Einen Abendmarkt Schritt für Schritt organisieren
Ein Abendmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst werden Datum, Ort und Genehmigungen gesichert, danach Stände, Strom und Aussteller. Später folgen Standplan, Catering, Helfer und die praktische Ausstattung für Kasse, Licht und Ausschank. Plane besonders Lieferungen, Wetter und Wechselgeld nicht erst am Veranstaltungstag. So wissen Standbetreiber rechtzeitig, wo sie aufbauen und was sie mitbringen müssen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Marktgenehmigung beantragen
- 3
Location reservieren
- 4
Standlieferant reservieren
- 5
Stromversorgung reservieren
- 6
Aussteller werben
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Markt bewerben
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
- 11
Standbetreiber bestätigen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Catering reservieren
- 14
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 15
Lageplan ausarbeiten
- 16
Standbetreiber informieren
- 17
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 18
Aufgabenplan erstellen
- 19
Lieferungen bestätigen
- 20
Wettervorhersage prüfen
- 21
Alternative Überdachung organisieren
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Materialien prüfen
2 Personen
- 24
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 25
Standbetreiber erinnern
- 26
Gelände kontrollieren
2 Personen
- 27
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 28
Stände ausladen
4 Personen
- 29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Strom anschließen
2 Personen
- 32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 33
Standnummern anbringen
2 Personen
- 34
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Essens- und Getränkestand einrichten
3 Personen
- 37
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 38
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 40
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 41
Abfallstationen einrichten
2 Personen
- 42
Toiletten kontrollieren
- 43
Aussteller empfangen
3 Personen
- 44
Aussteller zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
- 45
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen
Event
- 46
Infotisch betreuen
2 Personen
- 47
Besucher begrüßen
2 Personen
- 48
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 50
Snacks servieren
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Kühlboxen kontrollieren
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Tische abwischen
2 Personen
- 55
Toiletten auffüllen
- 56
Beleuchtung kontrollieren
- 57
Getränke erneut kühlen
2 Personen
- 58
Snackvorräte auffüllen
2 Personen
- 59
Besucher über Schließung informieren
- 60
Aussteller verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Kasse abschließen
2 Personen
- 62
Ungenutztes Catering verpacken
2 Personen
- 63
Geschirr sammeln
3 Personen
- 64
Abfall trennen
3 Personen
- 65
Stände abbauen
4 Personen
- 66
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 68
Dekoration entfernen
2 Personen
- 69
Gelände reinigen
4 Personen
- 70
Geräte ausschalten
2 Personen
- 71
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 72
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 73
Kühlboxen reinigen
2 Personen
- 74
Kassamaterialien verstauen
- 75
Kaution und Mietmaterial zurückgeben
- 76
Gefundene Gegenstände sortieren
- 77
Gelände übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 12
- PartyzelteAnz. 4
- TischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 12
- StandwändeAnz. 12
- StandgewichteAnz. 24
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- BatterienAnz. 24
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 3
- KassenboxenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- Handmegafon
- KühlboxenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermokannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- KaraffenAnz. 4
- ThermosflaschenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- TeelöffelAnz. 50
- TablettsAnz. 6
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- Dekorative TopfpflanzenAnz. 8
- StandbeschilderungAnz. 12
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- KreidetafelnAnz. 6
- KreidestifteAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 4
- BesenAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 20
- SchwämmeAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
- DesinfektionsspenderAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 2
- TretmülleimerAnz. 4
- AbfallgreiferAnz. 2
- ArbeitshandschuheAnz. 12
- GummihandschuheAnz. 8
- Reinigungs-CaddysAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- KühlelementeAnz. 24
- GetränkespenderAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- BrotkörbeAnz. 6
- BuffettellerAnz. 8
- SpeisekartenAnz. 8
- Allergene-KarteAnz. 4
- PreislisteAnz. 12
- KassenbonrollenAnz. 8
- BargeldschälchenAnz. 4
- ZahlungsschilderAnz. 4
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 4
- SicherheitswestenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
- Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 2
- Rutschfeste MattenAnz. 6
Büro
- KlemmbretterAnz. 6
- StifteAnz. 20
- NotizblöckeAnz. 6
- KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 4
- SeilAnz. 4
- TackerAnz. 2
- NamensschilderAnz. 30
- Kunststoff-EinschubhüllenAnz. 30
- MarktpläneAnz. 100
Tipps
- Beantrage die Marktgenehmigung möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch Öffnungszeiten, Lärmschutz, Fluchtwege und die erlaubte Nutzung von Strom und Überdachungen.
- Reserviere Marktstände, Tische, Beleuchtung und Strom, sobald der Ort feststeht. Für Lichterketten und LED-Lampen brauchst du außerdem passende Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und ausreichend Batterien.
- Öffne die Anmeldung der Aussteller etwa 4 bis 6 Wochen vorher und frage Ernährungswünsche sowie benötigte Standfläche ab. Bestätige die Standbetreiber spätestens 7 Tage vor dem Abendmarkt mit Aufbauzeit und Lageplan.
- Erstelle den Standplan nicht erst nach Ende der Anmeldefrist. Plane Wege, Stromanschlüsse, Kühlboxen und die Ausgabe von Kaffee oder Speisen so, dass sich keine Engstellen vor einzelnen Ständen bilden.
- Prüfe die Wettervorhersage 3 bis 5 Tage vorher und entscheide dann über zusätzliche Partyzelte oder eine andere Überdachung. Bereite Kassenboxen, Kartenlesegeräte und Wechselgeld am Vortag vor; am Veranstaltungstag bleibt dann nur die Ausgabe und Kontrolle.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Abendmarkt anmelden?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Genehmigung und der Reservierung des Veranstaltungsorts. Für größere Märkte oder öffentliche Flächen kann mehr Vorlauf nötig sein, weil zusätzlich Sicherheits- und Stromfragen geklärt werden müssen.
- Wann sollte man Aussteller für einen Abendmarkt suchen?
- Starte die Suche etwa 6 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung ungefähr 2 Wochen vorher. Die endgültige Bestätigung mit Standplatz, Aufbauzeit und Lageplan sollte spätestens 7 Tage vor Beginn verschickt werden.
- Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Abendmarkt?
- Lege pro Kassenbox einen gemischten Bargeldvorrat fest, zum Beispiel mit Scheinen und Münzen für die erwarteten Verkäufe der ersten 2 bis 3 Stunden. Den genauen Betrag bestimmst du aus Standzahl, Zahlungsart und Preisniveau; Kartenlesegeräte verringern den Bargeldbedarf deutlich.
- Wann soll man den Schlechtwetterplan für einen Abendmarkt machen?
- Lege die Alternative bereits bei der Ortsplanung fest und prüfe sie 3 bis 5 Tage vor dem Termin anhand der Wettervorhersage. Zusätzliche Zelte, Standgewichte und trockene Lagerflächen müssen dann noch rechtzeitig verfügbar sein.
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