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Einakterfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Einakterfestival besteht aus mehreren kurzen Aufführungen, die technisch und organisatorisch ineinandergreifen müssen. Lege zuerst Datum, Theatergruppen und Spielreihenfolge fest; danach folgen Anmeldung, Programm, Catering und Technik. In den letzten Tagen zählen gedruckte Unterlagen, Namensschilder, gekühlte Getränke und klare Aufgaben für Freiwillige. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Zeit für Bühne, Bestuhlung, Ton, Licht und Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Festivaldatum bestätigen

  • Theatergruppen festlegen

    2 Personen

  • Spielreihenfolge festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Programmheft zusammenstellen

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Bühnenaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Saalboden kontrollieren

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Theatersitze aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Dekorstücke bereitstellen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Lichtmodi testen

    2 Personen

  • Dekorationswechsel durchgehen

    4 Personen

  • Technische Probe durchführen

    5 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Programme bereitlegen

    2 Personen

  • Kartenkontrolle einrichten

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Publikumsempfang organisieren

    4 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Ersten Einakter begleiten

    4 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweiten Einakter begleiten

    4 Personen

  • Dritten Einakter begleiten

    4 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    3 Personen

  • Abendpause servieren

    4 Personen

  • Vierte Einakter begleiten

    4 Personen

  • Fünfte Einakter begleiten

    4 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

  • Nachgespräch moderieren

    2 Personen

  • Jurypreise verleihen

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

  • Garderobe leerräumen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Dekorationselemente abbauen

    4 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fundsachen sammeln

  • Ausrüstung zurückbringen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand verstauen

    2 Personen

  • Locationschlüssel abgeben

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TheaterstühleAnz. 120
  • TischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 120

Ausstattung

  • BühnenelementeAnz. 8
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • DI-BoxenAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

  • TheaterscheinwerferAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2
  • LED-ArbeitslampenAnz. 4

Dekoration

  • HintergrundvorhängeAnz. 3
  • DekorplattenAnz. 8
  • PflanzendekorationAnz. 6
  • BühnentücherAnz. 4
  • FestivalbannerAnz. 2
  • WegweiserAnz. 12
  • KlebehakenAnz. 30

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeekannenAnz. 4
  • TeekannenAnz. 3

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 8
  • KaffeefilterAnz. 100
  • TeesiebeAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Registrierung

  • ProgrammhefteAnz. 140
  • EinlassbändchenAnz. 150
  • NamensschilderAnz. 40
  • BadgehalterAnz. 40
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 6
  • Kassenbox
  • Geldkassette
  • EintrittskartenAnz. 150
  • AnmeldeformulareAnz. 40
  • BühnennummernAnz. 8
  • JuryformulareAnz. 30
  • PreiszertifikateAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • GummihandschuheAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • PapierhandtücherAnz. 12

Sicherheit

  • KabelmattenAnz. 12
  • Rutschfeste MattenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Theater

  • RequisitenkistenAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4
  • KostümhüllenAnz. 30
  • SpiegelAnz. 2
  • HandspiegelAnz. 4
  • Make-up-KofferAnz. 2
  • Erste-Hilfe-KästenAnz. 2

Tipps

  • Sammle die technischen Anforderungen jeder Theatergruppe spätestens 14 Tage vor dem Festival. Frage nach Mikrofonen, DI-Boxen, Zuspielern, Bühnenfläche und benötigten Lichtwechseln, damit Mischpult, Audiokabel und Scheinwerfer passend bereitliegen.
  • Schließe die Anmeldeliste 7 bis 10 Tage vorher und erfasse dabei Ernährungswünsche. Erst dann lässt sich das Catering verlässlich bestellen und die benötigte Anzahl an Tellern, Bestecksets, Trinkgläsern und Kaffeetassen bestimmen.
  • Drucke Programmhefte und Namensschilder mindestens 3 Tage vor dem Einakterfestival. Plane einige zusätzliche Exemplare ein und lege Drehbücher, Wegweiser sowie den Ablauf für die Freiwilligen an einem festen Empfangspunkt bereit.
  • Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem ersten Auftritt. Kontrolliere zuerst den Saalboden, baue danach Bühne und Theatersitze auf und teste anschließend Lautsprecher, Mikrofone, Lichtstative und Verlängerungskabel.
  • Kühle Getränke erst, wenn Lieferungen angenommen und das Catering vorbereitet ist. Rechne für den Empfang mit 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde und stelle Kaffeekannen, Gläser und Geschirr vor Beginn vollständig bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Einakterfestival organisieren?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Theatergruppen und Location. Technische Anforderungen, Catering und Anmeldungen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Festival feststehen.
Wie viele Theatergruppen passen in ein Einakterfestival?
Das hängt von der Länge der Stücke und den Umbauzeiten ab. Plane pro Gruppe die Spielzeit plus 15 bis 20 Minuten für Bühnenwechsel, Technikcheck und Einlass ein.
Wann muss das Catering für ein Einakterfestival bestellt werden?
Bestelle das Catering 7 bis 10 Tage vorher, sobald die Anmeldung weitgehend geschlossen ist. So kannst du Personenanzahl und Ernährungswünsche berücksichtigen und Geschirr sowie Getränke passend vorbereiten.
Wie viel Aufbauzeit braucht ein Einakterfestival?
Plane mindestens 3 Stunden für Saal, Bühne, Bestuhlung, Empfang und Technik ein. Bei mehreren Bühnenbildern oder umfangreicher Licht- und Tontechnik sind 4 bis 5 Stunden realistischer.

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