Animationsfilmfestival organisieren: die komplette Checkliste

Ein Animationsfilmfestival braucht mehr als eine Filmauswahl und einen Beamer. Du musst Vorführrechte klären, Dateien rechtzeitig testen, den Raum planen und den Ablauf für Moderation und Publikum vorbereiten. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Programmplanung bis zur Technikprobe, Anmeldung und Verpflegung. Besonders häufig werden Adapter, Ersatzbatterien, Namensschilder und klare Besucherinformationen erst kurz vor dem Festival eingeplant.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Festivaldatum festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Filme auswählen
3 Personen
Aufführungsrechte überprüfen
2 Personen
Filmdateien sammeln
2 Personen
Location reservieren
2 Personen
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Festival online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Besucherinformationen versenden
Gastredner bestätigen
2 Personen
Moderatoren einweisen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Programmhefte drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Filmreihenfolge testen
2 Personen
Projektionsausrüstung reservieren
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
Equipment abholen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Säle öffnen
2 Personen
Eingang und Beschilderung anbringen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Filme technisch testen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Lichteinstellungen testen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Teambriefing durchführen
8 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Eröffnung präsentieren
2 Personen
Ersten Film abspielen
2 Personen
Filmpause betreuen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Filmpräsentationen ankündigen
Zweiten Film abspielen
2 Personen
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
Abendprogramm ankündigen
Dritten Film abspielen
2 Personen
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
Publikumsabstimmung austeilen
2 Personen
Publikumsstimmen sammeln
3 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Preis überreichen
2 Personen
Letzten Film ankündigen
Letzten Film abspielen
2 Personen
Verabschiedung präsentieren
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Projektionsausrüstung verpacken
2 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fundsachen zurückbringen
Fotos und Dateien archivieren
Dankeschön an Besucher senden
Preisträger informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 120
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 8

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopsAnz. 3
MedienplayerAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 6
HDMI-AdapterAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkmikrofoneAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 4
Laptop-LadegeräteAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24
FernbedienungenAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtstativeAnz. 4

Dekoration

FilmplakateAnz. 12
FilmstreifenAnz. 6
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 10
Dekorative FilmklappenAnz. 6
WegweiserAnz. 12
Roll-Up-BannerAnz. 3
KlebebandAnz. 6
KabelkanäleAnz. 10
SchereAnz. 8
SeilAnz. 2
KabelbinderAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
KüchenzangenAnz. 4

Catering

MülleimerAnz. 8
KaffeepanelsAnz. 3
MenükartenAnz. 4
KühlelementeAnz. 12
Einkäufe

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 150
KlemmbretterAnz. 8
RegistriermappenAnz. 4
Kasse
Kartenterminal
Wechselgeldkasse
WahlurnenAnz. 3

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
AllzweckreinigerAnz. 3
GlasreinigerAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-Kasten
TaschenlampenAnz. 4
KabelmarkierungenAnz. 30
Rutschfeste MattenAnz. 6

Büro

DruckerAnz. 2
PapierAnz. 5
MarkerAnz. 12
KugelschreiberAnz. 30
NotizblöckeAnz. 10
OrdnerAnz. 6
UmschlägeAnz. 150
TackerAnz. 3
BüroklammernAnz. 2

Tipps

Kläre die Aufführungsrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Sammle die Filmdateien anschließend an einem zentralen Ort und teste jede Datei in der vorgesehenen Reihenfolge.
Plane die Technikprobe mindestens einen Tag vor der Veranstaltung und nicht erst beim Einlass. Prüfe dabei Beamer, Leinwand, Medienplayer, HDMI-Kabel, Adapter, Ton und Lautsprecher mit den tatsächlichen Filmdateien.
Verschicke die Besucherinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Festival. Nenne darin Beginn, Raum, Anfahrt, Anmeldehinweise und gegebenenfalls Informationen zu Ernährungswünschen.
Bereite Moderation und Empfang parallel zum Programm vor: Drucke Drehbuch und Programmhefte, lege Namensschilder bereit und richte einen Registrierungstisch ein. So bleibt beim Einlass eine Person für Fragen frei.
Hole reservierte Ausrüstung und bestellte Lebensmittel nicht erst am Veranstaltungstag ab, wenn du sie vorher prüfen kannst. Kühlprodukte gehören direkt nach dem Einkauf in die Kühlung; Ersatzbatterien, Ladegeräte und Verlängerungskabel sollten in einer beschrifteten Technikbox liegen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Animationsfilmfestival organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Location, Programm und Aufführungsrechten. Anmeldung, Einladungen und Technikplanung sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Festival laufen.
Wann sollte man die Filme für ein Animationsfilmfestival testen?: Teste jede Filmdatei mindestens 3 bis 5 Tage vorher auf dem vorgesehenen Laptop oder Medienplayer. Eine vollständige Probe mit Filmreihenfolge, Ton und Moderationsübergängen sollte spätestens am Vortag stattfinden.
Wie viele Sitzplätze braucht ein Animationsfilmfestival?: Plane pro angemeldeter Person einen Stuhl und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 Anmeldungen stellst du also ungefähr 84 bis 88 Stühle bereit, sofern der Raum das zulässt.
Wann sollte man Einladungen und Besucherinformationen verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Festival, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen. Die konkreten Besucherinformationen folgen 3 bis 5 Tage vor dem Termin.

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