Cómo organizar una formación de voluntarios sin olvidar nada
Una formación de voluntarios funciona mejor cuando el programa, la logística y la recepción se preparan en ese orden. Empieza cerrando las inscripciones y las preferencias dietéticas; después confirma la sala, el catering y los materiales necesarios para las dinámicas. Durante el montaje, prueba el proyector, el portátil y el altavoz antes de que llegue nadie. Este plan te ayuda a coordinar las 47 tareas y los 37 recursos sin dejar compras, nombres o cables para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Enviar recordatorio
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Actualizar la lista de participantes
- 6
Finalizar el programa de entrenamiento
2 personas
- 7
Preparar la presentación
- 8
Preparar las dinámicas de trabajo
2 personas
- 9
Reservar sala de formación
- 10
Pedir el catering
- 11
Comprobar la lista de la compra
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Reunir los materiales
2 personas
- 14
Imprimir handouts
- 15
Hacer tarjetas con nombres
- 16
Probar la técnica
2 personas
Evento
- 17
Abrir el espacio
2 personas
- 18
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 19
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 20
Montar la mesa de registro
2 personas
- 21
Preparar café y té
2 personas
- 22
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
- 23
Recepción de participantes
3 personas
- 24
Registrar la asistencia
2 personas
- 25
Repartir las tarjetas con nombres
- 26
Dar la presentación de bienvenida
- 27
Coordinar el bloque de entrenamiento
2 personas
- 28
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 29
Rellenar las bebidas
- 30
Coordinar el bloque de entrenamiento
2 personas
- 31
Servir el bufé de cena
3 personas
- 32
Servir comidas especiales
2 personas
- 33
Recoger la vajilla
2 personas
- 34
Guiar los ejercicios prácticos
3 personas
- 35
Recopilar preguntas y acuerdos
- 36
Presentar el cierre
- 37
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 38
Reunir los materiales
3 personas
- 39
Clasificar residuos
2 personas
- 40
Lavar la vajilla
2 personas
- 41
Limpiar el espacio
3 personas
- 42
Desconectar la tecnología
2 personas
- 43
Comprobar el inventario
2 personas
- 44
Devolver los materiales
2 personas
- 45
Archivar el material de presentación
- 46
Guardar la lista de asistencia
- 47
Enviar la información de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 35
- Mantelescant. 6
- Mesa de registro
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz portátil
- Clic de presentación
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Hervidores de aguacant. 2
- Termoscant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 40
- Tazas de cafécant. 35
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzascant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Neveras portátilescant. 2
Decoración
- Portanombrescant. 35
- Señales direccionalescant. 6
- Números de mesacant. 6
Entrenamiento
- Atril de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 2
- Pizarra blanca
- Borradores de pizarra blancacant. 2
- Materiales de prácticacant. 6
Catering
- Bandejas de bufécant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 2
- Cafetera con jarracant. 2
- Azucareroscant. 2
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así puedes actualizar la lista de participantes y pedir el catering con una cifra real, en lugar de calcular a última hora.
- Finaliza el programa, la presentación y las dinámicas antes de imprimir los handouts. Reserva entre 60 y 90 minutos para preparar las hojas, las tarjetas con nombres y las hojas de rotafolio.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, altavoz, clic de presentación, cables alargadores y regletas. Lleva los adaptadores necesarios y prueba también la conexión desde el lugar donde presentarás.
- Llega entre 90 y 120 minutos antes para abrir la sala, colocar mesas y sillas, montar el registro y preparar café, té y agua. Deja las señales direccionales visibles desde la entrada, porque suelen colocarse demasiado tarde.
- Separa los materiales de cada dinámica en bandejas o grupos identificados. Comprueba antes de empezar que tienes pizarra blanca, atril de hojas, rotuladores, pinzas, cuchillos de pan y utensilios de servicio, no solo los materiales de presentación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación de voluntarios?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la sala, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones. Cierra participantes, preferencias dietéticas y catering aproximadamente 7 días antes; deja la prueba técnica para el día anterior.
- ¿Cuándo debo enviar el recordatorio a los voluntarios?
- Envía un primer recordatorio entre 5 y 7 días antes, cuando el programa y la dirección de la sala estén confirmados. Incluye la hora de llegada, la información práctica y una fecha límite para comunicar cambios dietéticos.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar la sala de formación?
- Calcula entre 90 y 120 minutos antes de la recepción. Ese margen cubre la colocación de mesas y sillas, el registro, los nombres, la técnica, las señales y la preparación del café, el té y el buffet de almuerzo.
- ¿Cuánta comida y bebida debo preparar para la formación?
- Calcula una ración de almuerzo por participante y añade un margen del 5 al 10 % para imprevistos. Para una sesión de media jornada, prevé aproximadamente 2 bebidas calientes por persona, además de agua disponible durante toda la formación.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!