12-Stunden-Lauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein 12-Stunden-Lauf braucht mehr als eine markierte Strecke und eine Startnummer. Du musst Genehmigungen, medizinische Betreuung, Strecken- und Sicherheitsplanung früh klären und ausreichend Helfer für Schichten einteilen. Auch Dinge wie gekühlte Getränke, Beleuchtung für die Abendstunden und ein wetterfester Anmeldebereich werden häufig zu spät organisiert. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Strecke festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Location reservieren
Medizinische Betreuung organisieren
Versicherung prüfen
Parcours vermessen
2 Personen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
Startnummern vorbereiten
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien prüfen
3 Personen

Event

Route festlegen
6 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Wasserstation einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Startbriefing geben
2 Personen
Lauf offiziell starten
3 Personen
Runden- und Zeitnahme führen
4 Personen
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Essen servieren
4 Personen
Streckenposten besetzen
8 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Zusätzliche Beleuchtung anbringen
3 Personen
Teilnehmer über die Endzeit informieren
2 Personen
Lauf offiziell beenden
3 Personen

Nachbereitung

Ergebnisse prüfen
3 Personen
Preise und Medaillen ausgeben
3 Personen
Parcoursmaterialien entfernen
6 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr und Material reinigen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
Start- und Zielbogen
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

VerkehrskegelAnz. 80
AbsperrgitterAnz. 20
WegweiserAnz. 40
KilometerschilderAnz. 12
StartnummernAnz. 150
SicherheitsnadelnAnz. 300
StempelkartenAnz. 150
StoppuhrenAnz. 6
Rundenschild
PreiseAnz. 6
MedaillenAnz. 150

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbares BesteckAnz. 180

Küche

WasserkannenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 30

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
IsolierdeckenAnz. 20
EinweghandschuheAnz. 50
BlasenpflasterAnz. 100
KältekompressenAnz. 20

Büro

KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 30
DruckpapierAnz. 250
NamensaufkleberAnz. 100

Reinigung

BesensetsAnz. 3
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke und Veranstaltungsort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Länge, sondern auch Zufahrten, Engstellen, Beleuchtung und den Platz für Start, Ziel und Wasserstation.
Plane die Helfer in Schichten statt für zwölf Stunden am Stück ein. Für Anmeldung, Strecke, Verpflegung und Sicherheit brauchst du besonders in den Abendstunden eine klare Übergabe mit ausgedrucktem Ablaufplan.
Kläre Genehmigungen, Versicherung und medizinische Betreuung frühzeitig, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf. Halte Sicherheitsplan, Notfallkontakte und die vermessene Route am Veranstaltungstag mehrfach bereit.
Rechne die Verpflegung für die gesamte Laufzeit und nicht nur für den Start. Getränke müssen vor Beginn gekühlt sein; wiederverwendbare Becher, Wasserkannen, Thermoskannen und Schneidebretter gehören in einen festen Verpflegungsbereich.
Plane die Beleuchtung vor Einbruch der Dunkelheit ein. LED-Lampen und Batterielaternen sollten mindestens 2 Stunden vor der erwarteten Dämmerung geprüft und entlang von Strecke, Anmeldung sowie Start- und Zielbereich verteilt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen 12-Stunden-Lauf organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Strecke, Location, Genehmigungen, medizinische Betreuung und Versicherung sollten spätestens 6 Wochen vor dem Lauf geklärt sein.
Wie viele Helfer braucht man für einen 12-Stunden-Lauf?: Plane mindestens 3 bis 4 Einsatzbereiche ein: Anmeldung, Strecke, Verpflegung und Sicherheit. Mit Schichten von 2 bis 4 Stunden brauchst du deutlich mehr Personen als gleichzeitig im Einsatz sind; erstelle den Schichtplan mindestens 2 Wochen vorher.
Was muss bei einem 12-Stunden-Lauf nachts beleuchtet werden?: Beleuchte Start und Ziel, Anmeldung, Wasserstation, Zufahrten und alle dunklen Streckenabschnitte. Prüfe LED-Lampen und Batterielaternen spätestens am Vortag und stelle Ersatzbatterien bereit.
Wann sollte man die Getränke für einen 12-Stunden-Lauf kühlen?: Kühle die Getränke am Vortag und stelle die Kühlboxen spätestens 2 Stunden vor dem Start an die Wasserstation. Teile die Vorräte so auf, dass während des Laufs regelmäßig nachgefüllt werden kann.

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