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Ausstellung organisieren: die komplette Checkliste

Eine Ausstellung steht und fällt mit sauberer Vorbereitung: Raum, Aussteller, Werke, Beschriftungen, Einladungen und Transport müssen aufeinander abgestimmt sein. Beginne mit Termin und Raum und sammle danach frühzeitig Formate, Titellisten und Werkdaten. Kurz vor der Eröffnung kommen Catering, Technik, Licht und Empfang hinzu. Diese Checkliste führt dich durch 72 Aufgaben – von der ersten Reservierung bis zur Kontrolle der Kunstwerke und der Reinigung des Raums.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ausstellungsraum reservieren

  • Ausstellungsdatum festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmende Aussteller bestätigen

    2 Personen

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Einreichungen und Formate sammeln

    2 Personen

  • Kunstwerke registrieren

    2 Personen

  • Titellisten zusammenstellen

    2 Personen

  • Bildunterschriften schreiben

    2 Personen

  • Preisliste zusammenstellen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ausstellung online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Hilfsmittel reservieren

  • Transport von Werken planen

    2 Personen

  • Pressemitteilung versenden

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kunstwerke abholen

    3 Personen

  • Kunstwerke überprüfen

    2 Personen

  • Schadensformulare ausfüllen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Wände und Laufweg ausmessen

    2 Personen

  • Ausstellungsaufbau festlegen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Ausstellungswände aufbauen

    4 Personen

  • Sockel und Vitrinen aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung einstellen

    2 Personen

  • Kunstwerke aufhängen

    4 Personen

  • Kunstwerke aufstellen

    3 Personen

  • Beschriftungen anbringen

    2 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Verkaufsunterlagen bereitlegen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Eingang und Weg markieren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Führungen durchführen

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

    2 Personen

  • Catering ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Ausstellungsraum ordentlich halten

    2 Personen

  • Kunstwerke überprüfen

    2 Personen

  • Verkaufsformulare bearbeiten

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Kunstwerke sichern

    3 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Messestände abbauen

    4 Personen

  • Kunstwerke verpacken

    4 Personen

  • Kunstwerke zurückgeben

    3 Personen

  • Veranstaltungsort vollständig reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Empfangsmaterialien verstauen

    2 Personen

  • Verkaufsdaten weitergeben

  • Aussteller über den Verkauf informieren

  • Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • AusstellungswändeAnz. 12
  • PodesteAnz. 8
  • VitrinenAnz. 3
  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 40
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Empfangstresen

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Drucker
  • Kartenterminal
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LeiternAnz. 2
  • WerkzeugkofferAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • StehlampenAnz. 4
  • LichtverteilerAnz. 8

Geschirr

  • GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • KaraffenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • PflanzenAnz. 10
  • BilderrahmenAnz. 6
  • KabelkanäleAnz. 12

Kommunikation

  • InfotafelnAnz. 6
  • RichtungspfeileAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 30
  • RegistrierungsformulareAnz. 150
  • VerkaufsformulareAnz. 50
  • StifteAnz. 30

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandfegerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Ausstellungsraum zuerst fest und bestätige die teilnehmenden Aussteller anschließend schriftlich. Versende die Ausstellerinformationen nicht erst kurz vor der Eröffnung, sondern sobald Aufbauzeiten und Anlieferung geklärt sind.
  • Fordere Einreichungen mit Formatangaben frühzeitig an. Für jedes Werk sollten Registrierung, Titel, Bildunterschrift, Preis und Zustand vor dem Transport vollständig vorliegen.
  • Plane den Transport in zwei Richtungen: Abholung oder Anlieferung der Werke vor dem Aufbau und Rückgabe nach dem Abbau. Schadensformulare gehören direkt zur Übergabe, nicht erst zur späteren Abrechnung.
  • Prüfe Technik und Aufbau mindestens einen Tag vorher: Laptop, Drucker, Kartenterminal, Verlängerungskabel, Leitern, Werkzeugkoffer und Lichtverteiler müssen am Raum verfügbar sein. Teste LED-Spots und Stehlampen bei der tatsächlichen Hängung.
  • Bestelle das Catering erst, wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Stelle für den Empfang Gläser, Tassen, Teller, Besteck, Karaffen und Serviertabletts bereit und plane Thermoskannen sowie Kühlboxen für die Ausgabe ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Ausstellung organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Eröffnung mit Termin, Raum und Ausstellern. Einladungen, Pressemitteilung und Online-Veröffentlichung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vorher vorbereitet sein.
Wann müssen die Kunstwerke für eine Ausstellung registriert werden?
Registriere jedes Werk, sobald die Einreichung bestätigt ist, spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Aufbau. Dann bleiben genug Tage für Titellisten, Bildunterschriften, Preisliste und Transportplanung.
Wie viel Catering braucht man für eine Ausstellungseröffnung?
Rechne für das erste Empfangsstündchen mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser ein. Bestelle das Essen erst nach Ablauf der Anmeldefrist, damit Ernährungswünsche und die endgültige Personenzahl berücksichtigt werden.
Was muss man am Tag vor der Ausstellung prüfen?
Kontrolliere Raum, Mobiliar, Licht, Technik, Beschriftungen, Preisliste und Empfangsmaterial mindestens 24 Stunden vorher. Prüfe außerdem jedes angelieferte Werk auf Schäden und fülle die Formulare direkt bei der Übergabe aus.

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