Cómo organizar un festival de teatro sin perder el control

Un festival de teatro reúne programación artística, espacios de actuación, necesidades técnicas y atención al público en pocos días. Empieza fijando la fecha y registrando el recinto con todas sus áreas de juego antes de confirmar actuaciones. Después cierra permisos, seguros, reservas y viajes, y deja por escrito qué necesita cada artista. En la última fase, concentra la información del público, las acreditaciones, el montaje técnico, la comida y la coordinación de voluntarios.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del festival
2
Registrar el recinto y las áreas de juego
2 personas
3
Programar las actuaciones
3 personas
4
Elaborar el calendario de partidos
2 personas
5
Confirmar a los artistas
2 personas
6
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
7
Hacer reservas
2 personas
8
Comprobar permisos
2 personas
9
Comprobar los seguros
10
Enviar la información de los artistas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Asignar voluntarios
2 personas
13
Enviar invitaciones
2 personas
14
Gestionar inscripciones
2 personas
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Publicar el programa en línea
17
Enviar información al público
18
Confirmar viajes de los artistas
19
Imprimir los guiones técnicos
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Imprimir las listas de asistentes
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
4 personas
25
Reunir los materiales
3 personas

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Recibir entregas
3 personas
28
Limpiar el espacio del público
3 personas
29
Despejar las áreas de juego
3 personas
30
Montar las partes del escenario
4 personas
31
Colocar las sillas para el público
4 personas
32
Montar mesas
3 personas
33
Montar el mostrador de recepción
2 personas
34
Montar el buffet de catering
3 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colocar señalizadores
2 personas
37
Instalar la iluminación
3 personas
38
Conectar el equipo de sonido
3 personas
39
Probar los micrófonos
2 personas
40
Probar los modos de iluminación
2 personas
41
Delimitar las zonas de juego
2 personas
42
Recibir a los artistas
2 personas
43
Preparar los camerinos
2 personas
44
Preparar el catering para los artistas
2 personas
45
Instruir a los voluntarios
2 personas
46
Abrir caja y registro
2 personas
47
Recibir al público
5 personas
48
Repartir el programa
2 personas
49
Guiar la primera función
3 personas
50
Guiar los flujos de público
4 personas
51
Servir bebidas del descanso
4 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Coordinar la segunda función
3 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Responder preguntas del público
2 personas
56
Acompañar la tercera función
3 personas
57
Reponer el bufé
2 personas
58
Servir la comida de los artistas
2 personas
59
Acompañar la cuarta función
3 personas
60
Realizar cambios técnicos
3 personas
61
Inspeccionar el área de público
2 personas
62
Acompañar la quinta función
3 personas
63
Guiar la última función
3 personas
64
Despedir al público
4 personas
65
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

66
Apagar el equipo de sonido
2 personas
67
Apagar la iluminación
2 personas
68
Recoger la vajilla
3 personas
69
Recoger la basura
4 personas
70
Recoger el catering
3 personas
71
Retirar la decoración
3 personas
72
Desmontar sillas y mesas
4 personas
73
Desmontar las partes del escenario
4 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Limpiar el lugar
4 personas
76
Comprobar los materiales
2 personas
77
Devolver el material prestado
2 personas
78
Guardar el stock restante
2 personas
79
Registrar objetos perdidos
80
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
81
Recopilar facturas y recibos
82
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 14
Sillas plegablescant. 280
Taburetes de barcant. 12
Mantelescant. 14
Piezas de escenariocant. 12
Percheros para camerinoscant. 4
Sillas del vestuariocant. 12
Papeleracant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 300
Tenedores de postrecant. 300
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Bandejas de servircant. 20
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 6
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Jarras para servircant. 8

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátil
Walkie-talkiescant. 10
Baterías externascant. 8
Candados para portátilescant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Lámparas de bateríacant. 12

Decoración

Cortinas de teatrocant. 4
Atriles para programascant. 8
Paños decorativoscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Paneles de flechascant. 12
Carteles del programacant. 6
Pizarrascant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Registro

Caja registradora
Máquina de selladocant. 2
Portapapelescant. 8
Portanombrescant. 80
Bolígrafoscant. 30
Pulserascant. 300

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 6
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Fija la fecha y revisa el recinto antes de cerrar el cartel. Mide las áreas de juego, camerinos y zonas de público, y comprueba que cada espacio permite el montaje previsto.
Pide las necesidades técnicas a cada compañía con varias semanas de margen. Reúne esa información en una ficha única y prepara los guiones técnicos impresos para evitar cambios improvisados el día del festival.
Cierra permisos, seguros y reservas antes de publicar el programa. Una autorización pendiente o un espacio sin confirmar puede obligarte a cambiar horarios cuando las invitaciones ya se han enviado.
Asigna voluntarios por franjas y funciones concretas, no solo por nombre. Prevé apoyo para acreditaciones, listas de asistentes, orientación del público, camerinos y cambios entre actuaciones.
Planifica bebidas y comida según las inscripciones y las preferencias dietéticas recogidas. Enfría las bebidas con antelación y deja preparados vasos reutilizables, café, aperitivos y recipientes para servir antes de que llegue el primer grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios artistas y espacios. Reserva las primeras 2 semanas para fijar fecha, recinto, permisos y seguros; después confirma programación, viajes y necesidades técnicas.
¿Qué hay que confirmar con los artistas antes del festival?: Confirma por escrito la actuación, el horario, el viaje, las necesidades técnicas y el contacto responsable. Hazlo al menos 4 semanas antes y vuelve a verificar llegadas y requisitos durante la última semana.
¿Cuándo se publica el programa de un festival de teatro?: Publícalo cuando estén cerrados los horarios, los espacios y las actuaciones, normalmente entre 2 y 4 semanas antes. Envía después la información práctica al público y conserva una versión actualizada para el equipo.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de teatro?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada función para acceso y orientación, más 1 persona para acreditaciones y 1 coordinador por cada espacio activo. Si hay varios escenarios simultáneos, calcula las necesidades por franja, no por el total del día.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.