Organiser un festival de théâtre, étape par étape

Un festival de théâtre se construit d’abord autour des spectacles, des espaces de jeu et des contraintes techniques. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis verrouillez la programmation avant d’ouvrir les inscriptions ou d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite les autorisations, les assurances, les déplacements des artistes et les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à vérifier les dossiers techniques, l’accueil du public, les badges, les boissons et le matériel sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du festival
2
Définir le lieu et les espaces de jeu
2 personnes
3
Programmer les spectacles
3 personnes
4
Établir le calendrier des matchs
2 personnes
5
Confirmer les artistes
2 personnes
6
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
7
Faire les réservations
2 personnes
8
Vérifier les autorisations
2 personnes
9
Vérifier les assurances
10
Envoyer les informations sur les artistes
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Publier le programme en ligne
17
Envoyer les informations au public
18
Confirmer les déplacements des artistes
19
Imprimer les dossiers techniques
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les listes du public
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Réception des livraisons
3 personnes
28
Nettoyer l'espace public
3 personnes
29
Dégager les zones de jeu
3 personnes
30
Monter les éléments de scène
4 personnes
31
Installer les sièges du public
4 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
37
Installer l’éclairage
3 personnes
38
Raccorder le matériel audio
3 personnes
39
Tester les microphones
2 personnes
40
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
41
Délimiter les aires de jeu
2 personnes
42
Accueillir les artistes
2 personnes
43
Aménager les loges des artistes
2 personnes
44
Installer le catering pour les artistes
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
2 personnes
46
Ouvrir la caisse et l’enregistrement
2 personnes
47
Accueillir le public
5 personnes
48
Distribuer le programme
2 personnes
49
Encadrer la première représentation
3 personnes
50
Gérer les flux de public
4 personnes
51
Servir les boissons de la pause
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Répondre aux questions du public
2 personnes
56
Encadrer la troisième représentation
3 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Servir le repas des artistes
2 personnes
59
Encadrer le quatrième spectacle
3 personnes
60
Effectuer les changements techniques
3 personnes
61
Vérifier l’espace public
2 personnes
62
Accompagner la cinquième représentation
3 personnes
63
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
64
Saluer le public au revoir
4 personnes
65
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

66
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
67
Éteindre l'éclairage
2 personnes
68
Rassembler la vaisselle
3 personnes
69
Rassembler les déchets
4 personnes
70
Ranger le service traiteur
3 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
73
Démonter les éléments de scène
4 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Nettoyer le lieu
4 personnes
76
Vérifier le matériel
2 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Ranger le stock restant
2 personnes
79
Enregistrer les objets trouvés
80
Faire le check-out des artistes
2 personnes
81
Rassembler les factures et les reçus
82
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 14
Chaises pliantesqté 280
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 14
Éléments de podiumqté 12
Portants de logeqté 4
Chaises des vestiairesqté 12
Poubellesqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 300
Fourchettes à gâteauqté 300
Louchesqté 12
Pincesqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 6
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Carafes de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 8
Antivols pour ordinateur portableqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes à batterieqté 12

Décoration

Rideaux de théâtreqté 4
Pupitres de programmeqté 8
Tissus décoratifsqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Inscription

Caisse de caisse
Terminal de paiementqté 2
Presse-papiersqté 8
Supports de badges nominatifsqté 80
Stylosqté 30
Braceletsqté 300

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 4
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 6
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la programmation avant de publier le programme : pour chaque spectacle, confirmez la durée, l’espace de jeu, les besoins techniques et l’horaire d’installation. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre deux représentations lorsque le public doit changer de salle.
Demandez les besoins techniques des artistes dès leur confirmation, puis imprimez un dossier par espace de jeu. Vérifiez sur place les haut-parleurs, microphones sans fil, pieds de micro, boîtiers DI et la table de mixage au moins la veille.
Ne recrutez pas seulement des bénévoles pour l’accueil : prévoyez des personnes séparées pour les loges, la régie, l’orientation du public, les pauses et le rangement. Envoyez la répartition finale au minimum 7 jours avant le festival.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant les achats. Pour le service, comptez les verres réutilisables, tasses, assiettes et couverts pour le public attendu, puis ajoutez une réserve d’environ 10 % pour les changements de dernière minute.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, listes du public, dossiers techniques, boissons refroidies et matériel rassemblé par zone. Les tables pliantes, chaises, éléments de podium, portants de loge et poubelles doivent être affectés à un emplacement précis avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de théâtre ?: Prévoyez au moins 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs spectacles, artistes et espaces de jeu. Ce délai permet de confirmer la date, les réservations, les autorisations, les assurances et les déplacements avant la communication au public.
Quand faut-il confirmer les artistes d’un festival de théâtre ?: Confirmez les artistes idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Demandez aussitôt leurs horaires d’arrivée, besoins techniques, besoins alimentaires et informations de présentation pour éviter les modifications tardives du programme.
Quand publier le programme d’un festival de théâtre ?: Publiez le programme dès que les spectacles, horaires et lieux sont stabilisés, généralement 4 à 6 semaines avant le festival. Gardez une version finale prête au plus tard 7 jours avant l’ouverture pour les informations envoyées au public et les impressions.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de théâtre ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’orientation par espace ouvert, plus 1 personne pour la régie ou la coordination générale. Ajoutez 2 à 3 personnes pour les loges, les pauses et le rangement, selon le nombre de spectacles et de salles.

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