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Beachparty organisieren: die praktische Checkliste

Eine Beachparty wirkt unkompliziert, braucht aber mehr Vorbereitung als ein normales Fest: Strandregeln, Genehmigungen, Musik, Kühlung und Wetter müssen zusammenpassen. Plane zuerst Ort, Datum und Reservierungen, danach Einladungen, Verpflegung und Programm. In den letzten Tagen geht es um Einkäufe, vorbereitete Snacks, Technik und den Transport. Diese Checkliste führt dich durch alle 67 Aufgaben und 64 benötigten Gegenstände, damit am Veranstaltungstag nichts Entscheidendes fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Strandort festlegen

  • Strandregeln und Genehmigung prüfen

  • Musikrechte und Tonregelungen prüfen

  • Reservierung für den Strandbereich erstellen

  • Reservierung für Kühlraum vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Wettervorhersage verfolgen

  • Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken

  • Musik-Playlists zusammenstellen

  • Musik offline speichern

  • Beachgames auswählen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Catering-Einkäufe erledigen

    3 Personen

  • Getränke und Eis abholen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Getränke vorsortieren

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Obst waschen und schneiden

    2 Personen

  • Sandwiches und Wraps vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks ohne Diätvorgaben separat verpacken

    2 Personen

  • Tische und Stühle verladen

    4 Personen

  • Technik und Beleuchtung verladen

    3 Personen

  • Route zum Strand prüfen

  • Wetterentscheidung treffen

    2 Personen

  • Ort absperren

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bar und Buffet einrichten

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Lichtanlage anschließen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beachgames bereitlegen

    2 Personen

  • Buffet und Häppchen vorbereiten

    4 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Beachgames begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Grill bedienen

    3 Personen

  • Müllrunden gehen

    2 Personen

  • Beleuchtung einschalten

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Musik ausschalten

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    2 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    5 Personen

  • Strand reinigen

    5 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen und Material reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen sortieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Restmüll entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 2
  • BiertischeAnz. 6
  • KlappischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 3
  • TischdeckeAnz. 10

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
  • Wiederverwendbare WeingläserAnz. 60
  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaraffeAnz. 6

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Kabelloses Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4
  • Robuste KabelmattenAnz. 8
  • Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 8
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • StrandflaggenAnz. 6
  • PapierfächerAnz. 12
  • BallonsAnz. 80
  • BallonbandAnz. 2
  • SeilAnz. 2
  • Willkommensschild

Sportmaterial

  • BeachvolleyballAnz. 3
  • Beachvolleyballnetz
  • FrisbeesAnz. 6
  • Beachball-SetsAnz. 8
  • SpielmarkierungenAnz. 12
  • Wasserdichte WertungskartenAnz. 20

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 30
  • GrillfestAnz. 2
  • GrillzangenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • AluschalenAnz. 20
  • EssensboxenAnz. 12

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • GummihandschuheAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 6
  • AbfallgreiferAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6
  • WarnbandAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 2

Informationen

  • NamensschilderAnz. 100
  • Wasserfeste StifteAnz. 12
  • KlemmbretterAnz. 4
  • Gedruckte GästelistenAnz. 4
  • Gedruckte StrandregelnAnz. 6

Tipps

  • Prüfe Strandregeln, Genehmigungen und Tonvorgaben mindestens 4 Wochen vorher. Reserviere den Strandbereich und den Kühlraum erst, wenn klar ist, wie viele Anmeldungen du erwartest.
  • Verfolge die Wettervorhersage ab 7 Tagen vor der Beachparty täglich und lege spätestens 48 Stunden vorher fest, ob Ablauf, Ausstattung oder Verpflegung angepasst werden müssen.
  • Speichere Playlists offline und teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Verlängerungskabel sowie Powerbanks spätestens am Vortag. Am Strand ist ein kurzfristiger Ersatz für fehlende Technik meist schwer zu organisieren.
  • Hole Getränke und Eis am Veranstaltungstag so spät wie möglich ab und sortiere sie direkt in gereinigte Kühlboxen. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, danach etwa 1 Getränk pro Stunde.
  • Bereite Obst, Sandwiches, Wraps und Snacks am Vortag vor, verpacke Speisen ohne Diätvorgaben separat und drucke Ablaufplan sowie Kontaktliste aus. Lade Tische, Stühle, Technik und Beleuchtung in einer festen Reihenfolge, damit am Strand nichts unten im Transportfahrzeug verschwindet.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Beachparty planen?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Strandort, Datum, Genehmigungen und Reservierungen. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor der Party verschickt werden.
Wie viel Getränke brauche ich für eine Beachparty?
Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich mindestens 0,5 Liter Wasser pro Person und Veranstaltungsstunde einrechnen.
Wann soll ich das Essen für die Beachparty vorbereiten?
Wasche und schneide Obst, bereite Snacks sowie Sandwiches und Wraps möglichst am Vortag vor. Kühlpflichtige Speisen bleiben bis zum Abtransport in der Kühlung; Getränke und Eis holst du idealerweise am selben Tag ab.
Was muss ich bei Musik am Strand beachten?
Prüfe Musikrechte und örtliche Tonregelungen mindestens 4 Wochen vor dem Termin. Speichere die Playlists spätestens am Vortag offline und teste die gesamte Technik vor dem Verladen.

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