Beachparty organisieren: So klappt die Planung am Strand

Bei einer Beachparty entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern die Reihenfolge der Vorbereitung. Kläre zuerst Strandort, Reservierung, Regeln und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Musik und ein Plan für Wetter und Kühlung. Zwei bis drei Tage vorher bereitest du Essen, Getränke, Technik und Material vor; am Veranstaltungstag zählt ein ausgedruckter Ablaufplan mit Kontaktliste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Strandort festlegen
2
Strandregeln und Genehmigung prüfen
3
Musikrechte und Tonregelungen prüfen
4
Reservierung für den Strandbereich erstellen
5
Reservierung für Kühlraum vornehmen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Wettervorhersage verfolgen
10
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
11
Musik-Playlists zusammenstellen
12
Musik offline speichern
13
Beachgames auswählen
2 Personen
14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
15
Catering-Einkäufe erledigen
3 Personen
16
Getränke und Eis abholen
2 Personen
17
Materialien zusammenstellen
3 Personen
18
Kühlboxen reinigen
2 Personen
19
Getränke vorsortieren
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
4 Personen
21
Obst waschen und schneiden
2 Personen
22
Sandwiches und Wraps vorbereiten
3 Personen
23
Snacks ohne Diätvorgaben separat verpacken
2 Personen
24
Tische und Stühle verladen
4 Personen
25
Technik und Beleuchtung verladen
3 Personen
26
Route zum Strand prüfen
27
Wetterentscheidung treffen
2 Personen
28
Ort absperren
3 Personen
29
Partyzelte aufbauen
5 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Bar und Buffet einrichten
3 Personen
32
Kühlboxen füllen
3 Personen
33
Musikanlage anschließen
2 Personen
34
Lichtanlage anschließen
2 Personen
35
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Beachgames bereitlegen
2 Personen
38
Buffet und Häppchen vorbereiten
4 Personen
39
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
40
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

41
Gäste empfangen
3 Personen
42
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
43
Musik organisieren
44
Snacks servieren
3 Personen
45
Beachgames begleiten
2 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Buffet auffüllen
2 Personen
48
Grill bedienen
3 Personen
49
Müllrunden gehen
2 Personen
50
Beleuchtung einschalten
51
Letzte Runde ankündigen
52
Gäste zum Ausgang begleiten
3 Personen
53
Musik ausschalten

Nachbereitung

54
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
55
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
56
Beschallungsanlage abbauen
2 Personen
57
Beleuchtung abbauen
2 Personen
58
Dekoration entfernen
3 Personen
59
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
60
Partyzelte abbauen
5 Personen
61
Strand reinigen
5 Personen
62
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
63
Kühlboxen und Material reinigen
2 Personen
64
Übrig gebliebenes Essen sortieren
2 Personen
65
Materialien zurückgeben
3 Personen
66
Fundgegenstände registrieren
67
Restmüll entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
BiertischeAnz. 6
KlappischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
BuffetischeAnz. 3
TischdeckeAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
Wiederverwendbare WeingläserAnz. 60
Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffeAnz. 6

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Kabelloses Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
Robuste KabelmattenAnz. 8
Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Dekoration

StrandflaggenAnz. 6
PapierfächerAnz. 12
BallonsAnz. 80
BallonbandAnz. 2
SeilAnz. 2
Willkommensschild

Sportmaterial

BeachvolleyballAnz. 3
Beachvolleyballnetz
FrisbeesAnz. 6
Beachball-SetsAnz. 8
SpielmarkierungenAnz. 12
Wasserdichte WertungskartenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 30
GrillfestAnz. 2
GrillzangenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
AluschalenAnz. 20
EssensboxenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
GummihandschuheAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 6
AbfallgreiferAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
WarnbandAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2

Informationen

NamensschilderAnz. 100
Wasserfeste StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 4
Gedruckte GästelistenAnz. 4
Gedruckte StrandregelnAnz. 6

Tipps

Prüfe Strandregeln, Genehmigung und Musik- sowie Tonvorgaben mindestens vier Wochen vorher. Reserviere den Strandbereich und den Kühlraum erst, wenn diese Punkte geklärt sind.
Verfolge die Wettervorhersage ab sieben Tagen vor der Beachparty täglich. Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, wer Gäste informiert und was mit Zelt, Mobiliar und Technik passiert.
Plane Getränke für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Portionen pro Person und hole Eis am selben Tag ab. Sortiere die Getränke vorab in gereinigte Kühlboxen, damit alkoholfreie Optionen schnell auffindbar sind.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und verpacke Snacks ohne besondere Vorgaben getrennt. Wasche und schneide Obst sowie Sandwiches und Wraps am Vortag, nicht erst zwischen Aufbau und Begrüßung.
Speichere Playlists offline und teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Verlängerungskabel und Powerbanks vor dem Verladen. Drucke Ablaufplan und Kontaktliste zweimal aus und bewahre eine Kopie trocken und griffbereit auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Beachparty planen?: Beginne sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Strandort und Reservierung. Genehmigungen, Strandregeln und Musikvorgaben solltest du spätestens vier Wochen vor der Party prüfen.
Wie viel Getränke braucht man für eine Beachparty?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane danach je ein Getränk pro Stunde zusätzlich ein. Eis und gekühlte Getränke holst du am Veranstaltungstag ab.
Was macht man bei schlechtem Wetter mit einer Beachparty?: Beobachte die Vorhersage ab sieben Tagen vorher und entscheide spätestens 48 Stunden vor Beginn über die Ausweichlösung. Informiere alle Angemeldeten sofort über Ort, Zeit oder Absage.
Wann sollte man Essen für eine Beachparty vorbereiten?: Wasche und schneide Obst sowie bereite Sandwiches und Wraps am Vortag vor. Kühlboxen reinigst du ebenfalls vorher; empfindliche Speisen bleiben bis zur Ausgabe gekühlt.

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