Animationsfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Animationsfestival braucht mehr als eine Filmliste: Du koordinierst Vorführungen, Workshops, Gäste, Technik und Anmeldungen. Beginne mit Datum, Programm und Räumen, bevor du Einladungen verschickst oder Werbung startest. Prüfe die Filmrechte frühzeitig und teste jede Vorführung mit den vorgesehenen Geräten. Kurz vor dem Festival zählen klare Wegweiser, vorbereitete Workshop-Plätze und ein Ablaufplan, den das gesamte Team kennt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
Filmrechte prüfen
Animationsfilme auswählen
3 Personen
Workshops zusammenstellen
3 Personen
Gastredner bestätigen
2 Personen
Technische Anforderungen anfragen
Programm auf der Website veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Promotionsbilder erstellen
2 Personen
Social-Media-Kampagne starten
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Workshop-Anmeldungen verteilen
2 Personen
Teilnehmerbestätigung versenden
Ablaufplan ausdrucken
Etiketten und Wegweiser drucken
2 Personen
Filme herunterladen und prüfen
2 Personen
Präsentationen sammeln
Workshop-Materialien vorbereiten
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Geräte aufladen
2 Personen
Filmtechnik testen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Kinosaal einrichten
3 Personen
Workshop-Tische einrichten
3 Personen
Ausstellungswände aufstellen
3 Personen
Animationswerk aufhängen
2 Personen
Projektoren anschließen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Filme pro Saal bereitstellen
2 Personen
Workshop-Software testen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Türen öffnen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programm vorstellen
Eröffnungsfilm abspielen
2 Personen
Stop-Motion-Workshop begleiten
3 Personen
Workshop-Storyboard betreuen
2 Personen
Kurzfilme zeigen
2 Personen
Q&A mit dem Animator betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Ausstellung betreuen
2 Personen
Publikumsabstimmung sammeln
2 Personen
Abendfilme bereitstellen
2 Personen
Abendprogramm moderieren
Hauptfilm zeigen
2 Personen
Publikumspreis bekanntgeben
2 Personen
Abschlussfilm zeigen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Essensreste sicher aufbewahren
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Ausstellungswerke sicher verpacken
3 Personen
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Fotos und Dateien archivieren
Dankesnachricht versenden
Preisträger informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 140
BarhockerAnz. 8
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10

Ausstattung

ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
LaptopsAnz. 6
Blu-ray-PlayerAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 8
HDMI-AdapterAnz. 6
USB-SticksAnz. 6
LautsprecherAnz. 4
Audiomischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
KopfhörerAnz. 12
Kopfhörerverstärker
Stop-Motion-KamerasAnz. 8
StativeAnz. 8
LampensetsAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 12
PowerbanksAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 160
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
ScherenAnz. 8
KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

FilmplakateAnz. 30
AusstellungswändeAnz. 8
BilderrahmenAnz. 20
LäuferAnz. 2
BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
Fotowand
WegweiserAnz. 20
NamensschilderAnz. 160
KlebestreifenAnz. 6
KorktafelnAnz. 4
PinnwandkartenAnz. 160

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Workshopmaterial

Stop-Motion-FigurenAnz. 40
ModellierkneteAnz. 12
ZeichenpapierAnz. 500
Storyboard-BlätterAnz. 180
BleistifteAnz. 180
BuntstifteAnz. 120
FilzstifteAnz. 120
RadiergummisAnz. 80
SchleifgeräteAnz. 20
Scheren für KinderAnz. 40
KlebestifteAnz. 40
KlebebandrollenAnz. 20
BastelkartonAnz. 200
HintergrundtücherAnz. 8
AnimationsbücherAnz. 20

Registrierung

AnmeldelistenAnz. 10
StifteAnz. 40
ArmbänderAnz. 160
ProgrammhefteAnz. 180
StimmzettelAnz. 180
WahlurnenAnz. 3

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionssprayAnz. 6
AbfalltrennbehälterAnz. 6
WäschekörbeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre die Filmrechte, technischen Anforderungen und Gastbeiträge, bevor das Programm veröffentlicht wird. So vermeidest du, dass ein Film oder Workshop später aus dem Plan fällt.
Plane für jeden Workshop eigene Plätze und Materialien ein. Teile die Anmeldungen spätestens einige Tage vorher auf die Workshops auf und verschicke die Teilnehmerbestätigungen.
Lade Filme und Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag herunter. Prüfe Bild, Ton, Untertitel und Dateiformat mindestens 48 Stunden vorher auf dem tatsächlichen Vorführgerät.
Teste Projektoren, Leinwände, Lautsprecher, Mikrofone, HDMI-Kabel und Adapter in den jeweiligen Räumen. Lege außerdem Verlängerungskabel, Kabelkanäle und geladene Powerbanks bereit.
Richte Registrierungstisch, Wegweiser und Namensetiketten vor dem Einlass ein. Kühle Getränke rechtzeitig und erfasse Ernährungswünsche, bevor du Essen oder Geschirr endgültig vorbereitest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Animationsfestival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Räumen, Filmrechten und Programm. Werbung und Anmeldungen sollten erst starten, wenn die wichtigsten Filme, Workshops und Gäste bestätigt sind.
Wann muss man die Filmrechte für ein Animationsfestival klären?: Kläre die Rechte mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Vorführung. Warte nicht bis zum Download der Filme, da Genehmigungen oder alternative Titel mehrere Wochen dauern können.
Wie viele Tage vor dem Festival sollte man die Technik testen?: Führe den vollständigen Techniktest mindestens 48 Stunden vorher durch. Prüfe jeden Film mit Projektor, Leinwand, Laptop oder Blu-ray-Player sowie Lautsprechern und Mikrofonen im vorgesehenen Raum.
Wann sollte man die Teilnehmer eines Animationsfestivals bestätigen?: Versende die Teilnehmerbestätigung etwa 7 bis 10 Tage vor dem Festival. Nimm darin Workshop-Zuteilung, Einlasszeit, Raumhinweise und eine Frist für offene Ernährungswünsche auf.

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