So organisierst du ein Theaterfestival

Ein Theaterfestival steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum, Orte und Spielbereiche fest, danach baust du Programm und Technik darauf auf. Künstler, Genehmigungen und Reservierungen müssen früh bestätigt werden, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. Später geht es um Helferpläne, Publikumsinformationen und den technischen Ablauf. Dieser Plan hilft dir, typische Lücken zwischen Organisation, Bühne, Catering und Einlass rechtzeitig zu schließen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum bestätigen
2
Ort und Spielbereiche festlegen
2 Personen
3
Vorführungen planen
3 Personen
4
Spielplan erstellen
2 Personen
5
Künstler bestätigen
2 Personen
6
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
7
Reservierungen vornehmen
2 Personen
8
Genehmigungen prüfen
2 Personen
9
Versicherungen prüfen
10
Künstlerinformationen versenden
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Einladungen verschicken
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Programm online veröffentlichen
17
Publikumsinformationen versenden
18
Künstlerreisen bestätigen
19
Technische Ablaufpläne drucken
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Publikumslisten drucken
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
4 Personen
25
Materialien zusammenstellen
3 Personen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
28
Publikumsbereich reinigen
3 Personen
29
Spielflächen freimachen
3 Personen
30
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
31
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
32
Tische aufstellen
3 Personen
33
Empfangstheke einrichten
2 Personen
34
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Wegweiser aufstellen
2 Personen
37
Beleuchtung montieren
3 Personen
38
Tontechnik anschließen
3 Personen
39
Mikrofone testen
2 Personen
40
Lichtmodi testen
2 Personen
41
Spielbereiche markieren
2 Personen
42
Künstler empfangen
2 Personen
43
Künstlergarderoben einrichten
2 Personen
44
Catering für Künstler bereitstellen
2 Personen
45
Freiwillige einweisen
2 Personen
46
Kasse und Registrierung öffnen
2 Personen
47
Publikum empfangen
5 Personen
48
Programm verteilen
2 Personen
49
Erste Vorstellung begleiten
3 Personen
50
Publikumsströme lenken
4 Personen
51
Pausengetränke servieren
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Zweite Vorstellung begleiten
3 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
56
Dritte Vorstellung betreuen
3 Personen
57
Buffet auffüllen
2 Personen
58
Künstlermahlzeit servieren
2 Personen
59
Die vierte Vorstellung begleiten
3 Personen
60
Technische Wechsel durchführen
3 Personen
61
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
62
Die fünfte Vorstellung betreuen
3 Personen
63
Letzte Vorstellung begleiten
3 Personen
64
Publikum verabschieden
4 Personen
65
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

66
Tonanlage ausschalten
2 Personen
67
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
68
Geschirr sammeln
3 Personen
69
Abfall sammeln
4 Personen
70
Catering aufräumen
3 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
73
Bühnenelemente abbauen
4 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Location reinigen
4 Personen
76
Materialien prüfen
2 Personen
77
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Restbestand einlagern
2 Personen
79
Verlorene Gegenstände erfassen
80
Künstler auschecken
2 Personen
81
Rechnungen und Belege sammeln
82
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 280
BarhockerAnz. 12
TischdeckenAnz. 14
BühnenelementeAnz. 12
UmkleideracksAnz. 4
UmkleidestühleAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 300
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 300
GebäckgabelnAnz. 300
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
ServierschalenAnz. 20
KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 6
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
ServierkannenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelmattenAnz. 10
Laptop
FunkgeräteAnz. 10
PowerbanksAnz. 8
LaptopschlösserAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
BatterielampenAnz. 12

Dekoration

TheatervorhängeAnz. 4
ProgrammständerAnz. 8
Dekorative StoffeAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
PfeiltafelnAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 6
KreidetafelnAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Registrierung

Kassette
KartenterminalAnz. 2
KlemmbretterAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 80
StifteAnz. 30
ArmbänderAnz. 300

Reinigung

WischsetsAnz. 4
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Spielorte und Spielbereiche zuerst fest. Ohne diese drei Angaben lassen sich Vorführungen, Reservierungen und der Spielplan nicht verlässlich planen.
Sammle die technischen Anforderungen jeder Aufführung schriftlich und prüfe sie gemeinsam mit dem Veranstaltungsort. Besonders Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer und DI-Boxen werden sonst erst beim Aufbau vermisst.
Bestätige Künstlerreisen und verschicke die Künstlerinformationen spätestens zwei Wochen vor dem Festival. Bitte dabei auch um Ernährungswünsche, damit Verpflegung und Zeitplan zusammenpassen.
Teile Freiwillige nicht nur nach Schichten, sondern nach Aufgaben ein: Einlass, Publikumslisten, Künstlerbetreuung, Technik und Catering brauchen jeweils eine verantwortliche Person.
Drucke technische Ablaufpläne, Namensschilder und Publikumslisten mindestens einen Tag vorher. Getränke solltest du erst kurz vor dem Einlass kühlen, Snacks und Serviermaterialien aber bereits am Vortag vollständig zusammenstellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Theaterfestival planen?: Beginne idealerweise sechs bis neun Monate vorher mit Datum, Spielorten, Genehmigungen und Versicherungen. Künstler, Reservierungen und technische Anforderungen sollten spätestens drei Monate vor dem Festival feststehen.
Wann sollte der Spielplan für ein Theaterfestival veröffentlicht werden?: Veröffentliche das Programm etwa vier bis sechs Wochen vorher, sobald Künstler und Aufführungszeiten bestätigt sind. Publikumsinformationen mit Anreise, Einlass und Zeitplan verschickst du am besten eine Woche vor Beginn.
Wie viele Helfer braucht ein Theaterfestival?: Plane pro gleichzeitig bespieltem Bereich mindestens zwei Helfer ein: eine Person für Einlass und Publikum, eine für Künstler oder Ablauf. Für Technik und Catering kommen je nach Größe zusätzlich jeweils mindestens eine verantwortliche Person hinzu.
Wann muss die Technik bei einem Theaterfestival aufgebaut werden?: Beginne den Technikaufbau mindestens vier Stunden vor der ersten Aufführung, bei mehreren Spielbereichen besser am Vortag. Für Funkmikrofone, Mischpult und DI-Boxen solltest du vor dem Einlass einen vollständigen Soundcheck einplanen.

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