Cybersecurity-Messe organisieren: Checkliste für die Planung

Eine Cybersecurity-Messe braucht früh klare Zeitfenster, eine belastbare Ausstellerliste und einen Raumplan, der Technik und Besucherführung zusammenbringt. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und Standflächen fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen veröffentlichst. Danach folgen Sprecherprogramm, Catering, Badges sowie die technische Prüfung von Präsentationen, Netzwerk und Ton. In den letzten Tagen entscheidet eine Vor-Ort-Kontrolle, ob Beschilderung, Notausgänge, Sitzplätze und Registrierung wirklich funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
Aussteller kontaktieren
3 Personen
Redner einladen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Ausstellerliste festhalten
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Sprechprogramm zusammenstellen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
2 Personen
Badge-Daten prüfen
2 Personen
Badges und Armbänder drucken
2 Personen
Ausstelleranweisungen versenden
Präsentationen sammeln
2 Personen
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
Namensschilder pro Stand bereitlegen
2 Personen
Routen- und Sicherheitsschilder drucken
Technische Geräte testen
2 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Saal und Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Standwände und Theken aufstellen
4 Personen
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
Netzwerk für Vorführungen einrichten
3 Personen
Demonstrationsnetz absichern
2 Personen
Beamer und Leinwand installieren
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Standmaterial pro Aussteller bereitstellen
4 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teestation auffüllen
2 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Besucherausweise ausgeben
3 Personen
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Vorträge betreuen
2 Personen
Zeitplan bei Präsentationen einhalten
Technische Unterstützung leisten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Fotomomente begleiten
Abendbuffet servieren
4 Personen
Fragestunde technisch unterstützen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Abschlussankündigung machen
Aussteller auschecken
3 Personen

Nachbereitung

Präsentationsmaterial sichern
2 Personen
Standmaterial abbauen
4 Personen
Beamer und Soundanlage ausschalten
2 Personen
Netzwerkgeräte sicher abschalten
2 Personen
Benutzte Tische abwischen
3 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
Location auf Schäden prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Anwesenheitsliste archivieren
Dankesnachricht an Aussteller senden
Aufnahmedateien sicher speichern
Restmaterial sortieren und lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AusstellungstischeAnz. 20
InformationsschalterAnz. 10
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 20
Lounge-SesselAnz. 8
KlappischeAnz. 6
StandwändeAnz. 24
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
Beamer
Projektionsleinwand
Laptops für die RegistrierungAnz. 4
Badge-DruckerAnz. 2
Barcode-ScannerAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
WebcamsAnz. 2
Netzwerk-SwitchesAnz. 4
Kabellose Access PointsAnz. 4
NetzwerkkabelAnz. 30
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 20
USB-SticksAnz. 10
PowerbanksAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 10

Dekoration

Willkommensbanner
Roll-up-BannerAnz. 10
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 20
TischdeckenAnz. 20
PflanzenAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 8
ZangenAnz. 8
ThermometerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Reinigung

MülleimerAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4

Registrierung

BesucherbadgesAnz. 400
AusstellerbadgesAnz. 80
BadgehalterAnz. 480
LanyardsAnz. 480
RegistrierungsformulareAnz. 450
StifteAnz. 60
KlemmbretterAnz. 10
ArmbänderAnz. 400

Präsentation

ProgrammflyerAnz. 450
NotizblöckeAnz. 400
BleistifteAnz. 400
UmschlägeAnz. 100
PräsentationsmappenAnz. 20
FragekartenAnz. 300

Sicherheit

KabelmattenAnz. 20
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Werkzeug

WerkzeugkofferAnz. 3
GewebeklebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 300
KabelbinderAnz. 200
SchalterAnz. 10
SchraubendreherAnz. 6

Tipps

Lege Termin und Öffnungszeiten fest, bevor du Aussteller und Redner anschreibst. Für die Anmeldephase solltest du mindestens 4 bis 6 Wochen einplanen, damit Rückmeldungen, Standplätze und Ernährungswünsche noch verarbeitet werden können.
Plane die Registrierung mit mindestens 2 Laptops ein und teste Badge-Drucker sowie Barcode-Scanner spätestens am Vortag. Halte zusätzlich fertige Badges und Namensschilder je Stand getrennt bereit, damit die Ausgabe morgens nicht ins Stocken gerät.
Sammle Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Messe ein und prüfe jede Datei auf Bild, Ton und Format. Teste Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Präsentationsklicker anschließend mit dem tatsächlichen Ablauf.
Behandle das Netzwerk als eigenen Aufbaupunkt: Prüfe Netzwerk-Switches, kabellose Access Points und Netzwerkkabel vor dem Einlass. Beschrifte Verlängerungskabel und Kabeltrommeln und führe mindestens einen vollständigen Belastungstest mit den geplanten Geräten durch.
Mache am Vortag einen Rundgang durch den Saal und kontrolliere Notausgänge, Routen- und Sicherheitsschilder, Standwände, Tische und Stühle. Lege Technik, USB-Sticks, Powerbanks und LED-Arbeitslampen nach Bereichen bereit, statt sie erst am Veranstaltungsmorgen zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Cybersecurity-Messe organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Messetermin. So bleiben mindestens 4 bis 6 Wochen für Ausstelleranfragen, Anmeldungen, Sprecher und die Raumplanung.
Wann müssen die Aussteller ihre Präsentationen abgeben?: Fordere alle Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Messe an. Die technische Prüfung sollte bis 3 Tage vorher abgeschlossen sein, damit fehlerhafte Dateien oder fehlende Adapter noch ersetzt werden können.
Wie viele Laptops braucht man für die Registrierung einer Cybersecurity-Messe?: Plane mindestens 2 Laptops für die Registrierung ein, bei mehr als 150 erwarteten Gästen besser 3. Teste jeden Laptop am Vortag zusammen mit Badge-Drucker und Barcode-Scanner.
Wann sollte das Catering für die Cybersecurity-Messe bestellt werden?: Bestelle das Catering etwa 10 bis 14 Tage vor der Messe, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und übermittle die aktualisierte Anzahl dem Catering-Anbieter.

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