Verpackungsmesse organisieren: Checkliste für die Planung

Eine Verpackungsmesse braucht früh eine klare Struktur: Termin, Raumaufteilung und Ausstellerliste bilden die Grundlage für alle weiteren Schritte. Danach folgen Anmeldung, Standvergabe, Besucherprogramm sowie die Bestellung von Möbeln, Technik und Catering. Plane außerdem Zeit für Namensschilder, Ausweise, Infomappen und gedruckte Unterlagen ein. Diese Checkliste hilft dir, Zuständigkeiten und Fristen so zu ordnen, dass am Messetag keine wichtigen Details fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Ausstellerbedingungen versenden
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerstände zuweisen
2 Personen
Standplan erstellen
2 Personen
Standnummern festlegen
Parkinformationen versenden
Programm für Besucher erstellen
2 Personen
Präsentationen und Vorführungen planen
2 Personen
Catering reservieren
Möbel reservieren
Technik reservieren
Beschilderung entwerfen
Namensschilder entwerfen
Besucherausweise vorbereiten
2 Personen
Ausstellerbadges vorbereiten
Infomappen zusammenstellen
2 Personen
Programm drucken lassen
Ausstellerinformationen drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Catering gekühlt lagern
2 Personen
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
Materialien pro Stand bereitstellen
3 Personen
Halle sauber und leer übergeben
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stellwände aufbauen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Ausstellertische einrichten
4 Personen
Verpackungsbeispiele ausstellen
4 Personen
Registrierungssystem testen
2 Personen
Technik und Präsentationen testen
2 Personen
Kaffee- und Getränkestand einrichten
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Infomaterial bereitlegen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Vorführungen betreuen
2 Personen
Präsentationen ankündigen
Präsentationsbereich betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Bestände an den Ständen auffüllen
2 Personen
Kontaktdaten der Besucher erfassen
2 Personen
Letzte Runde bei den Ausstellern
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Aussteller auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Verpackungsmaterialien abbauen
4 Personen
Standwände abbauen
4 Personen
Mobiliar zusammensuchen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Reste sortieren
2 Personen
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
Dankeschön an Aussteller versenden
Besucher-Nachverfolgung versenden
Rechnungen und Kaution prüfen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AusstellungstischeAnz. 24
StehtischeAnz. 8
Besucher-StühleAnz. 80
AusstellerstühleAnz. 48
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 10
StandwändeAnz. 24
TischwäscheAnz. 30

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 16
USB-LadegeräteAnz. 8
Etikettendrucker
Barcode-ScannerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierplattenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

FirmenbannerAnz. 12
PflanzenAnz. 12
TischdekorationAnz. 12
StoffrückwändeAnz. 12
AusstellungsregaleAnz. 24
ProspekthalterAnz. 30
ProduktständerAnz. 30

Beleuchtung

LED-SpotlightsAnz. 16
SchreibtischlampenAnz. 12
Verlängerungskabel für LichtAnz. 8

Catering

Einkäufe

Registrierung

BesucherbadgesAnz. 200
AusstellerbadgesAnz. 60
BadgehalterAnz. 260
LanyardsAnz. 260
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 40
AnmeldeformulareAnz. 250
NamensaufkleberAnz. 250

Kommunikation

Walkie-TalkiesAnz. 8
TelefonladegeräteAnz. 6
NotizblöckeAnz. 20
InformationsbroschürenAnz. 250
AusstellerordnerAnz. 30
ProgrammhefteAnz. 250
VisitenkartenhalterAnz. 24

Beschilderung

EingangsschilderAnz. 3
StandnummernschilderAnz. 24
WegweiserAnz. 12
ToilettenschilderAnz. 4
AusgangsschilderAnz. 4
KegelAnz. 12

Präsentation

FlipchartsAnz. 3
Flipchart-PapierAnz. 6
WhiteboardmarkerAnz. 12
LaserpointerAnz. 2
Klick-FernbedienungenAnz. 2

Verpackungsmaterial

KartonsAnz. 40
WellpappplattenAnz. 20
PapiertütenAnz. 100
KraftbeutelAnz. 100
PapphülsenAnz. 30
PapierwickelAnz. 100
GeschenkbandAnz. 10
SeilrollenAnz. 6
PapierfüllmaterialAnz. 10
LuftpolsterfolieAnz. 4
VersandetikettenAnz. 200
PalettenwickelfolieAnz. 2

Werkzeug

ScherenAnz. 12
CuttermesserAnz. 8
MessbänderAnz. 4
HeißklebepistolenAnz. 4
TackerpistolenAnz. 4
HammerAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 8
KleberAnz. 12

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
MülleimerAnz. 10
AbfallgreiferAnz. 2
PapierhandtücherAnz. 12

Lagerung

PlastikkistenAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AbdeckplanenAnz. 8
TransportwagenAnz. 4

Tipps

Lege Termin und Öffnungszeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Aufbau, Techniktests und Abbau jeweils eigene Zeitfenster zusätzlich zu den Besucherzeiten ein.
Fordere Anmeldungen und Ernährungswünsche gesammelt über ein Formular an. Verschicke Ausstellerbedingungen und Parkinformationen spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Messe.
Erstelle den Standplan erst, wenn die Ausstellerliste weitgehend abgeschlossen ist. Vergib danach Standnummern und sende jedem Aussteller mindestens 7 Tage vor Beginn seinen Standort.
Teste Präsentationslaptop, Beamer, Leinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher vor dem Einlass. Halte außerdem Verlängerungskabel, USB-Ladegeräte und einen Ersatzplan für technische Ausfälle bereit.
Bereite Namensschilder, Besucherausweise, Ausstellerbadges, Infomappen und gedruckte Programme nicht erst am Vortag vor. Sortiere die Unterlagen nach Aussteller beziehungsweise Einsatzort und kontrolliere die Einkaufsliste abschließend.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Verpackungsmesse organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Messetermin mit Termin, Location und Ausstelleransprache. Standvergabe, Technik, Catering und Drucksachen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vorher feststehen.
Wie viele Aussteller passen auf eine Verpackungsmesse?: Das hängt von Raumgröße, Standmaßen und Verkehrsflächen ab. Erstelle zuerst einen maßstäblichen Standplan und reserviere zusätzlich Platz für Registrierung, Präsentationen, Buffet und Besucherwege.
Wann müssen die Aussteller ihre Standnummer erhalten?: Sende Standnummer und Standplan mindestens 7 Tage vor der Messe. So können Aussteller Anlieferung, Aufbau, Parken und benötigte Technik rechtzeitig abstimmen.
Was muss am Tag vor der Verpackungsmesse geprüft werden?: Kontrolliere Standwände, Ausstellungstische, Stühle, Beschilderung, Ausweise und Infomappen. Teste außerdem alle Präsentationsgeräte und stelle Catering, Geschirr, Thermoskannen sowie Wasserkocher bereit.

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