Zo organiseer je een theaterfestival
Begin een theaterfestival niet met de kaartverkoop, maar met de datum, speelruimtes en het programma. Leg daarna artiesten, speelschema, techniek, vergunningen en verzekeringen vast. Zodra de inhoud staat, kun je vrijwilligers indelen, publieksinformatie publiceren en reizen en reserveringen bevestigen. Op de festivaldag draait veel om overdracht: een geprint technisch draaiboek, duidelijke publiekslijsten en goed voorbereide backstage- en cateringplekken voorkomen vertraging tussen voorstellingen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Festivaldatum bevestigen
- 2
Locatie en speelruimtes vastleggen
2 personen
- 3
Voorstellingen programmeren
3 personen
- 4
Speelschema opstellen
2 personen
- 5
Artiesten bevestigen
2 personen
- 6
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 7
Reserveringen maken
2 personen
- 8
Vergunningen controleren
2 personen
- 9
Verzekeringen controleren
- 10
Artiesteninformatie versturen
- 11
Vrijwilligers werven
2 personen
- 12
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 13
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
- 16
Programma online publiceren
- 17
Publieksinformatie versturen
- 18
Artiestenreizen bevestigen
- 19
Technische draaiboeken printen
- 20
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 21
Publiekslijsten printen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 25
Materialen verzamelen
3 personen
Event
- 26
Locatie openen
2 personen
- 27
Leveringen ontvangen
3 personen
- 28
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
- 29
Speelvlakken vrijmaken
3 personen
- 30
Podiumdelen opbouwen
4 personen
- 31
Publieksstoelen opstellen
4 personen
- 32
Tafels opstellen
3 personen
- 33
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 35
Decoratie ophangen
3 personen
- 36
Wegwijzers plaatsen
2 personen
- 37
Verlichting monteren
3 personen
- 38
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
- 39
Microfoons testen
2 personen
- 40
Lichtstanden testen
2 personen
- 41
Speelruimtes markeren
2 personen
- 42
Artiesten ontvangen
2 personen
- 43
Artiestenruimtes inrichten
2 personen
- 44
Catering voor artiesten klaarzetten
2 personen
- 45
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 46
Kassa en registratie openen
2 personen
- 47
Publiek ontvangen
5 personen
- 48
Programma uitdelen
2 personen
- 49
Eerste voorstelling begeleiden
3 personen
- 50
Publieksstromen begeleiden
4 personen
- 51
Pauzedrankjes serveren
4 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
- 54
Hapjes serveren
3 personen
- 55
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
- 56
Derde voorstelling begeleiden
3 personen
- 57
Buffet aanvullen
2 personen
- 58
Artiestenmaaltijd serveren
2 personen
- 59
Vierde voorstelling begeleiden
3 personen
- 60
Technische wissels uitvoeren
3 personen
- 61
Publieksruimte controleren
2 personen
- 62
Vijfde voorstelling begeleiden
3 personen
- 63
Laatste voorstelling begeleiden
3 personen
- 64
Publiek uitzwaaien
4 personen
- 65
Kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
- 66
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 67
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
- 68
Servies verzamelen
3 personen
- 69
Afval verzamelen
4 personen
- 70
Catering opruimen
3 personen
- 71
Decoratie verwijderen
3 personen
- 72
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
- 73
Podiumdelen afbreken
4 personen
- 74
Servies afwassen
3 personen
- 75
Locatie schoonmaken
4 personen
- 76
Materialen controleren
2 personen
- 77
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 78
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 79
Verloren voorwerpen registreren
- 80
Artiesten uitchecken
2 personen
- 81
Facturen en bonnetjes verzamelen
- 82
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 14
- Klapstoelenaantal 280
- Barkrukkenaantal 12
- Tafelkledenaantal 14
- Podiumdelenaantal 12
- Kleedkamerrekkenaantal 4
- Kleedkamerstoelenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 12
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 300
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 300
- Gebaksvorkjesaantal 300
- Opscheplepelsaantal 12
- Tangenaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Mengkommenaantal 8
- Serveerschalenaantal 20
- Koelboxenaantal 8
- IJscontainersaantal 6
- Waterkokersaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Serveerkannenaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 12
- Kabelmattenaantal 10
- Laptop
- Portofoonsaantal 10
- Powerbanksaantal 8
- Laptopslotenaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 8
- Batterijlampenaantal 12
Decoratie
- Theatergordijnenaantal 4
- Programmastandaardsaantal 8
- Decoratieve doekenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Pijlenbordenaantal 12
- Programmabordenaantal 6
- Krijtbordenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Afzetlintaantal 4
- Antislipmattenaantal 8
Registratie
- Kassakist
- Pinapparaataantal 2
- Clipboardsaantal 8
- Naambadgehoudersaantal 80
- Pennenaantal 30
- Polsbandjesaantal 300
Schoonmaak
- Dweilsetsaantal 4
- Emmersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan eerst de speelruimtes en het speelschema voordat je artiesten definitief bevestigt. Houd per voorstelling een wissel- en soundcheckblok aan; zonder die marge loopt een programma met meerdere zalen snel uit.
- Vraag technische wensen direct na de bevestiging van elke artiest op. Verzamel uiterlijk enkele weken voor het festival informatie over microfoons, DI-boxen, luidsprekers en het mengpaneel, zodat ontbrekende apparatuur niet op de opbouwdag wordt ontdekt.
- Maak vrijwilligersindelingen per tijdsblok en functie, niet alleen een algemene lijst. Bezet in elk geval ontvangst, publieksbegeleiding, backstage en techniek, en plan voor iedere dienst een overdracht van 10 minuten.
- Verstuur publieksinformatie pas nadat programma en reserveringen gecontroleerd zijn. Zet per voorstelling zaal, aanvangstijd, toegangsafspraken en eventuele dieet- of ontvangstinformatie duidelijk bij elkaar; wijzigingen op het laatste moment zorgen anders voor extra vragen aan de balie.
- Richt catering en artiestenruimtes de dag ervoor of vroeg op de festivaldag in. Koel dranken in koelboxen, zet herbruikbare glazen en koffie klaar en controleer of kleedkamerstoelen, -rekken en afvalbakken op de juiste plek staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt het om een theaterfestival te organiseren?
- Reken op minimaal 3 tot 6 maanden voor een kleinschalig theaterfestival. In de eerste 4 weken leg je datum, locatie, speelruimtes en programmering vast; daarna volgen contracten, techniek, vrijwilligers en publiekscommunicatie.
- Wanneer moet ik artiesten voor een theaterfestival bevestigen?
- Bevestig artiesten bij voorkeur 8 tot 12 weken voor het festival. Vraag bij de bevestiging meteen technische wensen, reisgegevens en informatie voor de publiekscommunicatie op.
- Hoeveel tijd moet ik tussen voorstellingen plannen?
- Plan meestal 30 tot 60 minuten tussen twee voorstellingen in dezelfde ruimte. Bij een decorwissel of uitgebreide technische opbouw is 90 minuten veiliger; laat de technicus het definitieve schema controleren.
- Wanneer regel ik vrijwilligers voor een theaterfestival?
- Begin 8 tot 10 weken vooraf met werven en maak de indeling uiterlijk 2 weken voor het festival. Plan per dienst een aanspreekpunt en houd een reserve van ongeveer 10 procent achter de hand voor uitval.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!