Album-Release-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Album-Release-Konzert braucht mehr als einen bestätigten Auftrittstermin. Du koordinierst Künstlerverträge, Technik, Einlass, Catering, Getränke, Helfer und Merchandise in einer festen Reihenfolge. Besonders häufig fehlen kurz vor Beginn noch Backstage-Pässe, technische Detailangaben oder ein klarer Ablauf für Tickets und Zutritt. Die Checkliste bündelt 78 Aufgaben und 103 benötigte Gegenstände, damit du Vorbereitung, Aufbau und Veranstaltungstag Schritt für Schritt abarbeiten kannst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Künstlerverträge bestätigen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
Technikplan ausarbeiten
2 Personen
Künstlerinformationen sammeln
Cateringbestellung aufgeben
Getränkevorrat planen
2 Personen
Sicherheit und Zutritt planen
2 Personen
Freiwillige einteilen
Parkinformationen teilen
Anfahrt und Einlass kommunizieren
Werbematerial verteilen
2 Personen
Merchandise bestellen
Armbänder und Tickets prüfen
Drehbuch ausdrucken
Namens- und Backstage-Pässe erstellen
Catering und Getränke abholen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Technik testen
3 Personen
Backstage einrichten
2 Personen
Bühnenboden prüfen
2 Personen
Bühne und Absperrung aufbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Merchandising-Tisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Lichtshow testen
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Türen öffnen
3 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Merchandise verkaufen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Eröffnungsshows begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Publikumsfragen sammeln
Albumgeschichte vorbereiten
Album präsentieren
2 Personen
Headliner betreuen
3 Personen
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
Publikumsbetreuung durchführen
3 Personen
Finale betreuen
3 Personen
Verabschiedung und Signierstunde begleiten
3 Personen
Letzte Bestellungen servieren
2 Personen
Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Technik abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Künstler auschecken
Reste einlagern
2 Personen
Dankesnachricht senden
Fotos und Videos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 6
Merchandising-TischAnz. 2
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischtafel
BühnenlautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 5
DI-BoxenAnz. 4
MonitorverstärkerAnz. 2
InstrumentenkabelAnz. 12
XLR-KabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
Laptop für die Playlist
USB-SticksAnz. 3
TicketscannerAnz. 2
KartenterminalAnz. 2
LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

LED-PAR-ScheinwerferAnz. 12
BühnenstrahlerAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
LichtkabelAnz. 10

Dekoration

AlbumplakateAnz. 12
BannerAnz. 4
BallonsAnz. 80
BallonbogenAnz. 2
TischdeckenAnz. 10
Fotowand
FotowandständerAnz. 2
WegweiserAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierbretterAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
SchälchenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
HanddesinfektionsständerAnz. 6
Handschuhe für AbfallAnz. 12

Catering

Einkäufe
BarbänkeAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
ThermoboxenAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 6
KassenboxenAnz. 3
SpeisekartenAnz. 12
Allergene-KarteAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
OhrstöpselAnz. 150
Rutschfeste MattenAnz. 8
KabelmattenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 6

Registrierung

ArmbänderAnz. 150
TicketsAnz. 150
NamensaufkleberAnz. 150
StifteAnz. 20
KlemmbrettmappenAnz. 6
TischdisplaysAnz. 8

Backstage

KleiderständerAnz. 3
SpiegelAnz. 3
Lounge-SesselAnz. 6
KleiderbügelAnz. 30
WasserkannenAnz. 6
HandtücherAnz. 20
SpiegelleuchtenAnz. 3

Werkzeug

WerkzeugkofferAnz. 2
Gaffa-TapeAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
KabelbinderAnz. 100
Scheren-SetsAnz. 6
LeiternAnz. 2
MaßbandAnz. 2

Tipps

Lege Programm und Zeitplan spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Konzert fest. Teile darin nicht nur den Auftritt, sondern auch Einlass, Soundcheck, Pausen, Moderation und Abbau ein.
Fordere technische Anforderungen der Künstler mindestens 3 Wochen vorher an. Prüfe danach Mischtafel, DI-Boxen, Mikrofone, Monitorverstärker sowie Instrumenten-, XLR- und Verlängerungskabel gegen den Technikplan.
Schließe die Einlassplanung spätestens 7 Tage vor dem Konzert ab. Kläre, wer Tickets scannt, Armbänder prüft, Namens- und Backstage-Pässe ausgibt und Fragen zu Anfahrt und Parken beantwortet.
Bestelle Catering und Getränke nicht erst am Veranstaltungstag. Erfasse Ernährungswünsche nach den Anmeldungen und stelle die Getränke so bereit, dass sie vor dem Einlass gekühlt werden können.
Plane den Merchandising-Tisch als eigenen Ablaufpunkt ein: Bestellung, Lieferung, Aufbau, Kartenterminal und Zuständigkeit müssen vor dem Soundcheck geklärt sein. So blockiert der Verkauf weder Einlass noch Bühnenzugang.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Album-Release-Konzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Künstlerverträgen und Reservierungen. Technik, Einladungen und Catering sollten spätestens 3 Wochen vor dem Konzert konkretisiert sein.
Wann muss der Technikplan für ein Album-Release-Konzert fertig sein?: Der Technikplan sollte mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin stehen. Zu diesem Zeitpunkt müssen auch die Anforderungen der Künstler, die Zahl der Mikrofone und die benötigten Kabel geprüft sein.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Album-Release-Konzert?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Ergänze Wasser und berücksichtige Helfer, Künstler sowie das Catering-Team separat.
Wann verschicke ich die Einladungen für ein Album-Release-Konzert?: Versende die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering und Einlass besser planen kannst.

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