Abschlusskonzert organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Abschlusskonzert gelingt nicht nur durch gute Musik, sondern durch einen klaren Ablauf hinter der Bühne. Beginne mit Termin, Location und den auftretenden Gruppen, bevor du Programm und Technik festlegst. Danach folgen Anmeldungen, Noten und Musikdateien, Genehmigungen sowie die Planung von Einlass und Verpflegung. Am Veranstaltungstag zählen kurze Techniktests, ein vorbereiteter Bühnenbereich und klare Zuständigkeiten für Moderation, Kasse und Catering.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Programm finalisieren
2 Personen
5
auftretende Gruppen bestätigen
6
Musikdateien sammeln
2 Personen
7
Partituren kontrollieren
2 Personen
8
Moderatoren einweisen
9
Reservierung der Location bestätigen
10
Instrumentenreservierung bestätigen
11
Reservierung der Tonanlage machen
12
Genehmigungen prüfen
13
Versicherung prüfen
14
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
3 Personen
16
Getränke gekühlt bereitstellen
2 Personen
17
Snacks vorbereiten
4 Personen
18
Cateringbereich einrichten
3 Personen
19
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
20
Eingangstische einrichten
2 Personen
21
Bühnenboden prüfen
2 Personen
22
Bühnenvorhang aufhängen
3 Personen
23
Dekoration aufhängen
3 Personen
24
Stühle aufstellen
5 Personen
25
Tische aufstellen
3 Personen
26
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
27
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
28
Instrumente bereitstellen
5 Personen
29
Notenständer aufstellen
3 Personen
30
Kabel sicher abkleben
2 Personen
31
Toiletten kontrollieren
2 Personen
32
Fluchtwege freihalten
2 Personen
33
Feuerlöscher prüfen
34
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen

Event

35
Künstler empfangen
3 Personen
36
Künstlergarderobe öffnen
37
Instrumente ausladen
4 Personen
38
Soundcheck begleiten
3 Personen
39
Lichttest durchführen
2 Personen
40
Publikum empfangen
4 Personen
41
Einlass registrieren
2 Personen
42
Programme ausgeben
2 Personen
43
Garderobe besetzen
2 Personen
44
Parkplätze zuweisen
2 Personen
45
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
46
Eröffnungsrede halten
47
Programmpunkte des Konzerts ankündigen
48
Künstler betreuen
2 Personen
49
Getränke servieren
4 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Cateringtische verwalten
2 Personen
53
Geschirr sammeln
2 Personen
54
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
55
Pause ankündigen
56
Pausenraum prüfen
2 Personen
57
Publikum sicher begleiten
3 Personen
58
Letzten Auftritt ankündigen
59
Dankeswort sprechen
60
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
61
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

62
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
63
Lichtanlage abbauen
2 Personen
64
Instrumente einpacken
5 Personen
65
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Catering aufräumen
3 Personen
69
Abfall trennen
3 Personen
70
Saal reinigen
4 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Bühne reinigen
2 Personen
73
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
74
Fundgegenstände registrieren
75
Materialien zurückgeben
3 Personen
76
Schlüssel zurückgeben
77
Restbestand verstauen
2 Personen
78
Bargeld einzahlen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
TischeAnz. 12
BühnenelementeAnz. 12
HockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 18
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
MonitorlautsprecherAnz. 2
NotenpulteAnz. 40
Keyboard
Klavierhocker
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
DI-BoxenAnz. 3

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 10
LichtfilterAnz. 8

Dekoration

BühnentücherAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
ProgrammschilderAnz. 4
WegweiserAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
ServiertablettsAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
SpülwannenAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4

Catering

Kasse
Kartenterminal
Geldkassette
MenükartenAnz. 4
ServiettenhalterAnz. 8
ThermobecherAnz. 120
Einkäufe

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
Latex-SchutzhandschuheAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4

Sonstiges

PartyzelteAnz. 2
KlapptafelnAnz. 6
StifteAnz. 20
NotizblöckeAnz. 10
FunkgeräteAnz. 6

Tipps

Bestätige Location, auftretende Gruppen und Instrumente spätestens vier Wochen vorher. Erst danach lässt sich das Programm zuverlässig finalisieren und der Bedarf an Notenpulten, Hockern und Mikrofonen einschätzen.
Sammle Musikdateien und kontrolliere die Partituren mindestens zehn Tage vor dem Konzert. So bleiben noch mehrere Werktage, um fehlende Dateien, falsche Fassungen oder unleserliche Noten zu ersetzen.
Plane den Technikcheck nicht erst zum Einlass. Reserviere am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Monitorlautsprecher, DI-Boxen und die Bühnenbeleuchtung.
Richte Einlass, Garderobe, Kasse und Catering räumlich getrennt ein. Für den Aufbau solltest du mindestens zwei Stunden einplanen, damit Stühle, Tische, Absperrpfosten und Kleiderbügel nicht in letzter Minute fehlen.
Kühle Getränke erst nach dem Aufbau der Technik und stelle Snacks rechtzeitig bereit. Rechne pro anwesender Person mit zwei bis drei Getränken für die erste Konzertstunde und prüfe Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Abschlusskonzert organisieren?: Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vor dem Termin mit Location, Gruppen und Genehmigungen. Vier Wochen vorher sollten Programm, Instrumente und Technikreservierungen bestätigt sein.
Wann muss das Programm für ein Abschlusskonzert feststehen?: Finalisiere das Programm spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Konzert. Dann bleiben mindestens zehn Tage für Partiturkontrolle, Musikdateien, Moderation und Änderungen bei den Auftrittsgruppen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Abschlusskonzert?: Plane mindestens zwei Stunden für Stühle, Tische, Bühne, Vorhang, Dekoration, Einlass und Catering ein. Für Ton- und Lichttechnik solltest du zusätzlich rund 90 Minuten für Aufbau und Soundcheck reservieren.
Wie viele Getränke braucht man bei einem Abschlusskonzert?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und ergänze eine Reserve von etwa 10 Prozent. Getränke sollten spätestens 60 Minuten vor dem Einlass gekühlt bereitstehen.

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