Termocant. 3
- Tabla de cortarcant. 2
- Cuchillo para pan
- Bandejas de servircant. 6
- Cubiertos de serviciocant. 6
- Nevera portátilcant. 2
- Bandejas de comidacant. 6
Material de formación
- Pizarra de hojascant. 2
- Hojas de rotafoliocant. 30
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 24
- Tableros de trabajocant. 24
- Credencialescant. 24
- Portabadgescant. 24
- Tarjetas de juego de rolcant. 24
- Certificadoscant. 24
Decoración
- Mantelescant. 6
- Portalápicescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cepillo para fregarcant. 2
- Cuboscant. 2
Iluminación
- Lámparas de piecant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas varios días antes de pedir el catering. Lleva una lista única con participantes, asistencia y necesidades de comida para no depender de mensajes sueltos.
- Envía el programa junto con la confirmación de plaza y prepara las hojas de trabajo, las tarjetas identificativas y el material de práctica antes del día de la formación. Imprimirlo todo por la mañana deja poco margen si falta una página.
- Prueba la presentación con el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, la regleta y el alargador al menos 24 horas antes. Comprueba también el altavoz y el micrófono si el ejercicio de escucha forma parte de la sesión.
- Monta la recepción antes de que llegue la primera persona: mesa, lista de participantes y tarjetas identificativas deben estar juntos. Reserva entre 15 y 20 minutos para registrar la asistencia sin retrasar el inicio.
- Prepara el café, el té, las bebidas y el catering teniendo en cuenta los cambios de ritmo de la jornada. Deja listas las tazas, vasos, platos y cubiertos, y enfría las bebidas con antelación en la nevera portátil.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación en comunicación?
- Empieza la planificación entre 3 y 4 semanas antes si necesitas reservar una sala, gestionar inscripciones y pedir catering. Deja la prueba técnica, la impresión de materiales y el montaje final para las últimas 24 horas.
- ¿Qué materiales necesito para una formación en comunicación?
- Prepara la presentación, las hojas de trabajo, las tarjetas identificativas y el material de práctica. Para las dinámicas y explicaciones, reserva también una pizarra de hojas y suficientes hojas de rotafolio para toda la sesión.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y el micrófono?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela al abrir la sala. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el HDMI, la alimentación eléctrica, el altavoz portátil y el micrófono inalámbrico.
- ¿Cómo organizo la recepción de los participantes?
- Coloca la mesa de recepción 15 o 20 minutos antes de la hora de inicio, con la lista de participantes y las tarjetas identificativas preparadas. Registra la asistencia al llegar y entrega el programa para que el grupo pueda empezar a tiempo.
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