Checklist pour organiser une formation à l’orientation client

Une formation à l’orientation client demande plus qu’une date et un formateur confirmé. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, la salle, le matériel de présentation et l’accueil des participants. Cette checklist de 49 tâches vous guide dans le bon ordre, des premières réservations au service du café et du thé. Elle inclut aussi les détails souvent oubliés, comme les adaptateurs, les badges nominatifs et les rallonges.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
Réserver le lieu de formation
Confirmer le coach
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier le matériel de formation
Imprimer les documents
Créer des badges nominatifs
Confirmer le catering
Tester la technique
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel
2 personnes
Ouvrir la salle
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Préparer les paperboards
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer la table d'inscription

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir l'entraînement
Animer le module d’accompagnement de l’expérience client
Préparer les en-cas de la pause
Réapprovisionner les boissons
Animer les exercices d'entretiens clients
Distribuer le matériel d’animation
2 personnes
Rassembler les résultats sur paperboard
Mettre en place le buffet du dîner
2 personnes
Servir le dîner
2 personnes
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
2 personnes
Animer le bloc de formation sur la gestion des réclamations
Réapprovisionner les boissons et les snacks
Finaliser les plans d'action personnalisés
Clore la formation
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Éteindre la technique
Fermer le lieu
Retourner les matériaux restants
Renvoyer le matériel aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Table d'inscription
Tabouretsqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Micro sans fil

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verres à boireqté 24
Assiettes de dînerqté 24
Assiettes à dessertqté 24
Couvertsqté 24
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6
Carafes d’eauqté 4

Formation

Chevalets de conférenceqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Blocs-notesqté 24
Stylos à billeqté 30
Badges nominatifsqté 24
Post-itqté 8
Papier A4qté 2
Documents à distribuerqté 24
Formulaires d’évaluationqté 24
Cartes de missions de serviceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai
Poubelle
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et l’adaptateur au moins 24 heures avant la formation. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises dans la salle.
Préparez les badges nominatifs, les blocs-notes, les stylos et le papier A4 la veille. Placez-les sur la table d’inscription pour que l’accueil ne ralentisse pas l’enregistrement des présences.
Ouvrez la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de brancher l’équipement et de préparer les paperboards sans empiéter sur l’accueil.
Calculez les boissons selon l’horaire de la formation : prévoyez environ 2 tasses de café ou de thé par personne pour une demi-journée, ainsi qu’une carafe d’eau pour 6 à 8 participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation à l’orientation client ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer le coach, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et confirmer le catering.
Quand faut-il tester le matériel de formation ?: Effectuez un premier test 24 heures avant la session, puis une vérification finale 60 minutes avant l’arrivée des participants. Contrôlez notamment le vidéoprojecteur, le câble HDMI, l’adaptateur et le micro sans fil.
Combien de chaises et de badges faut-il prévoir ?: Préparez une chaise et un badge nominatif par participant inscrit, plus 2 badges vierges en réserve. Mettez à jour la liste des participants le jour précédent pour éviter les erreurs à l’accueil.
Quand confirmer les besoins alimentaires et le catering ?: Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la formation. Confirmez ensuite le nombre final et les régimes au prestataire au plus tard 3 jours avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.