Ein Album-Release-Konzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Album-Release-Konzert greifen Künstlerbetreuung, Technik, Einlass und Verkauf ineinander. Lege zuerst Datum, Ort und Verträge fest, bevor du Einladungen oder Werbung verschickst. Danach folgen Programm, technische Anforderungen, Catering, Getränke und die Einteilung der Helfer. Plane am Veranstaltungstag feste Zeitfenster für Aufbau, Soundcheck, Einlass und Konzert ein – besonders Technikdetails und Backstage-Pässe werden sonst oft zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Künstlerverträge bestätigen
2 Personen
3
Reservierungen vornehmen
4
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
10
Technikplan ausarbeiten
2 Personen
11
Künstlerinformationen sammeln
12
Cateringbestellung aufgeben
13
Getränkevorrat planen
2 Personen
14
Sicherheit und Zutritt planen
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
16
Parkinformationen teilen
17
Anfahrt und Einlass kommunizieren
18
Werbematerial verteilen
2 Personen
19
Merchandise bestellen
20
Armbänder und Tickets prüfen
21
Drehbuch ausdrucken
22
Namens- und Backstage-Pässe erstellen
23
Catering und Getränke abholen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Getränke kalt stellen
2 Personen
26
Snacks vorbereiten
3 Personen
27
Location reinigen
3 Personen
28
Technik testen
3 Personen
29
Backstage einrichten
2 Personen
30
Bühnenboden prüfen
2 Personen
31
Bühne und Absperrung aufbauen
4 Personen
32
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
33
Mikrofone anschließen
2 Personen
34
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
35
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
36
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
37
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
38
Eingangstresen einrichten
2 Personen
39
Merchandising-Tisch einrichten
2 Personen
40
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
41
Dekoration aufhängen
3 Personen
42
Wegweiser aufstellen
2 Personen
43
Soundcheck durchführen
3 Personen
44
Lichtshow testen
2 Personen

Event

45
Künstler empfangen
2 Personen
46
Türen öffnen
3 Personen
47
Tickets kontrollieren
3 Personen
48
Besucher empfangen
3 Personen
49
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
50
Merchandise verkaufen
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Eröffnungsshows begleiten
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Publikumsfragen sammeln
55
Albumgeschichte vorbereiten
56
Album präsentieren
2 Personen
57
Headliner betreuen
3 Personen
58
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
59
Publikumsbetreuung durchführen
3 Personen
60
Finale betreuen
3 Personen
61
Verabschiedung und Signierstunde begleiten
3 Personen
62
Letzte Bestellungen servieren
2 Personen
63
Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

64
Tonanlage ausschalten
2 Personen
65
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
66
Abfall sammeln
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Möbel abbauen
4 Personen
69
Technik abbauen
3 Personen
70
Dekoration entfernen
3 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Fundsachen sammeln
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
75
Künstler auschecken
76
Reste einlagern
2 Personen
77
Dankesnachricht senden
78
Fotos und Videos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 6
Merchandising-TischAnz. 2
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischtafel
BühnenlautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 5
DI-BoxenAnz. 4
MonitorverstärkerAnz. 2
InstrumentenkabelAnz. 12
XLR-KabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
Laptop für die Playlist
USB-SticksAnz. 3
TicketscannerAnz. 2
KartenterminalAnz. 2
LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

LED-PAR-ScheinwerferAnz. 12
BühnenstrahlerAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
LichtkabelAnz. 10

Dekoration

AlbumplakateAnz. 12
BannerAnz. 4
BallonsAnz. 80
BallonbogenAnz. 2
TischdeckenAnz. 10
Fotowand
FotowandständerAnz. 2
WegweiserAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierbretterAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
SchälchenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
HanddesinfektionsständerAnz. 6
Handschuhe für AbfallAnz. 12

Catering

Einkäufe
BarbänkeAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
ThermoboxenAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 6
KassenboxenAnz. 3
SpeisekartenAnz. 12
Allergene-KarteAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
OhrstöpselAnz. 150
Rutschfeste MattenAnz. 8
KabelmattenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 6

Registrierung

ArmbänderAnz. 150
TicketsAnz. 150
NamensaufkleberAnz. 150
StifteAnz. 20
KlemmbrettmappenAnz. 6
TischdisplaysAnz. 8

Backstage

KleiderständerAnz. 3
SpiegelAnz. 3
Lounge-SesselAnz. 6
KleiderbügelAnz. 30
WasserkannenAnz. 6
HandtücherAnz. 20
SpiegelleuchtenAnz. 3

Werkzeug

WerkzeugkofferAnz. 2
Gaffa-TapeAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
KabelbinderAnz. 100
Scheren-SetsAnz. 6
LeiternAnz. 2
MaßbandAnz. 2

Tipps

Hole die technischen Anforderungen der Künstler spätestens drei Wochen vor dem Konzert ein. Notiere Eingänge, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorwege, Kabel und den benötigten Platz auf der Bühne in einem gemeinsamen Technikplan.
Erstelle den Ablauf nicht nur für das Publikum, sondern auch für Helfer und Künstler. Plane mindestens 90 Minuten für Aufbau und Soundcheck sowie 30 Minuten Puffer vor dem Einlass ein.
Trenne Einlass, Bar, Catering und Merchandise räumlich, wenn der Ort es zulässt. Lege Ticketscanner, Kartenterminal, Ladestationen und Wechselgeld vor dem Einlass an festen Plätzen bereit.
Bestelle Merchandise nicht erst nach dem Versand der Einladungen. Kontrolliere Liefertermin und Stückzahl mindestens zehn Tage vorher, damit Tisch, Preisliste und Kartenzahlung am Konzertabend vorbereitet sind.
Kommuniziere Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Einlasszeit und Zutrittsregeln spätestens fünf Tage vor dem Konzert. Erstelle Namens- und Backstage-Pässe vorher und lege eine gedruckte Version von Drehbuch und Zeitplan am Veranstaltungsort bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Album-Release-Konzert planen?: Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort und Künstlerverträgen. In den letzten drei Wochen sollten Technik, Catering, Einlass und Helfereinteilung verbindlich sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Album-Release-Konzert?: Plane mindestens 90 Minuten für Lautsprecher, Mischtafel, Mikrofone, Licht und Kabel ein. Für Soundcheck und letzte Korrekturen kommen je nach Band weitere 60 bis 90 Minuten hinzu.
Wann sollte man die Einladungen verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa drei bis vier Wochen vor dem Konzert. Setze eine Anmeldefrist sieben Tage vor dem Termin, damit Catering, Sitzplätze und Zutritt angepasst werden können.
Wie plant man Getränke und Catering für das Konzert?: Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher und bestelle das Catering danach. Für das Publikum kannst du als Startwert zwei bis drei Getränke pro Person für die ersten zwei Stunden kalkulieren und die Getränke mindestens zwei Stunden vor dem Einlass kühlen.

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