Abschlusskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Abschlusskonzert besteht nicht nur aus Proben und Auftritten. Vor dem Termin müssen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Programm, Gruppen, Noten und Musikdateien zusammengeführt werden. Am Veranstaltungstag entscheiden funktionierende Ton- und Lichttechnik, eine vorbereitete Bühne und ein klarer Einlass über den Ablauf. Diese Checkliste umfasst 78 Aufgaben und 69 benötigte Gegenstände – von Mikrofonen und Notenpulten bis zu Gläsern, Tischen und Garderobenständern.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm finalisieren
2 Personen
auftretende Gruppen bestätigen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Partituren kontrollieren
2 Personen
Moderatoren einweisen
Reservierung der Location bestätigen
Instrumentenreservierung bestätigen
Reservierung der Tonanlage machen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke gekühlt bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
Eingangstische einrichten
2 Personen
Bühnenboden prüfen
2 Personen
Bühnenvorhang aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Stühle aufstellen
5 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Instrumente bereitstellen
5 Personen
Notenständer aufstellen
3 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Feuerlöscher prüfen
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen

Event

Künstler empfangen
3 Personen
Künstlergarderobe öffnen
Instrumente ausladen
4 Personen
Soundcheck begleiten
3 Personen
Lichttest durchführen
2 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Einlass registrieren
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Parkplätze zuweisen
2 Personen
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Programmpunkte des Konzerts ankündigen
Künstler betreuen
2 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Cateringtische verwalten
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Pause ankündigen
Pausenraum prüfen
2 Personen
Publikum sicher begleiten
3 Personen
Letzten Auftritt ankündigen
Dankeswort sprechen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
Lichtanlage abbauen
2 Personen
Instrumente einpacken
5 Personen
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Bühne reinigen
2 Personen
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Materialien zurückgeben
3 Personen
Schlüssel zurückgeben
Restbestand verstauen
2 Personen
Bargeld einzahlen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
TischeAnz. 12
BühnenelementeAnz. 12
HockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 18
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
MonitorlautsprecherAnz. 2
NotenpulteAnz. 40
Keyboard
Klavierhocker
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
DI-BoxenAnz. 3

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 10
LichtfilterAnz. 8

Dekoration

BühnentücherAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
ProgrammschilderAnz. 4
WegweiserAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
ServiertablettsAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
SpülwannenAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4

Catering

Kasse
Kartenterminal
Geldkassette
MenükartenAnz. 4
ServiettenhalterAnz. 8
ThermobecherAnz. 120
Einkäufe

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
Latex-SchutzhandschuheAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4

Sonstiges

PartyzelteAnz. 2
KlapptafelnAnz. 6
StifteAnz. 20
NotizblöckeAnz. 10
FunkgeräteAnz. 6

Tipps

Bestätige auftretende Gruppen und Moderation spätestens 14 Tage vorher. So lassen sich Programm, Ansagen, Musikdateien und Partituren noch rechtzeitig abgleichen.
Plane für den Technikcheck mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Monitorlautsprecher, DI-Boxen und Verlängerungskabel sollten dann bereits angeschlossen und getestet sein.
Stelle die Bühne nicht erst kurz vor Beginn auf. Prüfe Bühnenboden, Bühnenelemente, Vorhang, Notenpulte und Klavierhocker am selben Tag und halte mindestens 30 Minuten Puffer für Korrekturen frei.
Bereite Getränke und Snacks vor dem Einlass vollständig vor. Kühl bereitgestellte Getränke, Servierschalen, Teller und Besteck verhindern, dass Helfer während der ersten Programmpunkte den Cateringbereich verlassen müssen.
Richte Eingang, Kasse und Garderobe getrennt ein. Rechne für den Einlass mit mindestens zwei Helfern und stelle Stühle, Tische, Absperrpfosten, Garderobenständer und Kleiderbügel vor dem Öffnen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Abschlusskonzert planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Genehmigungen, Versicherung und Instrumentenreservierung. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert laufen.
Wann sollte der Programmplan für ein Abschlusskonzert fertig sein?: Finalisiere das Programm etwa 14 Tage vor dem Termin. Plane danach noch eine Woche für die Kontrolle von Partituren, Musikdateien, Moderation und Auftrittsreihenfolge ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Abschlusskonzert?: Plane mindestens 3 Stunden für Bühne, Bestuhlung, Tische, Dekoration, Technik und Catering ein. Der Soundcheck sollte spätestens 90 Minuten vor dem Einlass beginnen.
Wie viele Getränke braucht man für ein Abschlusskonzert?: Rechne für den ersten Veranstaltungsabschnitt mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser für Mitwirkende und Helfer ein. Getränke sollten spätestens 2 Stunden vor dem Einlass gekühlt bereitstehen.

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