Einen abendlichen Weihnachtsmarkt organisieren
Ein abendlicher Weihnachtsmarkt braucht mehr als Stände und Lichterketten. Lege zuerst Datum, Ort, Stromversorgung und Genehmigungen fest, bevor du Anbieter oder Helfer einteilst. Danach folgen Marktstände, Programm, Anmeldungen, Einkäufe und die Vorbereitung von Speisen und Getränken. Plane außerdem früh eine Schlechtwetter-Variante ein: Zelte, Kabelmatten, Beleuchtung und warme Ausgabestellen werden sonst oft zu spät organisiert.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
- 4
Stände und Zelte reservieren
- 5
Lieferanten kontaktieren
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Marktstände einteilen
2 Personen
- 11
Verkaufspreise festlegen
2 Personen
- 12
Zahlungsart festlegen
2 Personen
- 13
Bargeld besorgen
- 14
Lieferungen bestätigen
- 15
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 16
Arbeitsplan teilen
- 17
Programm erstellen
2 Personen
- 18
Musik-Playlist erstellen
- 19
Einkäufe bestellen
- 20
Wettervorhersage prüfen
- 21
Alternatives Wetterszenario festlegen
2 Personen
- 22
Werbebeitrag veröffentlichen
- 23
Bestand prüfen
2 Personen
- 24
Einkäufe abholen
2 Personen
- 25
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
- 26
Glühwein vorbereiten
2 Personen
- 27
Suppe vorbereiten
2 Personen
- 28
Dekoration sortieren
2 Personen
- 29
Kassen und Wechselgeld bereitstellen
2 Personen
- 30
Gelände inspizieren
2 Personen
- 31
Zelte und Stände aufbauen
6 Personen
- 32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
- 34
Kabel sicher verlegen
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 36
Verkaufsschilder aufstellen
2 Personen
- 37
Geschirr und Becher bereitstellen
3 Personen
- 38
Essen auf die Stände verteilen
3 Personen
- 39
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 41
Glühwein und Kakao erwärmen
2 Personen
- 42
Suppe auf Temperatur bringen
2 Personen
- 43
Kassen testen
2 Personen
- 44
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 45
Besucher empfangen
4 Personen
- 46
Kassen besetzen
4 Personen
- 47
Glühwein ausschenken
3 Personen
- 48
Heiße Getränke servieren
3 Personen
- 49
Suppe und Brot servieren
3 Personen
- 50
Snacks auffüllen
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Geschirr einsammeln
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Tische sauber halten
2 Personen
- 55
Besucher informieren
2 Personen
- 56
Musik bedienen
- 57
Beleuchtung kontrollieren
- 58
Bestände zählen
2 Personen
- 59
Letzte Bestellungen abwickeln
4 Personen
Nachbereitung
- 60
Kassen abschließen
2 Personen
- 61
Lebensmittel sicher kühlen
2 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Stände leeren
4 Personen
- 64
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Abfall sammeln
4 Personen
- 67
Gelände reinigen
4 Personen
- 68
Zelte und Stände abbauen
6 Personen
- 69
Möbel zurückbringen
4 Personen
- 70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 71
Restbestand einlagern
2 Personen
- 72
Abfall entsorgen
2 Personen
- 73
Materialien sauber und trocken lagern
3 Personen
- 74
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 8
- TischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 40
- BiertischeAnz. 4
- DeckenAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 10
- LED-LaternenAnz. 12
- LED-KerzenAnz. 24
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 8
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 4
- WeihnachtskugelnAnz. 80
- GirlandenAnz. 8
- WeihnachtsschleifenAnz. 20
- Krippe
- TischdekorationAnz. 12
Ausstattung
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SuppenkesselAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
- FeuerlöscherAnz. 2
- ThermometerAnz. 3
Geschirr
- TassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- SuppenschalenAnz. 100
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- MessbecherAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 4
- KüchentücherAnz. 12
Catering
- KassenkistenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- MenükartenAnz. 8
- PreishalterAnz. 16
- ServierschalenAnz. 12
- BrotkörbeAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrschaufelnAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- HanddesinfektionsmittelAnz. 6
- PapierhandtücherAnz. 8
- SpülbeckenAnz. 3
- NitrilhandschuheAnz. 4
- WarnschilderAnz. 4
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe Genehmigungen, Stromanschlüsse und die Aufstellfläche mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Für Lichterketten, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Suppenkessel reicht eine einzelne Steckdose meist nicht aus.
- Reserviere Marktstände und Partyzelte, bevor du die Standaufteilung veröffentlichst. Miss vorher die Fläche aus und lasse zwischen den Ständen ausreichend breite Wege für Besucher und Lieferungen.
- Lege Preise, Zahlungsart und Bargeld spätestens 10 Tage vor dem Markt fest. So können die Standbetreiber Wechselgeld vorbereiten und du besorgst das benötigte Bargeld nicht erst am Veranstaltungstag.
- Teile Helfer in feste Zeitblöcke von etwa 2 bis 3 Stunden ein und verschicke den Arbeitsplan mindestens 5 Tage vorher. Benenne zusätzlich eine Person für Strom, eine für Lieferungen und eine für die Kasse.
- Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über das Alternativszenario. Kühlprodukte gehören rechtzeitig in Kühlboxen, warme Speisen in Warmhaltebehälter; Kabel werden mit Kabelmatten gegen Stolpern gesichert.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen abendlichen Weihnachtsmarkt planen?
- Beginne etwa 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen, Strom und Reservierungen für Stände und Zelte. Einladungen und Anmeldungen können anschließend etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten.
- Wie viele Helfer braucht man für einen kleinen Weihnachtsmarkt?
- Plane mindestens 1 verantwortliche Person für jeweils 3 bis 4 Marktstände ein. Zusätzlich brauchst du Helfer für Aufbau, Kasse, Getränke und Abbau; bei einem Markt mit 10 Ständen sind 6 bis 8 Helfer als Untergrenze realistisch.
- Wann sollte man die Einkäufe für den Weihnachtsmarkt erledigen?
- Bestelle haltbare Waren etwa 7 Tage vorher und bestätige Lieferungen spätestens 2 Tage vor dem Markt. Frische und gekühlte Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab und kühlst sie sofort ein.
- Wie plant man einen Weihnachtsmarkt bei schlechtem Wetter?
- Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, ob Partyzelte, zusätzliche Decken und eine geschützte Ausgabestelle ausreichen. Prüfe außerdem Stromschutz, befestige Zelte sicher und verlege Verlängerungskabel vollständig unter Kabelmatten.
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