Abendmarkt organisieren: die komplette Checkliste

Ein Abendmarkt braucht mehr als Stände und Aussteller. Du musst Genehmigung, Ort, Strom, Standaufteilung, Beleuchtung, Kasse und Verpflegung so planen, dass am Veranstaltungstag niemand auf eine Lieferung oder Entscheidung wartet. Beginne mehrere Wochen vorher mit Termin, Ort und Marktgenehmigung. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Material, Wechselgeld und die Rückmeldungen der Standbetreiber.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Marktgenehmigung beantragen
Location reservieren
Standlieferant reservieren
Stromversorgung reservieren
Aussteller werben
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Markt bewerben
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Standbetreiber bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Lageplan ausarbeiten
Standbetreiber informieren
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Aufgabenplan erstellen
Lieferungen bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Alternative Überdachung organisieren
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Standbetreiber erinnern
Gelände kontrollieren
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
Stände ausladen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Standnummern anbringen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Essens- und Getränkestand einrichten
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen

Event

Infotisch betreuen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kühlboxen kontrollieren
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische abwischen
2 Personen
Toiletten auffüllen
Beleuchtung kontrollieren
Getränke erneut kühlen
2 Personen
Snackvorräte auffüllen
2 Personen
Besucher über Schließung informieren
Aussteller verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Ungenutztes Catering verpacken
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Stände abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen reinigen
2 Personen
Kassamaterialien verstauen
Kaution und Mietmaterial zurückgeben
Gefundene Gegenstände sortieren
Gelände übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
StandwändeAnz. 12
StandgewichteAnz. 24

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 3
KassenboxenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
Handmegafon
KühlboxenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KaraffenAnz. 4
ThermosflaschenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
TeelöffelAnz. 50
TablettsAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
Dekorative TopfpflanzenAnz. 8
StandbeschilderungAnz. 12
Wegweiser-SchilderAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6
KreidestifteAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 20
SchwämmeAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 2
TretmülleimerAnz. 4
AbfallgreiferAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 12
GummihandschuheAnz. 8
Reinigungs-CaddysAnz. 2

Catering

Einkäufe
KühlelementeAnz. 24
GetränkespenderAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
BrotkörbeAnz. 6
BuffettellerAnz. 8
SpeisekartenAnz. 8
Allergene-KarteAnz. 4
PreislisteAnz. 12
KassenbonrollenAnz. 8
BargeldschälchenAnz. 4
ZahlungsschilderAnz. 4

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 6

Büro

KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 20
NotizblöckeAnz. 6
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 4
SeilAnz. 4
TackerAnz. 2
NamensschilderAnz. 30
Kunststoff-EinschubhüllenAnz. 30
MarktpläneAnz. 100

Tipps

Beantrage die Marktgenehmigung, bevor du den Termin öffentlich bewirbst. Kläre dabei auch, ob für den Standort zusätzliche Vorgaben zu Strom, Ausschank oder Überdachung gelten.
Plane die Standaufteilung nicht erst am Vortag. Erstelle einen Lageplan mit Standnummern, Stromanschlüssen, Laufwegen und einem Treffpunkt für Helfer und teile ihn den Standbetreibern spätestens eine Woche vorher mit.
Reserviere Stromversorgung und Beleuchtung gemeinsam. Für Lichterketten und LED-Lampen brauchst du passende Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Ersatzbatterien; teste alles vor dem Aufbau.
Bestätige Lieferungen und Aussteller zwei bis drei Tage vor dem Abendmarkt. So bemerkst du fehlende Marktstände, Tischdecken, Standgewichte oder Kühlboxen noch rechtzeitig und kannst umplanen.
Lege Kasse und Verpflegung am Veranstaltungstag vor dem Einlass bereit. Prüfe Kassenboxen, Kartenlesegeräte und Wechselgeld und stelle Kaffee, Wasser, Geschirr sowie Servierutensilien an den jeweiligen Stand.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Abendmarkt anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Marktgenehmigung und der Reservierung des Veranstaltungsorts. Für größere Märkte oder zusätzliche Auflagen solltest du eher 10 bis 12 Wochen einplanen.
Wann sollte ich die Standaufteilung für einen Abendmarkt erstellen?: Erstelle den Lageplan, sobald die wichtigsten Standbetreiber bestätigt sind, idealerweise 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Verschicke die finale Version spätestens 7 Tage vorher.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Abendmarkt?: Plane mindestens 1 Helfer für Aufbau und Ablauf je 10 bis 15 Stände ein, zusätzlich eine verantwortliche Person für Kasse und eine für Strom oder Technik. Bei 20 Ständen sind damit etwa 4 bis 6 Helfer realistisch.
Wann sollte ich das Wetter für den Abendmarkt prüfen?: Prüfe die Vorhersage 5 bis 7 Tage vorher und erneut am Veranstaltungstag. Organisiere alternative Überdachung spätestens 48 Stunden vorher, wenn Regen oder starker Wind angekündigt ist.

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